En strategisk chefsassistentroll nära forskningen på Karolinska (PMI), Solna
Karolinska Universitetssjukhuset söker en chefsassistent till Forskning och Utbildning (FoU) inom Funktion Perioperativ medicin och intensivvård (PMI) i Solna. Rollen passar dig som vill kombinera kvalificerat administrativt ledningsstöd med samordning, kommunikation och evenemangslogistik i en miljö där världsledande vård, forskning och utbildning möts – i nära samverkan med Karolinska Institutet.
Varför är den här rollen intressant för executive assistants?
- Central position nära FoU-ledningen med direkt påverkan på ledningsarbetet.
- Daglig exponering mot akademi och klinik – ett unikt nav mellan Karolinska Universitetssjukhuset och Karolinska Institutet.
- Brett uppdrag som kombinerar ledningsmöten, processer, ekonomi- och HR-administration samt kommunikation.
- Nätverk av chefsassistenter och nära samarbete med Utbildnings- och Forskningskansli – goda möjligheter att dela best practice.
Uppdrag och ansvar
- Administrativt och koordinerande stöd till chefen för FoU inom PMI samt stöd till övriga chefer och medarbetare.
- Planering, agenda, underlag och uppföljning för ledningsmöten och FoU-relaterade möten kopplade till PMI och Karolinska Institutet.
- Operativ administration: avtal, personalrelaterade rutiner, inköp och fakturahantering.
- Innehålls- och informationsstöd via interna och externa webbplatser/intranät.
- Logistik och program vid nationella/internationella besök, samt bokningar och förberedelser inför disputationer och akademiska högtider.
- Egeninitierade uppdrag och förbättringsarbete utifrån verksamhetens behov.
Vem trivs i rollen?
- En självgående, serviceinriktad person med stark integritet och professionellt bemötande.
- Strukturerad planerare som kan prioritera och driva arbete framåt i en dynamisk miljö.
- Flexibel lagspelare med god samarbetsförmåga och tydlig, lyhörd kommunikation.
Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.
Kravprofil
- Eftergymnasial utbildning minst 60 hp eller 200 YH-poäng inom administration, offentlig förvaltning, ekonomi, organisation eller närliggande område.
- Dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete i större organisation, gärna region, universitet eller högskola.
- Mycket god datorvana och mycket goda kunskaper i Microsoft Office.
- Vana av administrativa system för fakturahantering, personaladministration och inköp.
- Goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift.
Meriterande
- Ytterligare relevant akademisk utbildning.
- Erfarenhet av kvalificerat lednings- och chefsstöd.
Om anställningen
- Tillsvidareanställning på heltid.
- Placeringsort: Solna, inom Funktion Perioperativ medicin och intensivvård (PMI).
- Del av en kunskapsintensiv miljö där vård, forskning och utbildning samverkar.
Så söker du
- Ansökan sker via Region Stockholms rekryteringssystem.
- Bifoga CV. I stället för personligt brev besvarar du urvalsfrågor och ger en kort motivering till varför du passar för rollen.
- Urval och intervjuer sker löpande. För tillsvidaretjänster kan provanställning tillämpas.
- Regionen kan ta interna referenser om du är eller har varit anställd inom Region Stockholm.
- Vid tjänster som innefattar vård av barn och ungdom görs registerkontroll i misstanke- och belastningsregistret.
Fackliga kontakter
- SACO Karolinska: [email protected]
- Vision Karolinska: [email protected]
- Kommunal Karolinska: [email protected]
- Vårdförbundet Karolinska: [email protected]
- Läkarföreningen Karolinska: [email protected]
Om Karolinska och PMI
Karolinska Universitetssjukhuset är ett av världens främsta universitetssjukhus med uppdrag att tillsammans med Karolinska Institutet utbilda framtidens vårdprofessioner och bedriva forskning i framkant. Funktion Perioperativ medicin och intensivvård (PMI) samlar anestesi, operation, pre- och postoperativ vård samt intensivvård för vuxna, och ansvarar även för HBO, högspecialiserad smärtvård och steriltekniska enheter. Visionen: att bota och lindra imorgon det ingen kan bota och lindra idag.
Executiveeffects snabba ansökningstips
- Visa ledningsstöd i praktiken: ge korta exempel på hur du styrt mötesprocesser, agendor och uppföljning.
- Lyft systemvana: lista specifika administrativa system och beskriv hur du använt dem för effektivare flöden (fakturor, HR, inköp).
- Beskriv event- och gästlogistik: internationella besök, programupplägg, disputationer eller akademiska ceremonier.
- Synliggör kommunikationsförmåga: intranät/webbpublicering, tonträff och målgruppsanpassning på svenska och engelska.
- Kvantifiera resultat: tidsbesparingar, processförbättringar eller nöjdhet hos chefer/ledningsgrupper.
Nyckelord för dig som söker
Chefsassistent, Executive Assistant, ledningsstöd, PMI, Karolinska Universitetssjukhuset, Solna, Forskning och Utbildning, FoU, Karolinska Institutet, administrativ samordning, ledningsmöten, fakturahantering, personaladministration, inköp, Microsoft Office, intranät, disputation, akademiska högtider, nätverk av chefsassistenter, tillsvidareanställning, heltid.
