Karolinska Universitetssjukhuset söker chefsassistent till Forskning och Utbildning (PMI) i Solna
Region Stockholm rekryterar en chefsassistent till Forskning och Utbildning inom Funktion Perioperativ medicin och intensivvård (PMI) vid Karolinska Universitetssjukhuset i Solna. Tjänsten kombinerar kvalificerat administrativt arbete, ledningsstöd och koordination i gränslandet mellan forskning, utbildning och högspecialiserad vård – i nära samverkan med Karolinska Institutet.
Om uppdraget
Rollen är central för FoU-ledningen inom PMI och innebär brett ansvar för mötes- och beslutsstöd, processer och praktiska arrangemang. Du blir navet som håller ihop planering, kommunikation och administrativa flöden för chefer och medarbetare i en miljö där vård, forskning och utbildning möts.
Centrala ansvarsområden
- Planering, kallelser, underlag, protokoll och uppföljning för ledningsmöten och andra FoU-relaterade möten inom PMI – inklusive samarbetsforum kopplade till Karolinska Institutet.
- Administrativa rutiner inom avtalshantering, personaladministration, inköp och fakturor.
- Kommunikation och informationsstöd via interna och externa webbplatser.
- Programläggning och praktisk logistik vid nationella och internationella besök.
- Koordinering av disputationer och andra akademiska högtider (bokningar, förberedelser, tidslinjer).
- Eget projektansvar utifrån verksamhetens behov samt nära samarbete med Utbildningskansliet, Forskningskansliet och ett nätverk av chefsassistenter.
Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid med placering i Solna.
Vem de söker
- En självgående, strukturerad och proaktiv administratör som prioriterar och driver arbetet framåt.
- Flexibel lagspelare med hög samarbetsförmåga, god kommunikation och stark servicekänsla.
- Trygg i att hantera flera parallella processer och skiftande förutsättningar i en föränderlig miljö.
Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.
Kvalifikationer
Krav:
- Eftergymnasial utbildning om minst 60 hp eller 200 YH-poäng inom till exempel administration, offentlig förvaltning, ekonomi eller likvärdigt område.
- Dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete inom region, universitet/högskola eller större företag.
- Mycket god datorvana och mycket goda kunskaper i Microsoft Office.
- Erfarenhet av administrativa system (exempelvis för fakturahantering, personal och inköp).
- Goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift.
Meriterande:
- Ytterligare relevant akademisk utbildning.
- Erfarenhet av kvalificerat lednings- och chefsstöd.
Varför rollen är intressant för dig som executive assistant
- Strategiskt läge nära FoU-ledning och verksamhetskritiska forum inom högspecialiserad vård.
- Exponering mot akademin genom samarbete med Karolinska Institutet och akademiska ceremonier.
- Brett mandat att skapa struktur i komplexa flöden – från mötesstyrning till kommunikation och ekonomi.
- Nätverk av chefsassistenter och stöd från Utbildnings- och Forskningskansliet ger både lärande och utbyte.
Rekryteringsprocess och villkor i korthet
- Urval och intervjuer sker löpande.
- Bifoga CV. I stället för personligt brev besvarar du urvalsfrågor och lämnar en kort motivering.
- För tjänster som rör barn och ungdom görs kontroll mot misstanke- och belastningsregistret.
- Som anställd på Karolinska kan krigsplacering bli aktuell enligt gällande regelverk.
- Interna referenser tas om du är eller har varit anställd inom Region Stockholm.
- Provanställning kan komma att tillämpas.
- Ansökan lämnas endast via Region Stockholms system; e-post eller brev tas inte emot.
- Arbetsgivaren eftersträvar jämställdhet och mångfald; skyddade personuppgifter hanteras utanför systemet efter kontakt med ansvarig.
Placering och verksamhet
Funktion Perioperativ medicin och intensivvård (PMI) samlar anestesi, operation, pre- och postoperativ vård samt intensivvård för vuxna och ansvarar även för HBO, högspecialiserad smärtvård och steriltekniska enheter. Karolinska Universitetssjukhuset kombinerar vård, utbildning och världsledande forskning med visionen att bota och lindra imorgon det ingen kan bota och lindra idag.
Tips till dig som vill söka
- Tydliggör din erfarenhet av mötesstyrning: agenda, beslutslogg, uppföljning och dokumentation.
- Beskriv systemvana (ex. fakturaflöden, inköp, HR-system) och hur du förbättrat processer.
- Visa exempel på koordination av akademiska evenemang, internationella besök eller liknande logistik.
- Lyft din förmåga att producera tydlig kommunikation på både svenska och engelska.
- Kvantifiera volymer (antal möten/vecka, fakturor/månad, projekt) för att visa kapacitet och tempo.
Så ansöker du
Ansök via Region Stockholms rekryteringssystem genom att klicka på ”Ansök” i den ursprungliga annonsen. Skicka in din ansökan snarast, då urval sker löpande.
Sökord: chefsassistent, executive assistant, ledningsstöd, Forskning och Utbildning, PMI, Perioperativ medicin och intensivvård, Karolinska Universitetssjukhuset, Region Stockholm, Solna, administratör, akademi, vård, Karolinska Institutet.
