Incluso söker Executive Assistant i Stockholms kommun
Incluso annonserar nu ett uppdrag som Chefsassistent/Executive Assistant för en uppdragsgivare i Stockholm (Sundbyberg). För dig som arbetar närmast ledningen innebär rollen ett brett ansvar inom administration, koordinering och projektstöd – med start i januari 2026 och ett initialt konsultavtal på 24 månader. Uppdraget är heltid och kräver närvaro på plats i Sundbyberg cirka 50%.
Ett 24-månaders konsultuppdrag i Sundbyberg med start januari 2026
Rollen är placerad i en säkerhetsklassad miljö och kombinerar klassiskt ledningsstöd med processer för diarieföring, onboarding och utbildningsadministration. Enligt annonsen sker urval löpande och uppdraget kan förlängas efter de första 24 månaderna.
Centrala arbetsuppgifter
- Dokumentation och diarieföring i Signe och W3D3
- Mötes-, konferens- och resebokningar (från avdelningsmöten till sektionsresor)
- Intranätsredaktör och innehållsuppdatering
- Utbildningssamordning samt upplägg av utbildningar i SABA
- Delprojektledare i linjeuppdrag och verksamhetsprojekt
- Protokollföring, inklusive vid leverantörsmöten
- Fakturahantering och beställningar i självserviceportalen
- Koordinering av sektionsmöten och assistentmöten
- Löpande support till sektioner, sektionschefer och avdelningschef
- Preboarding, offboarding och changeboarding
- Planering av möten och workshops
- Hantering av jävsdokumentation, arbetsmiljödelegeringar, elsäkerhetsdelegeringar och distansarbetsavtal
- Projektadministration och support
- Skapande av distributionslistor
- Beställning av säkerhetsklassning (SUA/SSB)
Krav och förutsättningar
- Flytande svenska och engelska i tal och skrift
- Säkerhetsprövning och registerkontroll krävs
- Konsultuppdrag via Incluso, 100% heltid
- Plats: Stockholm (Sundbyberg), med krav på 50% onsite
- Start: januari 2026, initialt 24 månader med möjlighet till förlängning
Varför rollen är intressant för Executive Assistants
Det här uppdraget erbjuder ett ovanligt brett spann av uppgifter som stärker din position närmast ledningen. Kombinationen av diarieföring (Signe/W3D3), process- och projektstöd, intranät och utbildningsadministration (SABA) ger dig en nyckelroll i verksamhetens informationsflöde, styrning och efterlevnad. Säkerhetskomponenten (SUA/SSB och formell prövning) adderar en extra dimension som passar erfarna EAs som vill arbeta i reglerade miljöer och med högt förtroende.
Så ansöker du
Ansökan sker via Incluso med CV och motivering. Enligt annonsen presenteras kandidater löpande. Ansvarig rekryterare är Emma Hörnsten.
Tips från Executiveeffect till din ansökan
- Tydliggör erfarenhet av diarieföring och dokumentstyrning (nämn Signe/W3D3 om du kan).
- Beskriv projektstöd och delprojektledning, inklusive protokoll och uppföljning.
- Lyft erfarenhet av intranätsredaktion, utbildningssamordning och SABA eller liknande LMS.
- Ge exempel på hantering av leverantörs- och ledningsmöten samt fakturaflöden.
- Visa förståelse för säkerhetsklassade processer (SUA/SSB) och arbete med policy/efterlevnad.
- Demonstrera skriftlig och muntlig förmåga på svenska och engelska med korta arbetsprover (texter, protokollutdrag anonymiserade).
Sammanfattning
Incluso söker en Executive Assistant/chefsassistent till ett uppdrag i Sundbyberg som kombinerar ledningsnära stöd, administrativ precision och projektkoordination – med tydlig tyngd på dokumentstyrning, utbildningsflöden och säkerhet. För dig som vill bredda ditt ledningsstöd i en strukturerad och säkerhetskritisk miljö kan det här vara nästa steg.
