Jag har under mina tjugo år som konsult föreläst, processlett och hållit i workshoppar med så många olika företag och organisationer. Det är i stort sett samma mönster vid den första kontakten med företaget. Det är oftast en vd-assistent eller någon i en liknande roll som hör av sig för att kontrollera om datumet är ledigt, om uppdraget passar för mig och för att få lite inspel på vad hen kan säga till övriga gruppen om mitt arbete.
Om det är ett seriöst företag blir det ofta en träff där vi går igenom agendan, syftet och tidsramarna för eventet. I dessa möten visar det sig ofta att denna mycket viktiga assistent får massor att hålla i för att det hela ska fungera.
Det kan uttryckas på så många olika sätt: ”Spindeln i nätet”, ” fixaren”, ”problemlösaren” eller ”den som får det att hända”
När kommer boken?
Många har skrivit böcker om hur företag ska skötas och ledas. Jag vill påstå att bakom alla dessa företagsledare så framträder en annan typ av ledarskap.
Den som förverkligar alla målsättningar. Den som får det att hända.
Om ledningsassistenten ska få ihop pusslet krävs ett personligt ledarskap. En klinisk noggrannhet, en perfekt tidsplan, en kontaktlista med uppföljning ner i minsta detalj och nedskrivna överenskommelser. Allt förpackat i en kommunikativ relationskapande ton, stresståligt och i en positiv anda samtidigt som det inte får bli ”mesigt” eller tveksamt. Att verkligen kunna styra ”vänligt men bestämt”
Att kunna utveckla denna kompetens är så mycket mer än att rita ett ”Gantschema” med milstolpar och att tillsätta resurser i Microsoft project.
När kommer den första riktiga handboken om att leda bakom VD?
Hur är en dag för vd-assistenten?
Jag brukar fråga hur en dag ser ut för vd-assistenten och vad som är viktigast för att få det att fungera?
Svaren skiljer sig åt men några gemensamma faktorer kommer tillbaka.
Ömsesidig tillit till företaget och VD, total öppenhet och många, många små samtal för att säkerställa att kommunikationen blir rätt. Att det klickar värderingsmässigt och att det är okej att ställa frågor utan att bli nergjord eller bortgjord. Det är så viktigt att få ifrågasätta och att få ta rollen som den utmanande och sanningssägande personen i relationen med VD.
Ledarskapet handlar också om att sätta gränser för privatliv/arbetsliv, annars riskerar man att arbeta jämt. Det är också så viktigt att återkoppla och vara den som står upp för fattade beslut och inte alltid vara den som springer på alla bollar för att vara juste. För det är så lätt att vd-assistenten fastnar i ett mönster av att vara den som alltid fixar precis allt. Var noga så att inte din vardag blir som metaforen: ”Den åsna som bär, lastar alla på”.
Det krävs ett ledarskap byggt på integritet för att hålla över tid.
Våga säga -Nej. När någon ”slarvig medarbetare” försöker lägga över sitt eget ansvar på ledningsassistenten. Många av de skickliga assisterna säger att en stor nyckel är att delegera eller köp in kompetens som är tidsödande eller som kräver onödigt stor kraft. Ta hjälp, be om hjälp och var ute i god tid innan så att du inte hamnar i en dålig situation för att du ”kan själv” eller ”vill vara duktig”.
Ett annat tips är att använda humor och skratt när saker och ting inte går ens väg.
Att inta ett ”befriande perspektiv” när någon bagatell får ta för stor plats i planeringen.
Du som VD, hyr in ett proffs när du ska anställa en assistent nästa gång.
De företag som anställer proffs vet att det lönar sig i längden för vad kostar varje missförstånd? Eller som någon sa: ”Att hyra in ett proffs är dyrt, prova att hyra in en amatör så får du se vad det kostar”.
Och ett tips till dig som är VD:
Sköt om din assistent och visa äkta uppskattning. Du blir inte bättre än din assistents förmåga och kompetens.
Och till dig som är vd-assistent: Passa på och njut av det du skapat. För detta hade inte hänt om inte du tagit ansvar, att gå från ord till handling. Var stolt över ditt personliga ledarskap!
Anders Lundin är, förutom gästskribent på Executiveeffect, pedagog, idrottsledare, elittränare och före detta förbundskapten i handboll samt certifierad förändringsledare. Hans ämnesområde är kommunikation i alla dess former. Han har även blivit utsedd till Topp100 – Sveriges populäraste föreläsare 2019 av Eventeffect.se
Läs mer: ”Relationen mellan assistent och vd fascinerar mig”
