Natixis Corporate & Investment Banking söker Executive Assistant/Office Manager i Stockholms län
Internationella banken Natixis Corporate & Investment Banking etablerar en ny filial i Sverige och rekryterar nu en Executive Assistant & Office Manager till Stockholms län. Rollen kombinerar kvalificerat ledningsstöd till Senior Country Manager med helhetsansvar för en effektiv, säker och trivsam kontorsdrift – en möjlighet för erfarna Executive Assistants/VD-assistenter att ta en central position i ett snabbfotat, internationellt sammanhang.
Om rollen
Som Executive Assistant & Office Manager blir du navet i den dagliga verksamheten. Du stödjer Senior Country Manager med avancerad kalender- och reseplanering, ekonomisk uppföljning och möteskoordinering, samtidigt som du säkerställer att filialens kontor fungerar sömlöst – från leverantörsstyrning och facilities till onboarding av nya medarbetare. Du arbetar proaktivt, med kostnadsmedvetenhet och efterlevnad av interna policyer och compliancekrav.
Kontorsdrift och Office Management – dina fokusområden
- Driva och optimera den dagliga administrationen i ett nyetablerat kontor.
- Ansvara för inköp av förbrukningsmaterial, catering och leverantörskontakter.
- Säkerställa drift och underhåll av utrustning via externa servicepartners.
- Hantera behörighet, säkerhet och access till lokalerna.
- Vara primär kontakt gentemot fastighetsägare och facility management.
- Hålla lokalerna representativa och i linje med arbetsmiljö- och HSE-krav.
- Onboarda nyanställda: arbetsplatser, IT-access och praktisk start.
- Koordinera kontorsflyttar eller ombyggnationer vid behov.
- Sköta post- och leveransflöden samt dagliga rutiner.
- Bidra till en positiv, produktiv och inkluderande kontorskultur.
- Följa upp kontorsbudget och utgifter med ordning och transparens.
Executive Assistant-uppdraget – ledningsstöd med bredd
- Avancerad kalenderstyrning åt Senior Country Manager och stöd till övriga nyckelintressenter.
- Planera resor, visum och logistik samt agera tidsvakt och administrativ partner.
- Vara delegerad godkännare för resor och utlägg; kvalitetssäkra utläggsrapporter.
- Koordinera ledningens närvaro i interna kommittéer och mötesforum.
- Planera och genomföra interna/externa möten och introduktioner.
- Säkra att kund- och mötesdata uppdateras i CRM före/efter kundträffar.
- Ta fram och underhålla KPI-rapporter (exempelvis P&L, kundbidrag, kommersiell aktivitet, projektstatus och kostnader).
- Stödja kundaktiviteter och events samt interna kollegiala sammankomster i samverkan med interna team och leverantörer.
- Samordna enklare marknads- och PR-insatser.
- Hantera inkommande samtal och förfrågningar med gott omdöme.
- Säkerställa regelbunden registrering av kundmöten i relevanta complianceverktyg.
- Underlätta tvärfunktionell kommunikation och koordinering mellan avdelningar.
Profil: erfaren Executive Assistant med känsla för kontorsdrift
- Dokumenterad erfarenhet som Executive Assistant; bakgrund i finansiella tjänster är starkt meriterande.
- Praktisk erfarenhet av office management/operativt stöd.
- Utmärkt organisations- och tidsplaneringsförmåga; trygg i relationsbyggande.
- Skicklig skriftlig och muntlig kommunikatör med hög detaljnoggrannhet.
- Vana att prioritera och leverera mot flera, ibland oväntade deadlines.
- Avancerad användare av Word, Excel och PowerPoint; snabb att lära nya verktyg.
- Drivande, initiativrik och pålitlig – diplomatisk, förtroendeskapande och integritetsstark.
- Konfidentialitet och gott omdöme i hantering av känslig information.
- Flytande svenska och engelska; franska är ett plus.
Varför rollen sticker ut för EAs och Office Managers
- Nyetablering i Sverige: chans att bygga strukturer, rutiner och kultur från start.
- Strategisk närhet: direkt stöd till Senior Country Manager i banksektorn.
- Bred påverkan: från KPI-rapportering och compliance till event och PR.
- Internationell miljö: arbete över gränser och funktioner i en global CIB-organisation.
Plats och språk
Tjänsten är placerad i Stockholms län, Sverige. Rollen kräver flytande svenska och engelska då kommunikationen sker både lokalt och internationellt. Franska ses som meriterande.
Tips till dig som vill söka
- Lyft exempel där du byggt upp eller professionaliserat kontorsdrift/facilities.
- Visa din förmåga att parallellt hantera C-level-stöd, budgetuppföljning och compliance.
- Ge konkreta exempel på KPI- och P&L-rapportering, avancerad kalender-/reseplanering och stakeholder management.
- Beskriv hur du skapat effektiva processer och kostnadskontroll i en skalande organisation.
Så går du vidare
Executiveeffect rapporterar här om den pågående rekryteringen. För komplett annons, uppdaterad status och ansökan, hänvisas till Natixis Corporate & Investment Bankings officiella kanaler.
Nyckelord: Executive Assistant, VD-assistent, Office Manager, kontorsansvarig, Stockholms län, finansiella tjänster, bank, kalender- och reseadministration, KPI-rapportering, CRM, compliance, facilities, internationell miljö.
