Om rollen
Executiveeffect.se kan rapportera att Hypergene söker en erfaren Executive Assistant till VD-kansliet i Stockholm. Rollen kombinerar förtroendefullt ledningsstöd med hands-on operativt genomförande i en snabbväxande SaaS-miljö. Uppdraget handlar både om att skapa fokus för VD på rätt prioriteringar och att äga det administrativa navet i vardagen.
Ansvarsområden i korthet
- Kalender- och möteslogistik för VD, inklusive prioritering av inkommande ärenden.
- Återkommande administration: utläggshantering, standardiserade resebokningar och enklare fakturaflöden i samarbete med ekonomi.
- Strukturerad dokumenthantering och ordning i VD-kansliets material.
Stöd till ledning och styrelse
- Planering, agenda och material för ELT-möten (Executive Leadership Team).
- Deltagande i ELT-möten: anteckningar, åtgärdsuppföljning och beslutsspårning.
- Förberedelser och logistik inför styrelsemöten och investerardialog.
- Tät samordning av styrelsens och ledningens kalendrar tillsammans med VD.
Kommunikation och samordning
- Primär kontaktpunkt mellan VD och interna/externa intressenter.
- Utkast, granskning och finslipning av rutinmässig kommunikation för VD:s räkning.
- Diskret hantering av känslig och konfidentiell information.
Processer, resor och evenemang
- Standardiserade resebokningar och reseplanering för VD.
- Koordinering av offsites, ledningsmöten och interna evenemang.
- Kontinuerliga förbättringar av rutiner, mallar och arbetsflöden för att minska friktion och repetitivt arbete.
Så ser framgång ut i rollen
- VD-kansliet präglas av låg friktion och välfungerande vardagsdrift.
- Återkommande administrativa moment sköts proaktivt och tillförlitligt.
- Möten är väl förberedda, dokumenterade och uppföljda.
- Intressenter möter tydlighet, struktur och professionalism.
- VD och ledning kan fokusera på strategi, ledarskap och externa prioriteringar.
Erfarenhet och kvalifikationer
- Flera års erfarenhet som Executive Assistant, senior administratör eller motsvarande på ledningsnivå.
- Trygg i att äga både rutinuppgifter och kvalificerat ledningsstöd.
- Meriterande med bakgrund från tech, SaaS eller snabbväxande internationell organisation.
- Dokumenterad vana av utlägg, resebokningar och administrativ koordinering.
- Flytande engelska; ytterligare europeiska språk är en fördel.
Färdigheter och digitala verktyg
- Exceptionell struktur, noggrannhet och pålitlighet i leverans.
- Professionell och tydlig kommunikationsstil.
- Stark förmåga att prioritera mellan brådskande och löpande uppgifter.
- Vana vid moderna verktyg: utläggssystem, reseplattformar, kalendrar och samarbetsverktyg.
- Gedigen erfarenhet av SharePoint, Teams och MS Office/Microsoft 365.
Personliga egenskaper
- Pragmatisk, prestigelös och handlingskraftig.
- Hög integritet och gott omdöme.
- Proaktiv, serviceinriktad och samarbetsstark.
- Trivs i en roll som kombinerar repetition med ansvar.
- Lugn och stabil i ett högt tempo.
Varför Hypergene?
- Central och förtroendefull position nära VD och Executive Leadership Team.
- Tydligt ägarskap och förväntningar — inga oklara ansvarslinjer.
- Möjlighet att växa i takt med bolagets expansion.
- Flexibel arbetsmodell i linje med nordeuropeiska normer.
- Konkurrenskraftig lön och förmåner.
Vem passar rollen?
Rollen passar dig som idag arbetar som Executive Assistant eller VD-assistent och vill kombinera operativ precision med strategiskt ledningsstöd. Du uppskattar ordning och effektivitet, gillar att förbättra arbetssätt över tid och har lätt att bygga förtroende med chefer, ledningsgrupper och externa intressenter.
Plats och språk
Tjänsten är placerad i Stockholm. Engelska används frekvent i vardagen och ytterligare europeiska språk ses som meriterande.
Tips till din ansökan
- Lyft konkreta exempel på hur du skapat friktionfria ledningsprocesser (t.ex. mötesstruktur, åtgärdsuppföljning, resepolicy).
- Beskriv din verktygsvana, särskilt inom SharePoint, Teams och Microsoft 365 samt utläggs- och reseplattformar.
- Visa på diskretion och säker hantering av konfidentiellt material.
- Illustrera hur du prioriterar mellan akuta ärenden och planerad administration.
Om Hypergene
Hypergene verkar i en snabbväxande SaaS-miljö. Som Executive Assistant blir du en nyckelperson i att frigöra ledningens tid för strategi och tillväxt, samtidigt som du driver effektiva administrativa rutiner.
Så ansöker du
Är du intresserad av rollen som Executive Assistant i Stockholm? Läs mer och ansök via Hypergenes karriärsida. Vi rekommenderar att du tydligt kopplar din erfarenhet till de ansvarsområden och kompetenser som efterfrågas ovan.
