Urban Partners söker Executive Assistant i Stockholm
Urban Partners rekryterar en erfaren Executive Assistant till sitt kontor på Regeringsgatan i Stockholm. Rollen riktar sig till dig som vill arbeta nära högsta ledningen i en internationell investeringsmiljö – med tydligt fokus på att utveckla hållbara och levande städer. För dig som är VD-assistent/ledningsassistent och drivs av struktur, koordination och proaktivt ledningsstöd är detta en möjlighet att ta nästa steg i karriären.
Om Urban Partners
Urban Partners är ett innovativt och växande investmentbolag med ambitionen att forma framtidens urbana landskap. Bolaget investerar i stor skala för att skapa hållbara städer och miljöer som förbättrar människors vardag. Stockholmsteamet sitter centralt på Regeringsgatan och samarbetar nära kollegor i flera länder.
Rollen: navet i ledningsstödet
I rollen som Executive Assistant stöttar du två Co-heads of Sweden samt två ytterligare seniora ledare. Uppdraget är centralt i organisationen med bred exponering mot verksamheten. Du förväntas balansera flera prioriteringar samtidigt, ta snabba och välgrundade beslut samt driva effektiva arbetssätt i en entreprenöriell och internationell miljö. Nära samarbete med kollegor över funktioner och kontor är en viktig del av rollen – liksom att bidra till en professionell, välkomnande och högpresterande kontorskultur.
Huvudsakliga ansvarsområden
- Proaktivt administrativt och operativt stöd till seniora ledare: planering, prioritering och koordinering.
- Avancerad kalenderhantering och mötesbokning över flera intressenter, platser och tidszoner.
- Planering och genomförande av interna och externa möten, konferenser och event.
- Ständig förbättring av arbetsflöden och administration med stöd av digitala verktyg och AI.
- Effektiv kommunikation och koordinering i en global, tvärfunktionell organisation.
- Tätt samarbete med Office Services för en välfungerande och professionell kontorsmiljö.
- Flexibelt stöd utifrån föränderliga affärsprioriteringar och operativa behov.
Erfarenhet och kompetens
- Minst 5 års erfarenhet som Executive Assistant eller motsvarande med stöd till flera seniora chefer.
- Dokumenterad vana av att parallellt stötta fyra eller fler ledare i en snabb miljö.
- Starka stakeholder management-förmågor samt hög professionalism och diskretion.
- Mycket goda skriftliga och muntliga kunskaper i svenska och engelska.
- Samarbetsinriktad, positiv och prestigelös med tydlig teamkänsla.
- Trivs i ett kontorsnära, relationsbyggande arbetssätt.
- Exceptionell organisationsförmåga, detaljfokus och prioritetsstyrka.
- Hög digital mognad och trygghet i att lära nya system och verktyg.
Det här erbjuder Urban Partners
- Modern, central arbetsplats på Regeringsgatan i Stockholm.
- Internationell, samarbetsdriven och entreprenöriell miljö med stora utvecklingsmöjligheter.
- Teamaktiviteter, sociala sammanhang och kontinuerligt lärande.
- Möjlighet att påverka arbetssätt och effektivisering med moderna verktyg.
- En värderingsstyrd kultur präglad av syfte, förtroende, ägarskap och samarbete.
- Meningsfull påverkan: bidra till investeringar som skapar hållbara urbana miljöer.
Varför rollen är extra intressant för Executive Assistants
Uppdraget kombinerar avancerad ledningsassistans (kalendrar, intressenthantering, mötes- och eventlogistik) med förändrings- och förbättringsarbete där digitalisering och AI nämns uttryckligen. För den erfarna EA:n innebär det både operativ tyngd och strategisk påverkansmöjlighet – nära ledare, i ett globalt sammanhang och med ett hållbarhetsdrivet uppdrag som ger tydlig mening.
Tips från Executiveeffect: så maxar du din ansökan
- Lyft konkreta exempel på hur du koordinerat flera ledare och tidszoner parallellt.
- Beskriv hur du effektiviserat processer med digitala verktyg och/eller AI (t.ex. automatisering, mallar, dashboards).
- Visa hur du byggt förtroende hos nyckelintressenter och hanterat konfidentiell information.
- Ge korta case på hur du skapat struktur i snabbföränderliga lägen.
- Anpassa CV och personligt brev till engelska och betona din internationella arbetserfarenhet.
Ansökan och sista datum
Skicka CV och ansökan på engelska via ansökningslänken i jobbannonsen. Frågor besvaras av Marie Møller Højmose på [email protected]. Sista ansökningsdag är 10 juni 2026 – urval kan ske löpande, så ansök gärna så snart som möjligt.
