Karolinska söker medicinsk sekreterare som chefsassistent till ME Övre buk i Huddinge
Karolinska Universitetssjukhuset förstärker sitt ledningsstöd inom Verksamhetsområde Vårdadministration. Nu rekryteras en medicinsk sekreterare med inriktning chefsstöd till ME Övre buk i Huddinge – en roll för dig som vill kombinera struktur, service och koordinering i en högt specialiserad vårdmiljö. För Executive Assistants och ledningsassistenter är detta ett uppdrag där du kommer riktigt nära verksamhetens beslutsfattare och bidrar direkt till effektivitet och kvalitet i vårdflödena.
Om arbetsplatsen: VO Vårdadministration och ME Övre buk
VO Vårdadministration samlar cirka 600 medicinska sekreterare, administratörer och chefsassistenter som säkerställer sjukhusets administrativa nav. ME Övre buk är ett regionalt, och inom delar nationellt, centrum för utredning och avancerad behandling vid sjukdomar i matstrupe, magsäck, lever och pankreas – med patientresultat på toppnivå. Enheten omfattar även gastrointestinal endoskopi som bedriver avancerad utredning och intervention och täcker Karolinskas behov av akut endoskopi.
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter
- Planera och koordinera möten samt organisera planeringsdagar
- Föra protokoll och minnesanteckningar
- Resebokningar, inköp i inköpssystem och offertinhämtning
- Behörighetshantering i relevanta system
- Onboarding av nyanställda och auskulterande läkare
- Planering kopplat till fellowship
- Dokumentadministration i Centuri
- Uppdatering av information på interna och externa webben (webbredaktör)
Vem trivs i rollen?
- Du tar ansvar, driver processer självständigt och arbetar metodiskt
- Du samarbetar prestigelöst, är lyhörd och kommunicerar lösningsorienterat
- Du är lugn och serviceinriktad med hög integritet
- Du ser helheter, förstår din roll i verksamheten och agerar utifrån det
- Du har ekonomiskt sinne och förstår affärsmässighet i offentlig vård
- Du planerar och organiserar effektivt utifrån tydliga processer
Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.
Kvalifikationer
Krav:
- Utbildad medicinsk sekreterare
- Mycket god svenska och engelska i tal och skrift
Meriterande:
- Erfarenhet som chefsassistent inom hälso- och sjukvården
Förmåner och arbetsvillkor
- En hjälpsam och teamorienterad arbetsmiljö med hög arbetsglädje
- Nätverk och kollegiala träffar inom verksamhetsområdet
- Varierande arbetsuppgifter och utvecklingsmöjligheter
- Flextid och möjlighet till distansarbete
- Generöst friskvårdsbidrag och kostnadsfritt gym
- Karolinskas övriga förmåner för anställda
Rekryteringsprocessen i korthet
- Urval och intervjuer sker löpande
- Bifoga CV och besvara urvalsfrågor (ersätter personligt brev)
- Registerkontroll vid arbete som innefattar vård av barn och unga
- Möjlig krigsplacering enligt gällande regelverk
- Interna referenser kan tas för nuvarande/tidigare Region Stockholm-anställda
- Provanställning kan tillämpas för tillsvidareanställning
- Ansökan sker enbart via Region Stockholms rekryteringssystem
Facklig kontakt: Vision Karolinska – [email protected]
Varför den här tjänsten är extra intressant för chefsassistenter och EAs
- Nära chefsstöd: Arbeta tätt med sektionschefer och påverka planering och takt i verksamheten
- Högspecialiserad miljö: Insyn i avancerade vårdflöden inom övre buk och endoskopi
- Digital administration: Ansvar för dokumentstyrning i Centuri och webbredaktörskap
- Bred koordinering: Från onboarding och behörigheter till resor, inköp och planeringsdagar
- Kompetenslyft: Tillgång till nätverk, rutinförbättringar och tvärprofessionellt samarbete
Tips från Executiveeffect: Så maxar du din ansökan
- Koppla dina erfarenheter till kravprofilen: visa konkreta exempel på mötesstyrning, protokoll och processförbättring
- Lyft systemvana: nämn dokumentstyrning, behörigheter och om du arbetat i Centuri eller liknande
- Ge evidens på service och integritet: beskriv hur du hanterat känslig information och komplexa intressentbilder
- Visa ekonomiskt tänk: kort exempel på kostnadseffektivitet i inköp, avtal eller resor
- Skriv tydligt på svenska och engelska: bifoga gärna prov på skriftlig kommunikation om möjligt
Så ansöker du
Skicka in din ansökan via Region Stockholms rekryteringssystem. Bifoga CV och besvara urvalsfrågorna – detta ersätter personligt brev. Ansökningar via e‑post eller brev hanteras inte.
Om Karolinska Universitetssjukhuset
Karolinska är ett av världens främsta universitetssjukhus med uppdrag att tillsammans med Karolinska Institutet bedriva vård, utbildning och världsledande forskning. Visionen: att bota och lindra imorgon det ingen kan bota och lindra idag.
Relaterade sökord
Chefsassistent, medicinsk sekreterare, ledningsstöd, vårdadministration, ME Övre buk, Huddinge, Karolinska Universitetssjukhuset, gastrointestinal endoskopi, dokumentstyrning, Centuri, webbredaktör, onboarding, fellowship, Region Stockholm, executive assistant i vården.
