Försvarsmakten rekryterar administrativ assistent till Högkvarteret i Stockholm
Försvarsmakten utlyser en tidsbegränsad tjänst som administrativ assistent vid Högkvarterets avdelning för Affärs- och försörjningsledning, centralt i Stockholm. Rollen passar dig som arbetar som Executive Assistant, VD-assistent eller ledningsassistent och vill kombinera kvalificerat chefsstöd med arbete i en samhällskritisk verksamhet.
Nyckelrollen: administrativt nav närmast ledningen
I uppdraget ingår att ge brett administrativt stöd till avdelningen och arbeta nära cheferna. Tjänsten spänner över juridik-, affärs- och personalnära administration och ställer höga krav på integritet, servicekänsla, struktur och förmågan att växla mellan strategiska och rutinmässiga uppgifter.
Huvudsakliga arbetsuppgifter
- Driva och samordna avdelningens administrativa funktion samt stödja ledning och stabsfunktion.
- Ärendehantering och diarierelaterade flöden.
- Hantering av sekretessbelagda handlingar och administrativa säkerhetsfrågor.
- Personaladministrativt stöd till chefer.
- Systemadministration samt inköp och beställningar för avdelningen.
- Samordning av lokal- och servicefrågor samt avdelningsgemensamma aktiviteter.
- Återkommande administrativa rutiner och förbättringsarbete.
- Eget ansvar för utpekade uppgifter och interna utvecklingsprojekt.
Kravprofil
- Gymnasieexamen med administrativ och/eller ekonomisk inriktning (eller likvärdig utbildning).
- Mycket god förmåga att uttrycka sig på svenska i tal och skrift.
- Mycket god datorvana samt avancerade kunskaper i MS Excel, Word och PowerPoint.
Personliga egenskaper
- Serviceorienterad, noggrann, strukturerad och välorganiserad.
- Självgående initiativtagare med god samarbetsförmåga och kommunikation.
- Flexibel och prestigelös; ser förbättringsmöjligheter och driver förändring.
- Trivs med omväxlande uppgifter, parallella processer och periodvis högt tempo.
Meriterande erfarenheter
- Genomförd GMU eller grundutbildning med värnplikt i Försvarsmakten.
- Erfarenhet från Försvarsmakten eller försvarssektorn.
- Tid i offentlig verksamhet eller myndighet.
- Flerårigt kvalificerat administrativt arbete, exempelvis vid advokatbyrå, myndighet eller bolag.
- Kunskaper i SAP.
Anställningsvillkor och säkerhet
- Anställningsform: tidsbegränsad till 2027-06-30.
- Omfattning: 100 %, civil befattning.
- Placering: Stockholm, Högkvarteret (Affärs- och försörjningsledning).
- Tillträde enligt överenskommelse.
- Säkerhetsklassad anställning med säkerhetsprövning och registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen; svenskt medborgarskap krävs normalt.
- Skyldighet till krigsplacering samt att delta i utbildningar, övningar och insatser, inrikes och utrikes.
Ansökan och sista datum
Ansök via Försvarsmaktens webbplats. Sista ansökningsdag är 2026-06-23. Bifoga CV med två referenser, personligt brev och svar på urvalsfrågor.
Frågor om befattningen: stf avdelningschef Johan Malmström via växel 08-788 75 00. Frågor om processen: HR-specialist Paulina Unger, 08-788 75 00.
Fackliga företrädare: SACO (Stefan Ungerth), SEKO (Monika Danielsson/Lise-Lotte Larsson), Försvarsförbundet OFRS (Kjell Tetzlaff), OFRO (Roger Ericsson).
Om Högkvarteret
Högkvarteret samlar cirka 1 000 medarbetare – yrkesofficerare och civila experter – och omfattar försvarsstaben, operationsledningen, militära underrättelse- och säkerhetstjänsten samt stabsavdelning och tillsynsenheter. Arbetet sker i en miljö där sekretess, precision och samhällsansvar är centrala.
Varför rollen är intressant för Executive Assistants
- Arbeta direkt närmast ledningen i en komplex, säkerhetsklassad miljö med tydlig påverkan.
- Brett uppdrag som kombinerar ärendehantering, personal- och systemstöd med processeffektivisering.
- Möjlighet att driva förbättringar och etablera arbetssätt i en verksamhet med höga kvalitetskrav.
Checklista: så stärker du din ansökan
- Visa på avancerad MS Office-kompetens, särskilt Excel (exempel: pivottabeller, datavalidering) och PowerPoint för ledningsunderlag.
- Beskriv konkreta exempel på förbättrade administrativa rutiner eller införda processer och vilken effekt de gav.
- Lyft erfarenhet av sekretess/klassificerat material, diarieföring och efterlevnad av regelverk.
- Nämn systemvana (gärna SAP) och roll i inköp/beställningar eller behörighetsadministration.
- Ge exempel på hur du hanterat högt tempo och parallella ärenden utan att tappa kvalitet.
Sammanfattning
Detta är en kvalificerad administrativ nyckelroll för dig som vill arbeta närmast ledningen och bidra till att bevara Sveriges säkerhet. Med stark struktur, integritet och förbättringsdriv kan du bli den spindel i nätet som Högkvarteret söker.
Nyckelord: administrativ assistent, Executive Assistant, VD-assistent, chefsstöd, Försvarsmakten, Högkvarteret, Stockholm, ärendehantering, sekretess, SAP, offentlig sektor, säkerhetsprövning, tidsbegränsad anställning.
