En virtuell assistent kan avlasta ditt företag med allt från administration och marknadsföring till fakturering och projektledning. Genom att delegera skapar du utrymme för att fokusera på kärnverksamheten, och lägga fokus på det som får företaget att växa. Utan att anställa har du en digital hjälp som hjälper dig på ett effektivt sätt.

Malin Björnell startade eget som virtuell assistent för snart tre år sedan. Idag driver hon Ulla-Bella som hjälper företag att effektivisera sin vardag.

– En virtuell assistent är en person som jobbar med allt det som är runt kärnverksamheten. De flesta virtuella assistenter jobbar på distans, med allt från försäljning, administration, projektledning till sociala medier och ekonomi. Jag jobbar främst på distans men ibland är jag med på kundmöte, säljkonferens, eller kickoff. Det beror på hur uppdraget ser ut, säger Malin Björnell.

Många söker virtuell assistent

Men vilka söker en virtuell assistent? Hos Malin Björnell kommer kunderna från en rad olika branscher. Även om kundernas erbjudande och branscher skiljer sig åt så är behoven liknande. Den typiska kunden är ett bolag med färre än trettio anställda, där behovet av en assistent finns men det finns inte jobb eller ekonomi för en heltidstjänst på området. Då anlitar de Malin och får avlastning med det som behövs.

– Efterfrågan har ökat senaste året, det är fler förfrågningar som kommer in. Många företag har fått mycket att göra och behöver hjälp innan de kan anställda, eller så har de tyvärr behövt låta personal gå men har fortfarande arbetsuppgifter de behöver hjälp med, säger Malin.

En virtuell assistent jobbar digitalt, ofta i planeringsverktyg och kommunikationsverktyg som kunden tar del av. Genom digitala kommunikationsverktyg underlättar kommunikationen mot kund och Malin jobbar även med avstämningar utifrån kundens behov. Många virtuella assistenter jobbar med abonnemang eller tidbank, där timmarna disponeras utifrån behov. Företaget kan fokusera på kärnverksamheten med vetskapen om att det administrativa tas om hand, vilket sparar både tid och energi. Men vad ska man tänka på när man anlitar en virtuell assistent?

– Jag tycker man ska tänka igenom vad man verkligen behöver hjälp med, titta på vilka arbetsuppgifter man kan bli av med för att kunna frigöra tid till annat, se över var man själv är en flaskhals och fundera över hur det går att lösa. Fundera över vad som dränerar på energi och om det är något som tar lång tid som någon annan hade kunnat göra fortare. Sen tycker jag även det är viktigt att man som kund lägger in några extra timmar i uppstarten, för den tiden får man igen senare, säger Malin.

Virtuell assistent pris – så mycket kostar det

Att anlita en virtuell assistent är kostnadseffektivt eftersom jobbet utförs av en person som är van vid administration. De flesta virtuella assistenter jobbar per timme men vissa jobbar även mot fast pris. Timpriset varierar, men kostar ungefär från 500 kr/timmen exklusive moms och uppåt. Malin rekommenderar att ta in en virtuell assistent när man har möjlighet att täcka minst tio timmar i månaden. På så sätt finns det möjligt för den virtuella assistenten att få en inblick i företaget för att kunna effektivisera processer. Men när vet man att det är det dags att ta in en virtuell assistent i företaget?

– När man känner att man börjar växa och få snurr på företaget, det går bra men man vill inte anställa, eller när man har behövt dra ner på resurser men behovet av viss hjälp kvarstår. Då kan man ta in en virtuell assistent några timmar i veckan tills man är redo att anställa. Många väntar tyvärr tills det gått lite för långt, när man halkat efter med mycket eller tappat kontrollen över processen, säger Malin.

Många kunder tycker det är svårt att förstå vad de kan eller vill delegera men Malin menar att man kan få hjälp med det mesta. Malin jobbar själv med andra virtuella assistenter för att kunna möta kundens behov och som företag får man utgå från behoven när man letar efter en virtuell assistent.

– Många säger att de inte vet vad de vill delegera, man tror att om jag inte gör allt så funkar det inte. Men det leder till att man jobbar för mycket, trots att det finns så mycket saker man kan få hjälp med, avslutar Malin.

Anlita en virtuell assistent – tänk på detta