Om rollen: chefssekreterare/administratör på Socialstyrelsen i Stockholm
Socialstyrelsen rekryterar erfarna, serviceinriktade administratörer i chefssekreterarfunktion för att ge nära ledningsstöd till en av myndighetens verksamhetsområdesdirektörer inom Sjukvård, Socialtjänst eller Utveckling, stöd och beredskap. Tjänsterna är placerade i Stockholm med möjlighet till distansarbete upp till två dagar i veckan. Sista ansökningsdag är 9 augusti 2026.
Uppdraget i korthet
- Strukturera och planera direktörens kalender, möten och prioriteringar.
- Boka lokaler, resor och konferenser samt hantera logistik.
- Skriva mötesprotokoll och säkerställa professionell dokumentation.
- Sammanställa texter, ta fram underlag och producera presentationer i PowerPoint.
- Samverka och företräda direktören/myndigheten gentemot interna och externa kontakter.
- Bidra till utveckling av arbetssätt och intern effektivitet inom verksamhetsområdet.
Kravprofil enligt annonsen
- Eftergymnasial utbildning och relevant erfarenhet.
- Flerårig erfarenhet av direkt administrativt chefsstöd (chefssekreterare/EA/ledningsassistent).
- Dokumenterad förmåga att skapa struktur och planera effektivt för dig själv och andra.
- Mycket goda kunskaper i MS Office (Outlook, PowerPoint, Word, Excel) och vana av administrativa stödsystem.
- Stark samarbetsförmåga med både interna och externa parter.
- Mycket god skriftlig svenska (inklusive protokoll) och god muntlig svenska.
- God engelska i tal och skrift.
Meriterande erfarenheter
- Tidigare arbete inom statlig myndighet eller annan offentlig verksamhet.
- Bakgrund inom hälso- och sjukvård, socialtjänst eller tandvård.
- Erfarenhet från större, komplexa och regelstyrda organisationer med många kontaktytor.
Personliga egenskaper som efterfrågas
Socialstyrelsen lägger stor vikt vid personlighet. Rollen kräver ett professionellt, flexibelt och prestigelöst förhållningssätt, hög noggrannhet och förmåga att arbeta proaktivt och långsiktigt. Du trivs med ansvar, fattar egna beslut inom ditt område och hanterar flera parallella uppgifter i ett snabbt inflöde.
Anställningsvillkor och placering
- Form: Tillsvidareanställning med sex månaders provanställning.
- Titel: administratör (chefssekreterarfunktion) inom Sjukvård, Socialtjänst eller Utveckling, stöd och beredskap.
- Ort: Västerbroplan, Stockholm. Distansmöjlighet upp till två dagar/vecka beroende på arbetsuppgifter.
- Planerad kontorsflytt till Solna Strand våren 2027.
Varför rollen är intressant för executive assistants
För erfarna executive assistants och VD-assistenter erbjuder uppdraget en central position nära beslutsfattande i en samhällsbärande myndighet. Kombinationen av avancerad kalender- och mötesstyrning, produktion av beslutsunderlag och presentationer samt omfattande intressenthantering gör tjänsten till ett starkt nästa steg för den som vill fördjupa sin påverkan i ledningsarbetet inom offentlig sektor.
Ansökan och urval
- Sista ansökningsdag: 9 augusti 2026.
- Urval sker via urvalsfrågor; personligt brev efterfrågas inte.
- All kompetens du anger i urvalsfrågorna ska kunna verifieras i ditt CV.
- Myndigheten förväntar sig många ansökningar – var specifik med relevanta resultat och exempel.
Tips för att stärka din ansökan
- Beskriv konkreta case där du skapat struktur i komplexa ledningskalendrar och mötesflöden.
- Visa resultat av förbättrade arbetssätt (t.ex. kortare ledtider, högre möteseffektivitet).
- Lyft din erfarenhet av protokoll, beslutsunderlag och visuellt starka PowerPoint-presentationer.
- Poängtera erfarenhet av offentlig sektor och regelstyrda miljöer om du har det.
- Framhäv din förmåga att representera ledning och bygga relationer internt och externt.
Nyckelord för dig som söker
Chefssekreterare, administratör, executive assistant, VD-assistent, Socialstyrelsen, Stockholm, Västerbroplan, Solna Strand, verksamhetsområdesdirektör, kalenderhantering, mötesplanering, protokoll, beslutsunderlag, PowerPoint, MS Office, offentlig sektor, statlig myndighet, distansarbete, Sjukvård, Socialtjänst, Utveckling stöd och beredskap, ansökan 9 augusti 2026.
Källa: Socialstyrelsens jobbannons.
