Hypergene rekryterar Executive Assistant till VD-kansliet i Stockholm
Det snabbväxande SaaS-bolaget Hypergene söker en erfaren och jordnära Executive Assistant till VD-kansliet i Stockholm. Rollen kombinerar nära, förtroendefullt ledningsstöd till VD med hands-on operativt genomförande i vardagen. För dig som är van att äga kalendern, skapa struktur och driva uppföljning i ett högt tempo – samtidigt som du höjer kvaliteten på processer och interna arbetssätt – är detta en möjlighet att sitta mitt i verksamhetens nav.
Nyckelansvar i rollen
VD-stöd och administration
- Proaktiv kalender- och mötesplanering samt prioritering av inkommande ärenden
- Återkommande administration: utlägg/expenshantering, standardiserade resebokningar (flyg, hotell, transporter) och grundläggande fakturaflöden i samarbete med ekonomi
- Strukturerad dokumentation och ordning i VD-kansliets arbetsflöden
Lednings- och styrelsestöd
- Planering och koordinering av Executive Leadership Team (ELT): agenda, underlag och material
- Deltagande i ELT-möten med anteckningar, beslutsspårning och uppföljning av actions
- Stöd inför styrelsemöten och investerardialoger, inklusive logistik och tidslinjer
Kommunikation och intressenthantering
- Primär kontaktpunkt mellan VD och interna/externa intressenter
- Utkast, granskning och finputs av löpande kommunikation å VD:s vägnar
- Hantering av konfidentiell information med hög integritet och gott omdöme
Process- och operativt stöd
- Spårning av beslut, uppföljning och deadlines från VD- och ELT-möten
- Koordinering av VD-ledda initiativ: insamling av input, planering och stakeholder-samordning
- Kontinuerliga förbättringar av rutiner, mallar och arbetsflöden för att minska friktion
Resor och interna event
- Bokning och hantering av VD:s återkommande resor
- Stöd vid planering av offsites, ledningsmöten och interna event (logistik och koordinering)
- Samverkan med interna team och externa leverantörer vid mer komplexa behov
Så ser framgång ut i rollen
- VD-kansliet fungerar med låg friktion och hög tillförlitlighet i vardagen
- Återkommande administrativa uppgifter hanteras proaktivt och självständigt
- Möten är väl förberedda, dokumenterade och konsekvent uppföljda
- Intressenter möts av tydlighet, struktur och professionalism
- VD kan fokusera på strategi, ledarskap och externa prioriteringar
Erfarenhet och kvalifikationer
- Flera års erfarenhet som Executive Assistant, Senior Administrativ Assistent eller motsvarande nära stöd till seniora chefer
- Bekväm i att äga både rutinmässig administration och mer kvalificerat ledningsstöd
- Meriterande med erfarenhet från tech, SaaS eller snabbväxande internationell miljö
- Dokumenterad vana av expenser, resebokningar och administrativ koordinering
- Mycket god engelska; ytterligare europeiska språk är en fördel
Färdigheter och digital verktygsvana
- Exceptionell organisationsförmåga och noggrannhet
- Strukturerad, pålitlig och konsekvent i genomförande
- Tydlig, professionell kommunikation i tal och skrift
- Förmåga att prioritera mellan brådskande och återkommande uppgifter
- Bekväm med moderna system: expense/utlägg, reseplattformar, kalendrar och samarbetsverktyg
- Stark vana vid SharePoint, Teams och Microsoft 365
Personliga egenskaper
- Pragmatisk, prestigelös och ”hands-on”
- Hög integritet och diskretion
- Proaktiv, serviceinriktad och samarbetsorienterad
- Stark relations- och kommunikationsförmåga
- Trivs i en mix av repetitiva uppgifter och bredare ansvar
- Lugn och stabil i en snabb och föränderlig miljö
Varför Hypergene?
- Central och förtroendefull roll nära VD och Executive Leadership Team
- Tydligt ägarskap över uppgifter – inga otydligheter i ansvar
- Möjlighet att växa med bolaget när det skalar
- Flexibel arbetsmodell i linje med nordiska normer
- Konkurrenskraftig ersättning och förmåner
Analys: Vad betyder rollen för dig som Executive Assistant?
För Executive Assistants och VD-assistenter som vill öka sin påverkan i ledningsarbetet erbjuder Hypergene en tydlig plattform: du blir navet mellan VD, ELT, styrelse och nyckelintressenter. Rollen passar dig som vill kombinera produktionssäker vardagsleverans (kalender, resor, expenser) med att driva struktur, uppföljning och förbättrade arbetsflöden i en SaaS-miljö.
Vill du sticka ut i urvalet? Betona erfarenhet av ELT-/styrelseprocesser, din förmåga att operationalisera beslut till konkreta actions samt exempel på hur du förbättrat mallar, mötesformat eller rapporteringsflöden som skapat mätbar effekt (t.ex. kortare ledtider, färre avbrott, ökad möteseffektivitet).
Plats och ansökan
Tjänsten är placerad i Stockholm. Ansökan sker via Hypergenes egna kanaler. Besök bolagets karriärsida eller den aktuella jobbannonsen för mer information och instruktioner.
Om Executiveeffect
Executiveeffect.se bevakar nyheter, karriärmöjligheter och verktyg för dig som arbetar närmast företagsledningen. Vi publicerar guider, intervjuer och analyser som stärker rollen som Executive Assistant, VD-assistent och ledningsassistent.
