EIB rekryterar Assistant/Office Manager till lokalkontoret i Budapest
European Investment Bank (EIB) – Europeiska unionens bank – förstärker sitt lokalkontor i Budapest med en Assistant/Office Manager. Rollen är en permanent heltidstjänst (grade 2/3) med placering i Budapest och regelbunden närvaro på kontoret. EIB erbjuder relokationsstöd och en internationell, mångkulturell arbetsmiljö – en intressant möjlighet för erfarna executive assistants och office managers i Sverige som vill ta nästa steg i en EU-institution.
Detta gör du i rollen
- Driva den dagliga kontorsverksamheten: sekretariatsstöd till Head of Office i Budapest samt funktionellt stöd till ytterligare två kontor inom regionen.
- Ekonomi- och administrationsflöden: leverantörsbetalningar, bokföringsunderlag, månadsrapportering, kostnadskontroll och kontakt med Accounting i Luxemburg.
- Moms/VAT-hantering i dialog med lokala skattemyndigheter vid behov.
- Leverantörs- och avtalsstyrning: upphandlingar, kontraktsförnyelser, service- och IT-leveranser (telefoni, videokonferens, accessrättigheter) i nära samarbete med huvudkontoret.
- Rese- och möteslogistik: kalendrar, interna/externa möten, resor och reseräkningar för Heads of Office.
- Gästhantering och event: stöd till EIB:s Management Committee, seniora chefer och besökande medarbetare; planering och genomförande av lokala evenemang.
- Ordning och reda: dokumentarkiv, uppdaterade manualer och kontaktregister, inköp av kontorsmaterial, försäkringar och inventarieuppföljning.
- Regional samverkan: erfarenhetsutbyte med andra Office Managers och back-up vid behov.
Profil och krav
- Gymnasial examen (secondary level diploma).
- Minst 5 års relevant erfarenhet av kontorsadministration, ekonomi/bokföring, inköp/upphandling och/eller administrativt ledningsstöd. Erfarenhet (cirka 3 år) från internationell bank/finans eller institution är meriterande.
- Mycket god IT-vana: elektronisk dokumenthantering, Word, Excel, PowerPoint och PeopleSoft (eller likvärdigt ERP).
- Starka kommunikations- och samarbetsförmågor, hög integritet och struktur.
- Utmärkta kunskaper i engelska och/eller franska samt god förmåga i det andra språket. Andra EU-språk – särskilt ungerska – är en fördel.
Notera: EIB:s officiella arbetsspråk är engelska och franska. För långsiktig karriärutveckling krävs god nivå i båda; banken erbjuder utbildningsstöd.
Varför detta är intressant för svenska EAs och Office Managers
- Helhetsansvar nära ledningen: från ekonomi och leverantörsstyrning till ledningsstöd och event – en roll med bredd och påverkan.
- Internationell exponering: tät kontakt med huvudkontoret i Luxemburg och stöd till högsta ledningen vid besök.
- Relokationsstöd och kostnadsanpassad ersättning: ersättning kan anpassas efter lokala levnadskostnader i EU-land.
- Stad i tillväxt: Budapest erbjuder ett aktivt affärsekosystem inom EU och god livskvalitet.
- Inkluderande arbetsgivare: EIB prioriterar mångfald, jämlikhet och inkludering samt erbjuder rimliga anpassningar i rekryteringsprocessen.
Nyckeldata om tjänsten
- Roll: Assistant/Office Manager (intern benchmark: Senior/Principal Operational Assistant).
- Placering: EIB:s lokalkontor i Budapest, Ungern. Resor inom regionen kan förekomma.
- Omfattning: Heltid, permanent anställning (grade 2/3).
- Organisation: Secretariat General (SG) – Shareholder Relations & Institutional Matters (SR&IM) – Institutional Representation Division (IRD) – External Offices Unit (EO).
- Team: Kontoret i Budapest har idag två residenta medarbetare från EIB Group.
- Intervjutidplan: Panelintervjuer planeras från första halvan av september 2025.
- Ansökningstid: Öppen tills tjänsten tillsätts; ansökningar hanteras i ankomstordning.
Så sticker du ut i processen
- Visa konkreta exempel på leverantörs- och avtalsstyrning, inklusive upphandling och SLA-uppföljning.
- Lyft erfarenhet av ERP/PeopleSoft, reseräkningar, expense management och kalendersamordning.
- Beskriv ditt arbetssätt för moms/VAT-hantering, leverantörsreskontra och månadsrapportering.
- Ge case på genomförda ledningsbesök och event/roadshows där du ansvarat för logistik och värdskap.
- Synliggör språkförmåga (engelska/franska samt eventuellt ungerska) och interkulturell kompetens.
- Nämn rutiner för informationssäkerhet och konfidentialitet – centralt i EU-institutioner.
Så ansöker du
Ansök via EIB:s karriärsida. Kampanjen är öppen tills tjänsten är tillsatt och ansökningar behandlas löpande – sök därför tidigt. Behöver du anpassningar i rekryteringsprocessen (t.ex. vid funktionsnedsättning eller neurodivergens), kontakta EIB Recruitment på [email protected].
Om EIB
European Investment Bank är EU:s bank och finansierar hållbar tillväxt och investeringar inom och utanför EU. Tjänsten ingår i Secretariat General med fokus på aktieägarrelationer och institutionella frågor. EIB erbjuder ett globalt nätverk, omfattande förmåner och karriärutveckling i en värderingsstyrd och inkluderande organisation.
Executiveeffect tipsar
- Matcha ditt CV mot rollens tre kärnområden: Office Management, Accounting/Finance Admin och Executive Support.
- Lägg till en kort “International Stakeholder Management”-sektion som visar din vana av att samarbeta över gränser och tidzoner.
- Bifoga exempel på processförbättringar (t.ex. effektivare leverantörsflöden eller dokumentstyrning) med mätbar effekt.
