Om ServiceNow och uppdraget
ServiceNow, den globala plattformen för digitala arbetsflöden och AI-drivna lösningar med över 8 100 kunder världen över (inklusive en stor andel av Fortune 500), söker nu en Executive Assistant i Stockholm. Rollen riktar sig till dig med lång erfarenhet av att stötta VP-nivå och som vill vara navet i en snabb, internationell organisation där AI, effektivitet och affärskritisk koordinering står i centrum.
Ansvarsområden i korthet
- Avancerad kalender- och mötesplanering, proaktiv problemlösning av schemakonflikter och koordinering över tidszoner.
- Produktion och kvalitetssäkring av kommunikation och underlag: mejl, presentationer och rapporter i linje med exekutiva riktlinjer.
- Tidsoptimering för ledning: prioritering av uppgifter, bedömning av brådskande ärenden och smidig uppföljning.
- Helhetsansvar för resor enligt policy, inklusive visum- och passhantering, samt utlägg och kreditkortsavstämningar.
- Identifiera flaskhalsar i organisationen och initiera/facilitera lösningar som driver arbetet framåt.
- Stöd vid onboarding av nyanställda: åtkomst, system, rese- och utläggsprocesser och interna verktyg.
- Diskret hantering av konfidentiellt material och säker dokumentation.
Profil och kvalifikationer
- Minst 10 års erfarenhet som Executive Assistant/VD-assistent med dokumenterad leverans på VP/C-level.
- Vass organisatör och kommunikativ relationsbyggare som hanterar flera högt prioriterade projekt samtidigt.
- Hands-on med AI i arbetssätt och beslutsstöd: från AI-drivna insikter till automatiserade arbetsflöden.
- Trygg och professionell framtoning med självledarskap, hög integritet och ett positivt “can-do”-mindset.
- Mycket god systemvana: Zoom, Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Box, Concur och Google Docs.
- Erfarenhet av att arbeta med och skydda konfidentiell information.
Varför rollen sticker ut för erfarna Executive Assistants
- AI i praktiken: Du förväntas tänka kritiskt kring hur AI kan effektivisera arbetsflöden, beslut och problemlösning – en chans att leda utvecklingen av moderna EA-processer.
- Global kontext: Stöd till ledare i en internationell miljö med högt tempo och höga krav, där din koordination får direkt affärspåverkan.
- Bred påverkan: Från ledningsstöd och kommunikation till onboarding och processförbättring – rollen spänner över flera kritiska områden.
- Karriärutveckling: Utrymme att driva egna projekt och utveckla arbetssätt som skalar i en stor organisation.
Arbetsform, inkludering och efterlevnad
ServiceNow arbetar med så kallade work personas (flexible, remote eller required in office) baserat på rollens natur och kontorsnärhet. För rollen i Stockholm fastställs arbetsform enligt bolagets riktlinjer och kan verifieras via tredjepartstjänst.
Bolaget är en equal opportunity employer. Alla kvalificerade sökande bedöms utan hänsyn till skyddade kategorier. Kandidater med arresterings- eller domshistorik beaktas i enlighet med gällande lag. För frågor om tillgänglighetsanpassningar i rekryteringsprocessen kan du kontakta [email protected].
Observera att vissa tjänster kan omfattas av exportkontrollregler och kräva myndighetsgodkännanden innan anställning.
Checklista inför din ansökan
- Lyft konkreta exempel på VP/C-level-stöd: komplex kalender, internationella resor, styrelsematerial och tidskritiska ärenden.
- Visa hur du använder AI för produktivitet: automatisering, mötes- och beslutstöd eller dataanalys i ditt EA-arbete.
- Bifoga arbetsprover eller beskrivningar av förbättrade processer (t.ex. utlägg, onboarding, kommunikation).
- Tydliggör dina verktygskunskaper (Zoom, Microsoft 365, Box, Concur, Google Docs) och datasäker praxis.
Så ansöker du
Intresserad av att bli Executive Assistant på ServiceNow i Stockholm? Skicka in din ansökan via ServiceNows karriärsida. Behöver du rimligt stöd i processen kan du nå teamet på [email protected].
Nyckelord
Executive Assistant jobb Stockholm, VD-assistent, ledningsassistent, ServiceNow, AI i assistentrollen, kalenderhantering, resebokningar, Concur, Microsoft Office, Google Docs, Box, Zoom, ledningsstöd, rekrytering.
