Omställningen från kontorsarbete till distansarbete sker olika lätt beroende på vilken verksamhet man bedriver och hur van man är att arbeta digitalt. Det finns idag många bra digitala verktyg för planering, videokonferenser och kundkontakter men det kan finnas begräsningar för vad just din organisation tillåter av säkerhetsskäl.

Distansarbete och Covid-19: Digitala fällor och nya möjligheter

Intranät – för att komma åt företagets intranät på distans krävs ofta särskilda tillstånd och lösenord för detta. Dessutom kan det vara så att datorn och telefonen behöver vara på plats i organisationen för systemuppdateringar av sekretess-skäl. Försäkra er om att alla som arbetar på företaget är införstådda med vad som gäller och har rätt förutsättningar så att de inte upptäcker hemma att datorn, och företagstelefonen, låser sig och de därmed inte kommer åt att arbeta på distans. Ha en kontaktperson de kan nå om de får tekniska problem, så detta kan åtgärdas snabbt.

Företagshemligheter – att ta hem arbetsmaterial och jobba från dator utanför kontoret innebär också ökad risk för stöld och bedrägeri från tredje part. Utför du företagets arbete på egen dator och telefon så uppdatera lösenord ofta, och skaffa ett skärmskydd så ingen annan än du ser vad du skriver på datorn. Var också noggrann med att backa upp ditt arbete, om något skulle hända som stänger ner ditt konto. Till sist, försäkra dig om att du använder ett tryggt nätverk att surfa från, och inte ett öppet nätverk som andra kan ta sig in på.

Molntjänster – när man är många som arbetar på distans är det bra att kunna samla konversationer, dokument och underlag på ett ställe. Finns ett intranät och mail kan man fortsätta jobba mot det, men annars är tjänster som Basecamp och Slack utmärkta som ett virtuellt kontor, dit man sedan kan länka dokument från Google drive, Dropbox m fl. För videokonferenser används med fördel Teams från Microsoft, Zoom, Skype och Google Hang Out. Behöver man signera kontrakt enkelt finns elektroniska signaturtjänster som DocuSign lättillgängligt. GDPR-anpassa så riktlinjer efterlevs.

Ta hjälp av någon som kan – det finns idag tekniska lösningar för så gott som allt man kan tänkas behöva i ett företag för att underlätta såväl planering som projektledning, möten och events. Är man inte så van vid detta kan det dock kännas övermäktigt med allt som ska göras. Ha tålamod och ta en sak i taget. Undersök om någon i personalen är lite extra kunnig på digitala verktyg, och se om den kan lära ut hur man gör. Alternativt ta en expert som kan hjälpa er med det praktiska. Utgå inte från att alla förstår, utan lägg tid på att lära upp personalen så den blir trygg i tekniken. Annars skapar detta extra stress och minskad produktivitet.

Hitta en rytm – när man arbetar på kontoret finns oftast en normal rytm för veckan, även om aktiviteterna kan variera. Distansarbete däremot är något annat, då det blir extra viktigt att hålla kontakten för att försäkra sig om att alla känner sig informerade och vet vad som är på gång. I lägen av kris kan det vara bra att ha en kort avstämning varje morgon för att se över hur alla mår och hur planerna är för dagen. Detta kan med fördel göras över en distansfika via ett kort videosamtal. Därefter kan dagen avslutas med en kort uppföljning så alla känner sig sedda och inkluderade. En gång i veckan kan man ta ett lite längre avstämningsmöte för att se över veckan som kommer och koordinera de åtgärder som behövs vidtas.

Möten och events – i dagsläget ställs många möten, konferenser och evenemang in men allt fler ser över virtuella lösningar för att kunna genomföra dem som planerat. Anmäl dig till andra organisationers digitala evenemang för att se hur de löser logistik, format, betallösningar, flerpartssamtal mm. Mycket av detta kan man idag hitta via forum som LinkedIn och Eventeffect där det generöst delas med sig av spännande nya plattformar och livestream-möjligheter som kan inspirera och ge idéer. Många leverantörer av IT-tjänster inom eventbranschen kan också ge rekommendationer och tips på hur övergången från live till online blir så smidig som möjligt, t ex Delegia och Brella för att nämna några.

Coronaviruset ställer våra företag och samhällen inför stora utmaningar, men nedgång innebär också nya möjligheter. Det är lätt att fasta på de tekniska detaljerna, men om man istället fokuserar på lösningarna man vill se och involverar personal och kunder i utvecklingen framåt så är man på god väg att ta sig stärkt igenom de kommande månaderna.

Av: Sofie Marin