JobBusters söker Executive Assistant/Chefsstöd till central myndighet i Stockholm
JobBusters AB rekryterar nu en erfaren Executive Assistant/chefskoordinator till en central myndighet med strategisk betydelse inom ekonomi och finans. Uppdraget kombinerar kvalificerat programstöd i ett större IT-relaterat initiativ (IT-sourcing) med administrativt ledningsstöd till avdelningschef. Rollen passar dig som trivs i en dynamisk miljö, är trygg i komplexa organisationer och vill bidra nära ledningsarbetet.
Om rollen: programstöd möter ledningsstöd
Arbetet delas i två fokusområden: cirka 50 procent i ett program med flera parallella projekt och styrgrupper, och resterande del som administrativt stöd till avdelningschef. Vid behov kan stöd även omfatta övriga delar av ledningsgruppen i samverkan med befintlig koordinator.
- Samordning och administrativt stöd inom program och projekt
- Protokollföring, dokumenthantering och framtagning av underlag
- Koordinering av möten, aktiviteter, milstolpar och leveranser
- Bokningar och praktisk administration kopplat till lednings- och projektarbete
- Löpande stöd till avdelningschef
- Samarbete med koordinator kring avdelningsgemensamma uppgifter
- Möjlighet att driva eller koordinera mindre egna initiativ/projekt
Kravprofil: Executive Assistant med offentlig erfarenhet och IT-mognad
- Minst 7 års dokumenterad erfarenhet av administration och koordinering i komplexa organisationer, med stöd till både projekt och chefsnivå
- Erfarenhet från offentlig sektor
- God teknisk kompetens utöver Microsoft 365, inklusive vana vid nya administrativa verktyg och hybridmöten
- Förståelse för IT-terminologi/IT-begrepp (meriterande med erfarenhet av IT-sourcing/övergångar)
- Utmärkt svenska och engelska i tal och skrift
- Meriterande: Egen projektledning av mindre uppdrag
- Meriterande: Erfarenhet av diarieföring
Omfattning och villkor
- Omfattning: Heltid, 100 procent
- Anställningsform: Tidsbegränsad anställning som konsult via JobBusters
- Arbetsmodell: Främst på plats i myndighetens lokaler
- Start: Enligt överenskommelse
- Slut: 2028-09-22, möjlighet till förlängning längst t.o.m. 2029-09-22
- Sista ansökningsdag: 2026-03-16 (urval sker löpande)
- Säkerhet: Rollen kan kräva säkerhetsskyddsbedömning (SUA) före start
Förmåner via JobBusters
- Kollektivavtal, försäkringar och tjänstepension
- Friskvårdsbidrag och personalerbjudanden via Benifex
- Flexpension och Lifeplan pensionstjänst
- Extra ersättning vid föräldraledighet samt företagshälsovård
- Långsiktiga uppdrag och nära stöd av konsultchef
Varför rollen är intressant för Executive Assistants
Det här uppdraget förenar klassiskt ledningsstöd med program- och projektkoordinering i en samhällsviktig verksamhet. För en Executive Assistant/VD-assistent innebär det att:
- Arbeta nära beslutsfattare i en central myndighet med påverkan inom ekonomi och finans
- Utveckla kompetens inom IT-sourcing, styrgruppsarbete och dokumentstyrning
- Stärka sin position som strategisk partner genom att driva struktur, prioriteringar och leveranser
Så maxar du din ansökan
- Tydliggör 7+ års erfarenhet av projekt- och ledningsstöd i komplexa organisationer; kvantifiera volymer (t.ex. antal styrgrupper/möten, dokumentflöden, parallella projekt)
- Beskriv offentlig sektor-erfarenhet och kännedom om formalia, diarieföring och efterlevnad
- Visa IT-mognad: nämn administrativa verktyg, hantering av hybridmöten och förståelse för IT-begrepp
- Lyft exempel på protokoll, beslutsunderlag och möteslogistik som skapat värde för ledningen
- Om du har drivit mindre projekt/initiativ: konkretisera mål, metod och resultat
- Stäm av att CV och svar på urvalsfrågor direkt adresserar samtliga krav och meriter
- Nämn eventuell erfarenhet av säkerhetsprövning/säkerhetsskydd om relevant
Sammanfattning
JobBusters AB söker en strukturerad och serviceinriktad Executive Assistant/chefskoordinator till ett långt uppdrag i Stockholm. Du kombinerar programstöd i ett större IT-sourcinginitiativ med kvalificerat ledningsstöd. Kraven är höga – särskilt på erfarenhet, offentlig sektor-kunskap och teknisk mognad – men möjligheterna att påverka, utvecklas och bygga nätverk i en central myndighet är betydande. Ansök senast 2026-03-16, men notera att urval sker löpande.
