Executive Assistant/Office Coordinator till Specsavers i Göteborg – nära ledningen och med kontorsansvar
Specsavers söker en Executive Assistant/Office Coordinator till sitt supportkontor i Göteborg. Rollen rapporterar närmast Country Director och blir en självklar del av ledningsgruppens arbete. Rekryteringen hanteras av The Pace – en del av Wise Professionals – och omfattar objektiva arbetspsykologiska tester. Specsavers utsågs 2022 till Sveriges bästa arbetsplats av Great Place to Work, och beskriver en kultur präglad av kamratskap, öppenhet och vilja att hjälpa varandra.
Det här innebär rollen
Uppdraget kombinerar klassiska EA-uppgifter med ansvar för kontorets dagliga drift, processer och arbetsmiljö. Du arbetar proaktivt nära besluten och är navet som får vardagen att flyta.
- Stöd till Country Director: kalender- och mejlhantering samt resebokningar.
- Ledningsgrupp: medverka i möten och ansvara för agendor, mötesdokumentation och uppföljning.
- Informationsstruktur: koordinera och strukturera dokument i SharePoint.
- Kontorsansvar: säkerställa en välkomnande, säker och fungerande arbetsmiljö.
- Leverantörs- och avtalsansvar: exempelvis städ, kaffemaskiner och andra kontorsnära tjänster.
- Kultur och engagemang: planera och genomföra aktiviteter, firanden och sociala event.
- Säkerhet och kvalitet: arbeta med brandskydd, QMS-inspektioner och egenkontroller.
- Ständig förbättring: skapa struktur, effektivisera processer och stärka trivseln på kontoret.
Vem är du?
Du är självgående, strukturerad och serviceinriktad med förmåga att växla mellan strategiskt stöd och hands-on genomförande.
- Erfarenhet som Executive Assistant och/eller Office Coordinator.
- Starka administrativa färdigheter och vana att prioritera flera uppgifter parallellt.
- Trygg kommunikatör som bygger relationer och skapar tillit.
- Goda kunskaper i Office 365 och digitala verktyg, inklusive SharePoint.
- Mycket god svenska och engelska i tal och skrift.
Meriterande: erfarenhet från detaljhandel och/eller franchiseorganisation.
Varför är rollen intressant för Executive Assistants?
- Nära ledningen: dagligt samarbete med Country Director och inflytande i ledningsgruppens arbete.
- Bred påverkan: möjlighet att kombinera executive support med kontorsutveckling, arbetsmiljö och kultur.
- Struktur och process: tydligt mandat att förbättra rutiner, dokumenthantering och flöden i SharePoint/Office 365.
- Kvalitet och säkerhet: ovanlig bredd med ansvar för brandskydd, QMS och egenkontroller.
- Arbetsplatskultur: prisbelönt arbetsmiljö och värderingsdriven organisation som sätter teamet först.
Om Specsavers och platsen
Specsavers är en internationell, familjeägd optikerkedja med visionen att förbättra liv genom bättre syn. Tjänsten är placerad på supportkontoret i Göteborgs Stad. Kulturen lyfter fram samarbete, respekt och omtanke – och uppmuntrar alla medarbetare att ta plats och bidra.
Rekryteringsprocess via The Pace/Wise Professionals
Urval sker löpande. För att säkerställa en objektiv och icke-diskriminerande process används arbetspsykologiska tester. Frågor besvaras av ansvarig rekryteringskonsult hos The Pace: Stephanie Grammenidis Hagman, [email protected]. Executiveeffect är inte part i rekryteringen.
Redaktionens tips inför ansökan
- Visa effekt: kvantifiera hur du förbättrat ledningsgruppens mötesflöde (till exempel kortare mötestider, ökad uppföljningsgrad).
- SharePoint/Office 365: beskriv konkreta strukturprojekt, rättighetsstyrning, mallar och governance.
- Proaktivitet: ge exempel där du förutsett behov, förenklat processer eller sänkt kostnader via smart leverantörsstyrning.
- Säkerhet/kvalitet: nämn erfarenhet av brandskyddsarbete, QMS, egenkontroller eller ISO-relaterade rutiner.
- Kulturbyggande: lyft initiativ för medarbetarengagemang, event eller onboarding som stärkt trivsel och produktivitet.
- Språk och stakeholder management: betona din förmåga att växla mellan svenska/engelska och att samarbeta med många funktioner.
Nyckelord för dig som söker
Executive Assistant, Office Coordinator, VD-assistent, ledningsassistent, Country Director, ledningsgrupp, kontorsansvar, SharePoint, Office 365, brandskydd, QMS, egenkontroller, leverantörsavtal, Göteborg, Göteborgs Stad, Specsavers, The Pace, Wise Professionals, Great Place to Work.
