Om rollen
En konfidentiell arbetsgivare i Stockholms kommun söker en Executive Assistant (EA) till Office of the CEO. Det här är en operativ nyckelroll för en kommersiellt lagd doer som vill arbeta nära en entreprenöriell VD i stark tillväxt. Uppdraget kombinerar COO‑lik precision med rådgivarens diskretion och utpräglad förmåga att skapa tid, effekt och struktur runt VD:n.
Rollen definieras som en Force Multiplier: du driver komplexa personliga projekt, automatiserar arbetsflöden med AI och hanterar logistik och beslutsunderlag på hög nivå – allt för att frigöra VD:ns kapacitet för strategiska prioriteringar.
Därför är rollen intressant för Executive Assistants i Stockholm
Annonsen speglar en tydlig förflyttning i EA-yrket: från traditionellt administrativt stöd till affärsnära ledningspartner. Den som tar rollen förväntas kombinera managementkonsultens analytiska skärpa med grundarens “whatever it takes”-attityd, samtidigt som AI och automatisering blir centrala verktyg i vardagen. För erfarna VD-assistenter i Stockholm innebär detta ett tillfälle att formellt axla ett större mandat med budgetansvar, due diligence och leverans i projekt som går bortom kontoret – från fastighetsaffärer till privata investeringar.
Ansvarsområden i korthet
1) Strategisk asset- och portföljhantering
- Driva komplexa personliga projekt från start till mål: fastighetsköp, omfattande renoveringar, privata investeringar samt planering av större event.
- Genomföra first-principles-due diligence av större inköp och investeringar. Du tar fram beslutsmogna underlag med tydliga risker, antaganden och långsiktigt värde.
- Hantera mångmiljonbudgetar och samordna externa experter (jurister, arkitekter, wealth managers och finansiella rådgivare) för leverans i tid och inom budget.
2) Exekutiv infrastruktur och AI-automatisering
- Bygga och optimera system för VD:ns personliga infrastruktur. Utnyttja AI och automation (t.ex. Custom GPTs, Zapier) för att ta bort friktion och administrativt slöseri.
- Avancerad kalender- och logistiksamordning för lokala och internationella åtaganden med fokus på energi, prioriteringar och outcome.
- Agera primärt informationsfilter: triagera inkommande, göra research, ta fram briefar och syntetisera komplex information så att VD alltid är förberedd.
3) Intressentkoordination och kommunikation
- Företräda VD gentemot externa parter (leverantörer, rådgivare, partners och privata kontakter) med professionalitet, sekretess och auktoritet.
- Formulera korrespondens i VD:ns ton och utifrån dennes prioriteringar.
- Bygga ett nätverk av betrodda leverantörer inom juridik, finans, fastighet och livsstil för snabb och pålitlig access.
Vem är du? Kvalifikationer och mindset
- 3–5+ år från managementkonsulting, business operations, family office eller exekutivt stöd till C‑suite/UHNW-principaler. Du förstår kommersiell logik och trade-offs.
- No‑task‑too‑small: hög kognitiv kapacitet, låg prestige. Du säkrar en felfri miljö för maximal ledningseffekt – och är beredd att göra grovjobbet.
- Tech‑native: mer än Excel. Du adopterar AI och moderna produktivitetsverktyg aggressivt för att skala din leverans.
- Analytisk stringens: du tänker i tidslinjer, budgetar och milstolpar; identifierar risker i hyresavtal och term sheets omedelbart.
- Orubbligt omdöme: du agerar med absolut diskretion och tar goda beslut under press utan ständig tillsyn.
Kompetenser och verktyg som efterfrågas
- AI och automation: erfarenhet av att sätta upp och förbättra arbetsflöden med t.ex. Custom GPTs och Zapier.
- Projekt- och budgetstyrning: från komplexa investeringar till bygg- och renoveringsprojekt.
- Due diligence och beslutsunderlag: strukturerade memo, riskbedömning och scenarioanalys.
- Kalender- och reseekonomi: optimering av tid, energi och logistik vid internationella åtaganden.
- Stakeholder management: trygg kommunikation med jurister, finansiella rådgivare, arkitekter och leverantörer.
Vad signalerar rollen om EA-yrkets utveckling?
Konvergensen mellan EA, operations och family office fortsätter. Den här tjänsten visar hur VD‑stöd i toppskiktet blir en leveransfunktion som kombinerar affärsförståelse, projektstyrning och teknikkompetens. För EA:er som vill öka sin påverkan i ledningsarbetet är detta ett tydligt exempel på hur man tar steget mot ett mer strategiskt, P&L-nära mandat – utan att tappa precisionen i det operativa.
Plats, omfattning och ansökan
Tjänsten är placerad i Stockholms kommun och publiceras av en konfidentiell (anonymiserad) arbetsgivare. Ansökan sker via den ursprungliga jobbannonsen. Förbered gärna konkreta exempel på due diligence-underlag, AI‑flöden du byggt och hur du säkrat leverans i komplexa projekt med flera parter och strikta budgetar.
Nyckelord
Executive Assistant jobb Stockholm, VD‑assistent, ledningsstöd, Office of the CEO, AI‑automatisering, Custom GPTs, Zapier, due diligence, portföljhantering, family office, UHNW, kalenderhantering, projektledning, affärsnära EA.
