Saab söker administrativ assistent till BU AEW, Mechanical & Structural Engineering i Göteborg
Saab förstärker sitt ledningsstöd och rekryterar en administrativ assistent till Business Unit Airborne Early Warning (BU AEW) i Göteborg. Rollen är placerad i avdelningen Mechanical & Structural Engineering, som utvecklar den mekaniska designen för ERIEYE-radarn och ingår i det bredare GlobalEye-programmet. Avdelningen består av cirka 120 medarbetare, och som assistent blir du en del av ledningsgruppen på sex personer och rapporterar direkt till avdelningschefen.
Det här gör rollen
Uppdraget är ett nav för effektivt ledningsstöd och administration med hög servicenivå och noggrannhet. Enligt annonsen omfattar ansvaret bland annat:
- Planera och koordinera konferenser, hantera inbjudningar och agendor
- Förbereda underlag och dokumentera resultat från workshops och liknande aktiviteter
- Stödja sektionschefer i rekryteringsadministration (inklusive konsulter) och bidra i onboarding av nyanställda
- Kalender- och informationshantering åt avdelningschefen
- Administrativa flöden som dokumenthantering, attest/godkännanden och gemensamma mailboxar
- Planera, koordinera och genomföra VIP-besök
- Detaljerad reseplanering samt hantering av reseräkningar och utlägg
- Vid behov stötta Business Unit i olika initiativ
Det finns även utrymme att påverka rollens innehåll baserat på din kompetens och dina intressen.
Vem Saab söker
Rollen passar en driven och serviceinriktad teamspelare med hög integritet och gott omdöme. Förmåga att hantera konfidentiell information är central, liksom nätverkande med övriga assistenter i organisationen. Saab efterfrågar:
- Erfarenhet av att stötta chefer och ledningsgrupper med krav på sekretess, initiativförmåga och mognad
- Proaktiv problemlösning och “one step ahead”-mentalitet
- Strukturerat arbetssätt och intresse för administration och processer
- Utmärkt samarbetsförmåga med både interna och externa intressenter
- Flytande svenska och engelska i tal och skrift
Säkerhetsprövning och sekretess
Tjänsten omfattas av säkerhetsskyddslagstiftning och kräver godkänd säkerhetsprövning. För vissa säkerhetsklassade roller kan krav på medborgarskap tillkomma.
Varför rollen är intressant för executive assistants och ledningsassistenter
- Strategisk exponering: Nära samarbete med avdelningschef och ledningsgrupp inom en högteknologisk verksamhet.
- Operativ bredd: Kombination av kalender- och informationsstyrning, rekryteringsadministration, onboarding, rese- och event/logistik.
- Påverkan: Möjlighet att forma arbetsinnehållet och driva förbättringar i administrativa flöden.
- Affärsnära teknikmiljö: Inblick i världsledande radar- och flygsystem (GlobalEye och ERIEYE) och komplexa projektstrukturer.
Nycklar till framgång i rollen
- Kalendern som styrsystem: Prioritera och sekvensera möten, beslutspunkter och deadlines för avdelningschefen.
- Smidig informationslogistik: Korta svarstider, tydliga beslutsunderlag och välordnade dokumentflöden.
- Processkvalitet: Standardisera mallar, checklistor och onboardingsteg för jämn leverans.
- Intressenthantering: Tydlig kommunikation med sektionschefer, konsulter och externa partners.
- Rese- och eventprecision: Proaktiv planering, policyföljsamhet och kostnadskontroll.
Förberedelser inför intervju
- Ge exempel på hur du hanterat sekretess och känslig information i tidigare uppdrag.
- Beskriv hur du har byggt nätverk med andra assistenter och stöttat tvärfunktionella initiativ.
- Visa hur du förbättrat administrativa processer (t.ex. rekryteringsflöden, dokument- eller attesthantering).
- Förklara din metod för att prioritera i komplex kalenderstyrning och parallella deadlines.
- Berätta om erfarenhet av VIP-besök och större interna/externa möten.
Om Saab och BU AEW
Saab är ett ledande försvars- och säkerhetsföretag med cirka 28 000 medarbetare globalt. Verksamheten spänner över flyg, lednings- och sensorsystem, vapensystem och undervattensteknik. Bolaget har huvudkontor i Sverige och bedriver stor verksamhet internationellt. BU Airborne Early Warning ansvarar för det kompletta luftburna övervakningssystemet GlobalEye, inklusive hårdvara, mjukvara och systemintegration. Inom Mechanical & Structural Engineering utvecklas den mekaniska designen för ERIEYE-radarn.
Så ansöker du
Intresserad av rollen som administrativ assistent i Göteborg? Läs den fullständiga jobbannonsen och lämna din ansökan via Saabs karriärsidor. Notera kraven på säkerhetsprövning och att urvalet kan ställa höga krav på integritet, struktur och språklig säkerhet i både svenska och engelska.
Sammanfattning
Detta är en möjlighet för erfarna executive assistants, VD- och ledningsassistenter att ta plats i en tekniskt avancerad och samhällsviktig miljö. Med fokus på ledningsstöd, sekretess och processkvalitet erbjuder rollen hos Saab BU AEW i Göteborg både bredd och djup – samt chansen att påverka hur administrativ excellens ser ut i en modern ingenjörsorganisation.
