Nyckelroll för Executive Assistant & Office Coordinator hos Alleima
Alleima utlyser en bred och affärsnära roll som Executive Assistant & Office Coordinator med placering i Stockholm. Som närmaste stöd till EVP & Head of Human Resources samt EVP & Head of Strategy, M&A and Group IT blir du central i att hålla ihop ledningens agenda, driva struktur och digitalisering samt säkra ett välfungerande kontor. Alleima har rötter och huvudverksamhet i Sandviken, medan just denna tjänst är stationerad i Stockholm. Sista ansökningsdag är 2026-03-08.
Om rollen
I uppdraget kombineras klassiskt executive support med operativt kontorsansvar. Du stöttar HR- och strategi-/IT-funktionerna, säkrar daglig drift på Stockholmskontoret och bidrar till att utveckla interna arbetssätt. Rollen passar dig som trivs i skärningspunkten mellan administration, koordinering och strategisk projektstöttning.
Ansvarsområden i korthet
- Proaktivt ledningsstöd: hantera administrativa och operativa uppgifter som frigör tid för chefer och team.
- Helhetsansvar för kalendrar, e-post och mötesbokningar för effektiv planering och tydlig kommunikation.
- Nära samarbete i strategiska och organisatoriska initiativ – bidra med struktur, uppföljning och genomförande.
- Kontorsansvar för Stockholmskontoret: skapa en professionell, välkomnande och högpresterande arbetsmiljö.
- Driva digitalisering och ständiga förbättringar – identifiera smartare arbetssätt och omsätt idéer till resultat.
- Leverantörs- och intressentrelationer: säkra sömlösa processer för service och kontorsnära tjänster.
- Planera och koordinera resor, offsites och workshops – vara den pålitliga ”go-to”-personen som får saker gjorda.
Din profil
Du har gymnasieexamen och erfarenhet som Executive Assistant och/eller Office Coordinator. Högskoleutbildning är meriterande. Du är strukturerad, lösningsorienterad och van att arbeta självständigt likväl som i nära samarbete. Ditt intresse för digitala verktyg och processförbättringar är starkt, liksom din känsla för service, integritet och detaljer. Du kommunicerar tydligt och är flytande i svenska och engelska, både i tal och skrift.
Det här erbjuder Alleima
- En kultur präglad av transparens, inkludering och hållbarhet – med starka svenska rötter.
- Goda möjligheter till lärande, utveckling och experimenterande.
- Konkurrenskraftig lön och förmåner.
Placeringsort och kontext
Tjänsten är placerad i Stockholm. Alleima har lång industriell tradition med bas i Sandviken och verkar globalt som teknologiledare och hållbar affärspartner inom avancerade material. Rollen ger därför både lokal närvaro och insyn i internationella initiativ inom HR, strategi, M&A och koncern-IT.
Så ansöker du
Skicka in din ansökan senast 2026-03-08. Frågor om tjänsten och rekryteringsprocessen besvaras av Rekryteringsansvarig Sara Kühner, +46 76 495 02 40.
Fackliga kontakter:
- Akademikerföreningen: Maria Sundqvist, 070 651 73 81
- Ledarna: Kjell-Åke Klockervold, 070 314 24 43
- Unionen: Mikael Larsson, 070 307 30 48
Varför detta är intressant för Executive Assistants
Rollen kombinerar strategiskt ledningsstöd med hands-on kontorsansvar och förbättringsarbete. För dig som vill öka din påverkan i ledningsarbetet, driva digitalisering och skapa skalbara arbetssätt är detta en chans att sitta nära besluten och bidra till tydlig affärsnytta.
Nyckelord för dig som söker
Executive Assistant, VD-assistent, ledningsassistent, Office Coordinator, ledningsstöd, kalender- och möteshantering, resebokning, workshopkoordinering, digitalisering, processförbättring, leverantörsstyrning, Stockholm, Sandviken, Alleima.
