Eccera IT Professionals Sverige rekryterar Executive Assistant till CEO Office i Stockholm
Eccera IT Professionals Sverige söker en strukturerad, serviceinriktad och självgående Executive Assistant till CEO Office hos en stor hotellkedja. Rollen är placerad i centrala Stockholm och innebär direktanställning hos kunden. Som Executive Assistant hamnar du nära högsta ledningen och blir en nyckelperson i att säkra en smidig, effektiv och professionell vardag för CEO och CEO Office.
Du arbetar i en snabbfotad miljö med många kontaktytor där förmågan att prioritera, ligga steget före och hantera konfidentiell information är avgörande. Det här är en möjlighet för dig som trivs med ansvar, tycker om att skapa struktur och får energi av att få komplexa flöden att flyta.
Om rollen och organisatorisk kontext
I rollen ger du både administrativt och organisatoriskt stöd för att säkerställa en effektiv drift av CEO Office. Du arbetar nära Chief of Staff, i nära samarbete med både CEO och CFO, och har löpande kontakt med interna och externa intressenter. Tydlig exponering mot ledningsgrupp och styrelse ingår, vilket ställer höga krav på integritet, precision och snabb leverans.
Nyckelansvar och arbetsuppgifter
- Avancerad kalenderhantering för CEO Office, inklusive planering, bokning och hantering av schemakonflikter.
- Hantering av korrespondens: e-post, telefonsamtal och post.
- Resebokningar och reseadministration: kontakt med resebyrå, stöd till resenärer samt uppföljning av resepolicy.
- Uppföljning av avtal och leverantörsrelationer kopplade till resor i samarbete med inköpsansvarig.
- Administration, såsom utläggsrapportering och tidrapportering för CEO.
- Planering och koordinering av möten och event, inklusive helhetsansvar för logistik kring Executive Committee (EC) och styrelsemöten.
- Parallellhantering av flera prioriteringar med hög leveransförmåga och god uppföljning.
- Övriga projekt och arbetsuppgifter vid behov.
Profil och kvalifikationer
- Mycket god organisatorisk förmåga och stark känsla för detaljer.
- Dokumenterad förmåga att prioritera, arbeta effektivt och hantera flera uppgifter samtidigt.
- Van att arbeta mot deadlines i en krävande och agil miljö.
- Flytande svenska och engelska i tal och skrift.
- Goda kunskaper i Microsoft Office-paketet.
- Hög integritet och vana att hantera konfidentiell information med diskretion.
- Erfarenhet från liknande administrativ roll, exempelvis Executive Assistant, Office Manager eller liknande.
Varför den här Executive Assistant-rollen sticker ut
För Executive Assistants som vill fördjupa sitt ledningsstöd erbjuder den här tjänsten flera attraktiva dimensioner: en central nod i CEO Office, nära samarbete med Chief of Staff samt tät kontakt med både CFO och CEO. Exponering mot EC- och styrelseprocesser ger värdefull erfarenhet inom möteslogistik på högsta nivå. Dessutom får du ansvar för resepolicy, leverantörssamverkan och uppföljning – viktiga områden för effektiv styrning av kostnader och kvalitet i en verksamhet med hög rörlighet. Sammantaget är detta ett utmärkt nästa steg för en EA som vill kombinera operativ precision med strategiskt ledningsstöd i en serviceintensiv bransch.
Plats, anställningsform och rekryteringsprocess
Tjänsten är en direktrekrytering med placering hos kunden i centrala Stockholm. Rekryteringen hanteras av Eccera IT Professionals Sverige. För mer information och ansökan, se den ursprungliga jobbannonsen hos rekryteringspartnern.
Tips från Executiveeffect: så maxar du din ansökan
- Visa konkreta exempel på avancerad kalenderhantering: hantering av konflikter, ombokningar och prioriteringslogik.
- Beskriv din roll i ledningsgrupps- och styrelselogistik: underlag, dagordningar, protokoll och uppföljning av åtgärdspunkter.
- Redogör för hur du säkrar sekretess och informationssäkerhet i praktiken.
- Lyft erfarenhet av resepolicy, avtal och samarbete med resebyrå/inköp, gärna med mätbara resultat (kostnadsbesparingar, NPS/upplevelse).
- Specificera verktygsvana i Microsoft 365 (Outlook, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint) och hur du använder dem för flödeseffektivitet.
- Framhäv din förmåga att arbeta i en agil, snabbfotad miljö samt exempel på hur du proaktivt förebygger problem.
- Säkerställ att din ansökan tydligt visar flytande svenska och engelska, inklusive skriftliga underlag i båda språken.
Sammanfattning
Eccera IT Professionals Sverige söker en Executive Assistant som vill ta en central roll i ett CEO Office hos en ledande hotellkedja i Stockholm. Med brett ansvar, höga krav på integritet och nära samarbete med ledningen är detta en möjlighet att stärka sin position som affärsnära EA med tydlig påverkan på ledningsarbetet.
