Circulose rekryterar Executive Assistant & Office Manager i Stockholm
Hållbarhetsdrivna Circulose växlar upp och söker en Executive Assistant & Office Manager till huvudkontoret i Stockholms kommun. Rollen kombinerar kvalificerat ledningsstöd med ett helhetsansvar för kontorsdrift och kultur – en möjlighet för erfarna assistenter att få hög synlighet, stort ägarskap och arbeta nära bolagets ledning.
Om Circulose och CIRCULOSE®
Circulose förändrar mode- och textilindustrin med det innovativa materialet CIRCULOSE® – framställt genom att återvinna cellulosa ur kasserade textilier. Materialet ersätter jungfruliga råvaror som bomull, olja och trä och adresserar därmed en av branschens största utmaningar: textilavfall. Bolaget skalar snabbt globalt och söker strukturerade, nyfikna hjärnor som kan omsätta data till handlingsbara insikter och säkra värde genom hela kedjan – från första varumärkesaffär till full aktivering i leverantörsledet.
Rollen i korthet
Som Executive Assistant & Office Manager blir du en betrodd partner till ledningsgruppen och navet i vardagen på Stockholmskontoret. Du driver administrativa flöden, skapar klarhet i snabbrörliga lägen och bygger en välkomnande, effektiv arbetsmiljö. Tjänsten är placerad i Stockholm och rapporterar till Circulose CFO.
Ditt uppdrag: nyckelansvar
Ledningsstöd
- Avancerat administrativt stöd till ledningsgruppen
- Proaktiv kalender-, mötes- och reseplanering
- Koordinera interna/externa möten, event, konferenser och workshops
- Vara primär kontaktpunkt för intressenter, partners och medarbetare
- Hantering av konfidentiell information med hög integritet
Office management
- Ansvar för daglig kontorsdrift och en välkomnande arbetsplats
- Hantering av leverantörer, avtal, inköp och lokalförvaltning
- Onboarding/offboarding-logistik
- Stöd vid företagsevent, teamaktiviteter och offsites
- Säkerställa efterlevnad av HSE- och kontorspolicyer
- Löpande förbättra processer och arbetssätt
Generellt och ad hoc
- Stödja tvärfunktionella initiativ och driva egna projekt inom administration och arbetsmiljö
- Skapa struktur vid förändring och skiftande prioriteringar
- Identifiera effektivitetsvinster och stärka medarbetarupplevelsen
Din profil: erfarenhet och verktyg
- Dokumenterad erfarenhet som Executive Assistant, management-/ledningsassistent, Office Manager eller liknande
- Vana av att stötta seniora intressenter och chefer
- Mycket goda kunskaper i Google Workspace, Microsoft Office och Slack
- Meriterande med erfarenhet från Private Equity-miljö samt scaleup/hög tillväxt
Vem trivs i rollen?
- Kundorienterad och proaktiv med starkt öga för detaljer
- Pålitlig, flexibel och professionell med hög diskretion
- Utmärkt organisatör som gillar att bygga positiv kontorskultur
- Hands-on med “no task too small”-attityd
- Trygg kommunikatör, skriftligt och muntligt
- Trivs med flera parallella spår och snabba skiften
- Värderingar som harmonierar med Circulose kultur och arbetssätt
Det här erbjuder Circulose
- Nyckelposition i ett ambitiöst scaleup-bolag med tydligt hållbarhetsuppdrag
- Högt ägarskap, ansvar och tät samverkan med ledningen
- Möjlighet att växa och forma rollen i takt med att bolaget skalar
- Samarbetsinriktad och målmedveten arbetsmiljö
Varför detta är extra intressant för Executive Assistants
Rollen förenar klassiskt ledningsstöd med verksamhetsnära processutveckling – perfekt för dig som vill öka din påverkan i ledningsarbetet. Med nära koppling till CFO och en internationell kontext får du både strategisk exponering och operativ bredd. För EA-profiler som drivs av hållbar omställning är Circulose en möjlighet att koppla assistentkompetensen till mätbar affärs- och klimatnytta.
Tips för en träffsäker ansökan
- Lyft exempel där du professionellt hanterat konfidentiell information och komplex stakeholder management
- Visa hur du har förbättrat flöden (möteseffektivitet, resepolicy, onboarding) och kvantifiera effekterna
- Beskriv erfarenhet från snabbrörliga miljöer (scaleup, PE, transformationsprogram) och hur du prioriterar
- Konkreta case på Google Workspace/Office-automation, mallbibliotek, dashboards eller rutiner du infört
- Knyt din motivation till Circulose hållbarhetsuppdrag och hur du stärker kultur och samarbete
Ansökan
Se Circulose officiella jobbannons för hur du ansöker och aktuella tidsramar. Tjänsten är placerad i Stockholms kommun.
Nyckelord
Executive Assistant, Office Manager, ledningsstöd, VD-assistent, scaleup, Private Equity, hållbarhet, CIRCULOSE®, textilåtervinning, mode- och textilindustrin, Stockholm, Stockholms kommun, karriär, assistentjobb.
