Nyckelroll nära ledningen: Executive Assistant & Office Manager på Tacton i Stockholm
Tacton, ett ledande svenskt SaaS-bolag inom Configure, Price, Quote (CPQ) för komplex tillverkningsindustri, stärker sitt Stockholmskontor med en Executive Assistant & Office Manager. Enligt bolaget är plattformen marknadsledande och rankad som nummer ett av Gartner. Rollen är central för dagliga kontorsflöden och innebär kvalificerat ledningsstöd – perfekt för dig som vill ta nästa steg som Executive Assistant/VD-assistent och samtidigt äga Office Management i en internationell miljö.
Om Tacton och affären
Med 25+ år i branschen har Tacton utvecklats från banbrytande produktkonfiguration till en kraftfull CPQ-plattform som hjälper globala tillverkare att förbättra köpupplevelsen, effektivisera operationer och lyfta helhetsresultat. Bolaget har global kundbas, stabil lönsamhet och huvudkontor rätt vid Hötorget i Stockholm.
Om rollen: Executive Assistant & Office Manager
Uppdraget kombinerar kvalificerat ledningsstöd till CEO och exekutivgruppen med helhetsansvar för kontorets drift, trivsel och säkerhet. Du blir navet som skapar struktur, prioriterar smart och ser till att allt flyter – från kalender och resor till budget och större företagsevent.
Dina ansvarsområden
Office Management
- Säkerställa daglig kontorsdrift, ordning och fullgod lagerhållning.
- Leverantörsstyrning, tjänste- och leveranskoordinering.
- Fastighets- och underhållsärenden samt kontorsprojekt (renovering/flytt).
- Första kontaktpunkt för medarbetare och besökare – skapa en välkomnande miljö.
- Budgetansvar för kontorets kostnadsställen: uppföljning, prognos och kostnadskontroll.
- Arbetsplats- och säkerhetscompliance.
Executive support
- Operativt stöd till CEO: kalender, möten, resor, events och utlägg.
- Samordning av möten, resor och aktiviteter för ledningsgruppen.
- Förberedelse av presentationer, rapporter och underlag till ledningsmöten.
- Diskret hantering av konfidentiell information.
- Logistiksamordning inför exekutiva möten.
Event och möten
- Planera och genomföra interna aktiviteter: teamträffar, offsites m.m.
- Driva globala företagsevent (t.ex. årligt kickoff): hotellbokningar, konferensyta, leverantörer.
- Skapa och hålla ihop detaljerade körscheman och itinerarier.
Administrativt stöd
- Utlägg, fakturahantering och löpande administration.
- Onboardingstöd till HR och medarbetarrelaterad koordinering.
- Globalt ägarskap för reseplattformen Egencia: behörigheter, support och efterlevnad av resepolicy.
- Effektivisering med hjälp av AI-verktyg och automation.
Vem Tacton söker
- Minst 5 års erfarenhet av Executive support, Office Management eller liknande.
- Mycket god förmåga att prioritera, strukturera och hantera flera spår parallellt.
- Proaktiv, lösningsorienterad och van att förutse behov.
- Utmärkta kommunikationsfärdigheter på engelska och professionellt bemötande.
- Teknik- och systemvan, stark i Microsoft Office.
- Hög integritet vid hantering av konfidentiell information.
- Eventvana och förmåga att leda tvärfunktionella initiativ.
- Trygg i eget driv och samarbetar väl i team; flexibel med arbetstider vid behov.
Förmåner och arbetsupplägg
- Flexibelt hybridupplägg med minst 3 dagar/vecka på kontoret vid Hötorget.
- 33 dagars betald ledighet (30 semesterdagar + 3 extra dagar).
- Premiepension utöver ITP1 med högre arbetsgivaravgifter beroende på ålder och lön.
- Friskvårdsbidrag 5 000 kr/år.
- Privat sjukvårdsförsäkring för snabb specialistvård.
- Föräldralönetillägg upp till 90 % av baslön i upp till 6 månader.
- Återkommande kontorsförmåner som fika och frukost – för bättre sammanhållning.
Rekryteringsprocessen
- Inledande samtal med Global Talent Acquisition Partner.
- Förstaintervju med rekryterande chef.
- Personlighets- och logiskt test.
- Andraintervju inklusive case/uppgift.
- Slutintervju med CEO.
- Referens- och bakgrundskontroller.
Varför rollen är intressant för Executive Assistants
Det här är ett Executive Assistant-jobb i Stockholm med extra bredd: du får nära samarbete med CEO, globalt eventansvar, budget och compliance samt ägarskap för reseplattformen. Kombinationen av strategisk påverkan och operativ leverans i ett internationellt SaaS-bolag gör rollen särskilt relevant för dig som vill öka ditt affärsvärde, modernisera adminflöden med AI och vara en nyckelspelare i ledningsstödet.
Tips: Så maxar du din ansökan
- Visa konkreta exempel på komplex kalender- och reseplanering (gärna med KPI:er eller volymer).
- Beskriv hur du har drivit kontorsprojekt, hållit budget och arbetat med arbetsmiljö/säkerhet.
- Lyft erfarenhet av globala event och leverantörsförhandlingar.
- Nämn systemvana, t.ex. Egencia eller andra TMC-verktyg, samt hur du använder AI/automation för effektivisering.
- Underbygg din integritet och förmåga att hantera konfidentiell information med konkreta scenarier.
Sammanfattning
Tacton söker en Executive Assistant & Office Manager som vill kombinera ledningsstöd med helhetsansvar för kontoret och större företagsevent. Med konkurrenskraftiga förmåner, hybridupplägg och en arbetsplats mitt i Stockholm erbjuder rollen en utmärkt möjlighet för erfarna VD-assistenter och ledningsassistenter som vill ta större ägarskap och skapa effekt nära affären. Tjänsten är placerad i Stockholm; ansökan sker via Tactons karriärkanaler.
