Kommer artificiell intelligens att ersätta framtidens Executive Assistants, eller göra dem ännu mer värdefulla? En ny branschrapport från Vimcal visar att hela 86 procent av de tillfrågade assistenterna tror att AI kommer att förstärka deras yrkesroll under de kommande fem åren. Endast 3,4 procent tror att tekniken kommer att ersätta rollen. Resultaten pekar mot en yrkesroll i förändring, där affärsförståelse, digital kompetens och förmågan att arbeta nära ledningen kan få ännu större betydelse.

AI väcker framtidstro bland assistenter

Diskussionen om hur artificiell intelligens kommer att påverka arbetsmarknaden har ofta handlat om vilka arbetsuppgifter som kan automatiseras och vilka yrken som riskerar att försvinna.

Men bland Executive Assistants finns också en tydlig framtidstro.

I Vimcals rapport 2026 Trends and Insights on the Administrative and Executive Assistant Profession har 600 assistenter deltagit i en undersökning om bland annat arbetsuppgifter, karriärutveckling, teknik och AI.

Hela 86 procent av de svarande tror att AI kommer att förstärka assistentrollen under de kommande fem åren.

Endast 3,4 procent tror att AI kommer att ersätta yrkesrollen.

Undersökningen genomfördes i augusti 2025 bland deltagare i Vimcals och CCing My EA:s nätverk. Den är därför inte representativ för alla assistenter, men ger en intressant inblick i hur en grupp yrkesverksamma ser på framtiden.

Administrativa uppgifter tar fortfarande mycket tid

Trots diskussionen om assistentrollens strategiska utveckling visar rapporten att traditionella administrativa arbetsuppgifter fortfarande upptar en stor del av arbetstiden.

När deltagarna fick ange vilken aktivitet de lägger mest tid på svarade:

29,3 procent kalender- och mötesplanering.
21,5 procent mejl och kommunikation.
16,3 procent projekt och strategiskt arbete.
13,5 procent resebokningar.
7,2 procent förberedelser inför evenemang och möten.

Resultaten illustrerar hur många olika ansvarsområden som ryms inom assistentrollen.

Samtidigt är flera av de mest tidskrävande arbetsuppgifterna sådana där AI redan kan användas som stöd.

Det kan handla om att sammanfatta information, formulera utkast, skapa strukturer eller identifiera uppgifter som behöver följas upp.

Om dessa moment kan effektiviseras uppstår möjligheter att frigöra tid till mer kvalificerat arbete.

Från administrativt stöd till strategiskt partnerskap

Att arbeta nära en företagsledning innebär ofta att ha god insyn i organisationens prioriteringar, utmaningar och arbetssätt.

En erfaren Executive Assistant förstår inte bara vad som ska göras, utan också varför det är viktigt, vem som behöver involveras och hur olika frågor påverkar varandra.

Det är kunskaper som är svåra att ersätta med ett digitalt verktyg.

AI kan hjälpa till att skapa ett första utkast till en agenda, men tekniken känner inte nödvändigtvis till de relationer, känsliga frågor eller informella överenskommelser som påverkar hur mötet bör genomföras.

Den kan sammanfatta information, men den mänskliga bedömningen behövs fortfarande för att avgöra vad som är viktigt för ledningen.

Det är här som framtidens assistentroll kan komma att utvecklas.

Fem kompetenser som kan bli allt viktigare

1. Affärsförståelse och helhetsperspektiv

Att förstå organisationens mål, verksamhet och prioriteringar gör det enklare att fatta självständiga beslut och ge rätt stöd.

En assistent med stark affärsförståelse kan också identifiera risker och möjligheter innan de blir uppenbara för andra.

2. Digital kompetens och AI-förståelse

Att kunna använda AI-verktyg blir en viktig färdighet, men minst lika viktigt är att förstå deras begränsningar.

Den som kan formulera bra instruktioner, kontrollera resultat och bedöma när AI är lämpligt att använda kan effektivisera arbetsdagen utan att tumma på kvaliteten.

3. Prioritering och proaktiv planering

När informationsmängden ökar blir förmågan att sortera, prioritera och ligga steget före allt viktigare.

Det räcker inte alltid att hantera uppgifter när de uppstår. Ett värdefullt ledningsstöd handlar också om att förutse behov och skapa förutsättningar för att arbetet ska fungera smidigt.

4. Kommunikation och relationsbyggande

En assistent fungerar ofta som en länk mellan företagsledning, medarbetare och externa kontakter.

Att kunna läsa av situationer, bygga förtroende och kommunicera med olika människor är kompetenser som även fortsättningsvis kommer att vara centrala.

I Vimcals undersökning lyfts bland annat emotionell intelligens, lyhördhet och förmågan att uppfatta outtalade signaler som viktiga mänskliga färdigheter.

5. Omdöme, diskretion och integritet

Den som arbetar nära ledningen behöver ofta hantera känslig information och situationer där det inte finns ett självklart rätt svar.

Förmågan att göra välgrundade bedömningar, förstå sammanhang och veta när en fråga behöver lyftas vidare är svår att automatisera.

I takt med att AI används för fler uppgifter blir denna kompetens snarare viktigare.

AI används redan av många assistenter

Undersökningen visar också att AI har blivit en del av arbetsvardagen för många av deltagarna.

Omkring 70 procent uppger att de använder ChatGPT i arbetet, medan 43 procent använder Microsoft Copilot och 20 procent Google Gemini.

Det visar att AI inte längre enbart är något som diskuteras i framtidsscenarier. För många assistenter är tekniken redan ett praktiskt arbetsverktyg.

Samtidigt väcker utvecklingen frågor om kompetensutveckling, informationssäkerhet och hur arbetsgivare ska stötta medarbetarna i förändringen.

Att införa nya verktyg räcker inte. Organisationer behöver också skapa förutsättningar för att tekniken används på ett genomtänkt sätt.

Framtidens assistent behöver kombinera teknik med mänsklig förståelse

För Executive Assistants kan utvecklingen innebära ett tillfälle att ytterligare stärka sin position i organisationen.

När vissa rutinuppgifter förenklas eller automatiseras kan mer tid användas till planering, samordning, förbättringsarbete och strategiskt stöd.

Men den förändringen kommer inte automatiskt.

Det krävs både möjlighet till kompetensutveckling och att chefer och organisationer ser värdet av att använda assistentens kunskaper på nya sätt.

Vimcals rapport visar att många assistenter själva ser AI som en möjlighet snarare än ett hot.

Framtidens mest värdefulla assistent är kanske inte den som gör flest saker själv, utan den som bäst kombinerar teknik, affärsförståelse och mänskligt omdöme för att skapa resultat.