Natixis Corporate & Investment Banking söker Executive Assistant/Office Manager i Stockholms län
Natixis Corporate & Investment Banking rekryterar en Executive Assistant & Office Manager till sin nyetablerade filial i Sverige. Rollen är bred och kombinerar avancerat ledningsstöd, kontorsdrift, intern samordning och operativ uppföljning i en snabb, internationell miljö. Tjänsten rapporterar till Senior Country Manager och passar dig som vill vara en central möjliggörare nära affären.
Om rollen
Som Executive Assistant & Office Manager blir du navet i den dagliga verksamheten. Du ansvarar för att ledningsstödet är proaktivt och träffsäkert, samtidigt som du säkerställer att kontoret fungerar sömlöst – från leverantörskontakter och säkerhet till onboarding, budgetuppföljning och regelefterlevnad. Uppdraget ger en unik kombination av exekutivt stöd och operativ kontroll, där du får påverka struktur, arbetssätt och kultur i en växande organisation.
Huvudsakliga ansvarsområden
Office Management
- Driva och optimera kontorets dagliga administration och drift.
- Säkerställa inköp och lager av kontorsmaterial, catering och förbrukning.
- Samordna service och underhåll av utrustning med externa leverantörer.
- Ansvara för säkerhet, passersystem och kontakt med fastighetsägare.
- Säkerställa ordning, representativitet samt HSE-efterlevnad.
- Onboarding: arbetsplatser, behörigheter och IT-åtkomst för nyanställda.
- Koordinera eventuella kontorsflyttar eller ombyggnationer.
- Hantera post, leveranser och kontorets gemensamma mailboxar/kanaler.
- Främja en positiv, produktiv arbetsmiljö och kontorskultur.
- Följa upp kontorsbudget och kostnader för ökad kostnadskontroll.
Executive Assistant
- Avancerad kalenderstyrning för Senior Country Manager och andra nyckelpersoner.
- Resebokningar, visumhantering och tidsuppföljning med hög precision.
- Utläggs- och resegodkännanden samt noggrann hantering av utgiftsrapporter.
- Planering och koordinering av kommittéer, interna forum och ledningsmöten.
- Organisera kund- och intressentmöten samt interna/externa introduktioner.
- CRM-stöd (t.ex. mötesloggar, kontaktuppdateringar, underlag och feedback) på begäran.
- Skapa och underhålla KPI-rapporter för ledningen (P&L, kundbidrag, kommersiell aktivitet, projektstatus, kostnader).
- Stödja kundaktiviteter och kollegiala event i nära samarbete med interna team och externa leverantörer.
- Samordna marknadsförings- och PR-insatser vid behov.
- Vara första filter för samtal och förfrågningar – och hantera dem självständigt när det är lämpligt.
- Registrera kundmöten i relevanta compliance-verktyg enligt process.
- Underlätta kommunikation och samverkan mellan avdelningar.
Profil och kvalifikationer
- Dokumenterad erfarenhet som Executive Assistant, gärna från finansiella tjänster.
- Meriterande med Office Manager- eller operativ supportbakgrund.
- Exceptionell planering, prioritering och relationsbyggande förmåga.
- Stark skriftlig och muntlig kommunikation samt hög detaljnoggrannhet.
- Trygg i att hantera flera parallella deadlines i högt tempo.
- Avancerade kunskaper i Word, Excel och PowerPoint; snabb att lära anpassade verktyg.
- Proaktiv, självgående, pålitlig och integritetsstark – med gott omdöme.
- Diplomatisk, tillgänglig och initiativrik med entreprenöriell läggning.
- Vana att hantera konfidentiell information diskret.
- Flytande svenska och engelska; franska är ett plus.
Varför är rollen intressant för Executive Assistants
- Bygga upp: Sällsynt möjlighet att forma struktur och arbetssätt i en ny svensk filial.
- Affärsnära: Direkt stöd till Senior Country Manager med tydlig påverkan på kund- och resultatfrågor.
- Bred exponering: Från compliance och KPI-uppföljning till event, PR och internkommunikation.
- Operativ kontroll: Äg hela kontorsdriften och driva effektiviseringar och kostnadsoptimering.
- Internationell miljö: Samverka tvärfunktionellt och med globala intressenter.
Plats och språk
Tjänsten är baserad i Stockholms län, Sverige. Rollen kräver flytande svenska och engelska; franska är meriterande.
Så stärker rollen affärsvärdet
För läsare hos Executiveeffect är detta ett skolboksexempel på hur en modern Executive Assistant maximerar ledningens output. Kombinationen av kalender- och reseoptimering, KPI-rapportering, CRM-disciplin och compliance-flöden frigör tid för ledningen, samtidigt som kontorsdriften levererar en säker, kostnadseffektiv och representativ miljö. Resultatet blir snabbare beslutsvägar, bättre kundupplevelser och ökad styrning på kostnad och risk – precis det värde som efterfrågas nära ledningen.
Ansökan
Är du intresserad av rollen som Executive Assistant & Office Manager hos Natixis Corporate & Investment Banking i Stockholm? Besök företagets officiella kanaler (karriärsida eller LinkedIn) för fullständig annons och ansökningsinstruktioner.
Nyckelord (SEO)
Executive Assistant, Office Manager, Natixis Corporate & Investment Banking, Stockholm, Stockholms län, finansiella tjänster, ledningsstöd, kontorsansvar, KPI-rapportering, CRM, compliance, VD-assistent, ledningsassistent, internationell miljö, rekrytering.
