Executive Assistant to the CFO and EVP, Brand & Communications i Lund – nyckelroll på Alfa Laval
Alfa Laval utlyser en senior Executive Assistant-tjänst med placering i Lund. Rollen stöttar två toppchefer – CFO och EVP, Brand & Communications – i en global matrisorganisation. För dig som arbetar nära ledningen är det här en chans att kombinera avancerat ledningsstöd med digitalt samarbete, strukturkapande och processförbättring i en internationell miljö.
Om tjänsten och sammanhanget
Uppdraget spänner över två centrala globala funktioner: Finance samt Brand & Communications. Du blir navet i planering, koordinering och genomförande av prioriteringar och aktiviteter. Tjänsten betonar självständighet, integritet och förmågan att skapa ordning och momentum i snabbt skiftande lägen – samt ett genuint intresse för hur teknik (inklusive AI-stöd) kan effektivisera ledningsstöd.
Huvudsakliga ansvarsområden
- Partner till CFO och EVP, Brand & Communications – stöd i prioriteringar, planering och uppföljning.
- Kalender- och möteskoordinering, inklusive för- och efterarbete samt materialsamordning.
- Årscykel och återkommande ledningsaktiviteter: struktur, milstolpar och flöden för båda funktionerna.
- Ledningsmöten i Finance och Brand & Communications: kallelser, agendor, mötesunderlag, protokoll och action-tracking.
- Löpande överblick över deadlines och beslutspunkter med proaktiv uppföljning.
- Kontaktpunkt mot interna och externa intressenter samt koordination av kommunikation mellan funktionerna.
- Planering och leverans av möten, workshops, konferenser och webbinarier.
- Stöd i framtagning av presentationer, briefar och övriga underlag vid behov.
Resor och administration
- Boka och samordna inrikes/utrikesresor, logi, transporter och måltider.
- Säkerställa effektiva resupplägg med relevanta möten och praktiska arrangemang.
- Stöd i reseräkningar, fakturahantering och attestflöden.
- Granskning av månadsvisa tidrapporter för berörda avdelningar.
- Allmän kontorsadministration och sekretesshantering på hög nivå.
Digitalt samarbete och ständiga förbättringar
- Förvaltning av SharePoint- och Teams-miljöer (struktur, behörigheter, åtkomster).
- Initiera och driva förbättringar i mötesstrukturer, processer och arbetssätt.
- Identifiera och införa smarta arbetssätt med digitala verktyg och AI för att höja kvalitet och effektivitet.
- Samarbeta i Alfa Lavals globala EA-nätverk för kunskapsdelning och koordination.
Profil och kvalifikationer
- Betydande erfarenhet som Executive Assistant eller senior administratör i internationell eller matrisorganisation.
- Stark förmåga att kombinera helikopterperspektiv med detaljprecision i operativt arbete.
- Proaktiv, lösningsorienterad och trygg i att driva ärenden i mål.
- Mycket god prioriteringsförmåga vid ändrade omständigheter.
- Utmärkta samarbets- och kommunikationsförmågor samt professionellt, diplomatiskt bemötande.
- Flytande svenska och engelska i tal och skrift.
- Vana av Microsoft 365: Word, PowerPoint, Excel samt Teams och SharePoint.
- Intresse för teknik och praktisk erfarenhet av AI-verktyg i vardagsarbetet.
- Hög integritet och omdöme i hantering av konfidentiell information.
- Kandidatexamen eller likvärdig relevant erfarenhet.
Varför Alfa Laval?
Alfa Laval beskriver en kultur präglad av innovation, lärande och inkludering – med tydligt syfte kring hållbara lösningar inom energi, livsmedel, vatten och sjöfart. Som Executive Assistant får du ett brett nätverk internt, nära samarbete med högsta ledningen och möjlighet att bidra synligt till två centrala globala funktioners resultat.
Plats, urval och viktiga datum
- Placering: Lund, Sverige. Sökande med bas i eller koppling till Lund prioriteras.
- Urvalsmetod: Pymetrics-bedömningar samt bakgrundskontroller (alkohol- och drogtest kan förekomma).
- GDPR: Ansökningar tas inte emot via e-post.
- Kontakt för frågor: Nathalie Kalmér, Senior Talent Acquisition Partner – [email protected].
- Sista ansökningsdatum: 16 november 2026.
Varför är rollen intressant för Executive Assistants i Sverige?
- Dubbel exposure: Du stödjer både CFO och EVP, Brand & Communications – unikt helhetsgrepp om finansiell styrning och varumärkes-/kommunikationsagenda.
- Globalt ledningsstöd: Avancerad koordinering i matrisorganisation stärker din strategiska EA-kompetens.
- Digital spets: Aktivt mandat att förbättra processer, äga M365-miljöer och införa AI-stöd.
- Påverkan: Tydlig koppling till affärsprioriteringar, årscykler och ledningsbeslut där ditt arbete märks.
Executiveeffects tips för en vass ansökan
- Visa exempel på hur du byggt och drivit en årscykel (t.ex. QBR, budget-/forecastprocess, kommunikationsplan) med mätbara resultat.
- Beskriv hur du etablerat mötesgovernance: agendastandard, beslutslogg, actions med SLA och dashboards för uppföljning.
- Lyft konkreta SharePoint/Teams-case: struktur, metadata/behörigheter och hur du säkrat “single source of truth”.
- Ge exempel på AI i praktiken: sammanfattningar, action extraction, presentationsstöd, reseoptimering – och vilken tid/precision ni vunnit.
- Kvantifiera: antal ledningsmöten/år, NPS från stakeholders, minskad ledtid i ärendeflöden, kostnadsbesparingar i resor/leverantörer.
- Demonstrera omdöme och diskretion: scenario där du hanterat känslig information eller förändrade prioriteringar utan att tappa tempo.
Snabbfakta om tjänsten
- Roll: Executive Assistant till CFO och EVP, Brand & Communications.
- Företag: Alfa Laval.
- Plats: Lund, Sverige (lokal förankring prioriteras).
- Domäner: Finance samt Brand & Communications.
- Verktyg: Microsoft 365 (Word, PowerPoint, Excel), Teams, SharePoint och AI-stöd.
- Process: Pymetrics-bedömningar, bakgrundskontroll; ansökan via karriärsida (ej e-post).
- Språk: Svenska och engelska.
- Sista ansökningsdag: 16 november 2026.
Så ansöker du
Skicka in din ansökan via Alfa Lavals karriärsida senast 16 november 2026. På grund av GDPR tas ansökningar inte emot via e-post. Frågor om processen besvaras av Nathalie Kalmér på [email protected].
Sökord (SEO)
Executive Assistant jobb Lund, VD-assistent, CFO-assistent, EA-roll Sverige, ledningsstöd, Brand & Communications, Alfa Laval jobb, Executive Assistant till CFO, SharePoint Teams AI, administrativ koordinator global matrisorganisation.
