Hantera din tid och e-post

Nya e-postmeddelanden strömmar in hela tiden och många gånger upplever man att högen av att-göra-punkter bara växer och växer. Det är lätt hänt att man missar något viktigt i dessa mail och detta kan leda till negativa konsekvenser.

Skapa en tydlig mappstruktur i ditt e-postprogram

Att ha en inbox där alla mail är samlade är sällan en god idé. Försök istället att kategorisera dina mail i olika mappar. Dessa mappar kan spegla olika avdelningar på företaget, kunder, avsändare, osv. Här finns det många olika strategier. Välj den strategi som fungerar bäst för dig. Läs nästa tips här nedan innan du börjar förflytta mail till dina foldrar manuellt.

Automatiska regler för inkommande e-post

När du har din mappstruktur på plats, har det blivit dags att sätta upp det vi kallar för regler. Det innebär att mailprogrammet sorterar inkommande mail åt dig och utför ett specifikt kommando. Dessa kommandon kan vara allt från att skicka automatiska svar på vissa typer av email till att förflytta mailen till specifika foldrar.

Du kan till exempel skapa en regel som säger att “alla mail som kommer från X ska förflyttas till folder MARKNADSFÖRING”

Nu kommer du se hur en ökad struktur faktiskt gör din e-post mer lättöverskådlig. När du sätter upp en regel har du också möjlighet att köra regeln på alla e-postmeddelande som finns i din inkorg. Då slipper du manuellt förflytta dessa till foldrarna.

Använd “att-göra-listor”

Våra två första tips handlade om att lägga grunden för en mer strukturerad e-post. Nu har det blivit dags att skapa tydliga prioriteringar och deadlines. Använd valfritt program eller app för att skapa att-göra-listor. Det går även att göra dessa analogt, i en anteckningsbok eller liknande, men vi rekommenderar att hålla så mycket som möjligt digitalt.

Fördelen med att använda appar eller andra molntjänster, är att du kommer åt dina att-göra-listor vart du än befinner dig och kan alltid lätt lägga till en punkt när du är ute på språng.

Avsätt tid till specifika uppgifter

Nu kan du enklare avsätta tid för vissa typer av uppgifter. Du kan njuta av känslan av att bocka av eller stryka över att-göra-punkter allt eftersom du utför dessa. Samtidigt har du stenkoll på vad som händer i mailboxen och kan vid behov ta tag i inkommande mail direkt om så behövs.

Anamma “one touch” och bli ännu mer effektiv

Det finns en metod som kallas för “one touch” och som innebär att man tar tag i en uppgift direkt när man får den till sig. Jämför med om man får en uppgift, man sorterar den i rätt mapp, lägger till att-göra-punkter och lägger in det i sin kalender. Med one touch vidrör man bara uppgiften en gång. Detta kan med fördel utföras om man har tid och känner att uppgiften löses bäst om den löses snabbt.

Av: Joel Wretborn