Chefsassistent till Forskning och Utbildning (FoU) inom PMI på Karolinska Universitetssjukhuset, Solna
Karolinska Universitetssjukhuset söker en chefsassistent till Funktion Perioperativ medicin och intensivvård (PMI) i Solna. Rollen riktar sig till dig som vill kombinera struktur, service och eget ansvar i en miljö där ledande forskning, utbildning och högspecialiserad vård möts – i nära samarbete med Karolinska Institutet. På Executiveeffect.se bevakar vi karriärmöjligheter för chefsassistenter och executive assistants nära ledningen; den här tjänsten ger just ett sådant strategiskt läge i organisationen.
Om rollen: administrativt och koordinerande nav i FoU
I uppdraget är du främst stöd till chefen för Forskning och Utbildning inom PMI, men du bistår även övriga chefer och medarbetare. Enligt annonsen omfattar ansvaret bland annat:
- Planering, dokumentation och uppföljning kopplat till ledningsmöten och andra FoU-relaterade möten inom PMI samt aktiviteter i samverkan med Karolinska Institutet.
- Administrativa rutiner kring avtal, personalhantering, inköp och fakturor.
- Informations- och webbadministration internt och externt.
- Program, logistik och praktiska arrangemang vid nationella och internationella besök.
- Stöd inför disputationer och akademiska högtider.
- Egeninitierade och tilldelade uppdrag efter verksamhetens behov.
Du samarbetar nära med Utbildningskansli och Forskningskansli och ingår i ett nätverk av chefsassistenter. Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid med placering i Solna.
Varför tjänsten är intressant för chefsassistenter och executive assistants
- Central position nära FoU-ledning och ledningsforum inom en komplex och samhällsviktig verksamhet.
- Möjlighet att påverka arbetssätt och struktur i gränslandet mellan vård, forskning och utbildning.
- Stort eget ansvar och utrymme för proaktivt och utvecklingsinriktat arbetssätt.
- Nära samarbete med kvalificerade stödfunktioner och ett etablerat assistentnätverk.
Kravprofil och meriter
Krav enligt annonsen:
- Eftergymnasial utbildning om minst ett års heltidsstudier (60 hp eller 200 YH-poäng) inom till exempel administration, offentlig förvaltning, ekonomi, organisation eller liknande.
- Dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete från region, universitet/högskola eller större företag.
- Mycket god IT-vana, inklusive mycket goda kunskaper i Microsoft Office.
- Erfarenhet av administrativa system för fakturahantering, personaladministration och inköp.
- Goda kunskaper i svenska och engelska, i tal och skrift.
Meriterande:
- Ytterligare relevant akademisk utbildning.
- Erfarenhet av kvalificerat administrativt stöd till chefer och ledningsfunktioner.
Personliga egenskaper som efterfrågas
- Självgående och ansvarstagande med driv i uppgifterna.
- Strukturerad, med förmåga att planera, organisera och prioritera effektivt.
- Flexibel och anpassningsbar när förutsättningar förändras.
- God samarbetsförmåga med lyhört, tydligt och konstruktivt arbetssätt.
- Serviceinriktad och lösningsfokuserad med genuint intresse för att hjälpa andra.
Personlig lämplighet betonas i urvalet.
Arbetsplatsen: Funktion Perioperativ medicin och intensivvård
PMI samlar sjukhusets resurser för anestesi, operation, pre- och postoperativ vård samt intensivvård för vuxna, liksom tryckkammare (HBO), högspecialiserad smärtvård och steriltekniska enheter. Karolinska Universitetssjukhuset har ett uttalat uppdrag att bedriva högspecialiserad vård, utbilda framtidens vårdprofessioner tillsammans med Karolinska Institutet och driva forskning i världsklass.
Ansökan och rekryteringsprocess
- Urval och intervjuer sker löpande under ansökningstiden.
- Bifoga CV. I stället för personligt brev besvarar du urvalsfrågor och motiverar kort varför du passar.
- För vissa tillsvidaretjänster kan provanställning tillämpas.
- Vid vård av barn och ungdom görs kontroll mot misstanke- och belastningsregistret.
- Om du är eller varit anställd i Region Stockholm kan interna referenser tas.
- Anställning vid Karolinska kan innebära möjlig krigsplacering enligt gällande regelverk.
- Ansökan lämnas via regionens system; brev eller e-post beaktas inte. Personer med skyddade personuppgifter hänvisas till kontaktperson i annonsen för hantering utanför systemet.
- Direktkontakt från bemannings- och rekryteringsföretag undanbeds.
Fackliga kontaktvägar
- SACO Karolinska: [email protected]
- Vision Karolinska: [email protected]
- Kommunal Karolinska: [email protected]
- Vårdförbundet Karolinska: [email protected]
- Läkarföreningen Karolinska: [email protected]
Tips från Executiveeffect till din ansökan
- Visa hur du hanterar parallella processer och skarpa deadlines i komplexa miljöer.
- Ge exempel på mötes- och beslutsstöd du erbjudit chefer, inklusive dokumentation och uppföljning.
- Beskriv erfarenhet av akademiska ceremonier, forskningsadministration eller liknande, om du har det.
- Lyft dina systemkunskaper och hur du effektiviserat flöden för fakturor, inköp och personaladministration.
- Betona proaktivitet, integritet och serviceanda – egenskaper som väger tungt i den här rollen.
Sökord
Chefsassistent, Executive Assistant, ledningsstöd, Forskning och Utbildning, FoU, PMI, Perioperativ medicin och intensivvård, Karolinska Universitetssjukhuset, Karolinska Institutet, Solna, administration, koordinering, mötesadministration, fakturahantering, personaladministration, offentlig förvaltning, universitetssjukhus, nätverk av chefsassistenter, tillsvidareanställning.
