En nyckelroll för struktur, kvalitet och leverans i IM&T
BAE Systems Hägglunds AB rekryterar en Administrativ samordnare inom IM&T till Örnsköldsvik. Rollen riktar sig till dig som trivs i gränslandet mellan projekt, PMO och ledning – och som vill kombinera operativt projektstöd med kvalificerad administration och koordination. För Executive Assistants, VD-assistenter och ledningsstöd innebär detta en möjlighet att ta plats i en teknikintensiv miljö med höga krav på professionalism, säkerhet och leverans.
Vad innebär rollen?
Som Administrativ samordnare inom IM&T får du ett brett uppdrag nära projektledare, PMO-ledning och centrala stödfunktioner. Ditt fokus blir att skapa struktur, kontinuitet och kvalitet i såväl projekt- som administrativa processer – från styrgruppsunderlag till kommunikation vid förändringar.
- Samordna, följa upp och kvalitetssäkra projektdata, rapportering och beslutsunderlag.
- Ge administrativt och operativt stöd till projektledare inom IT, digitalisering och verksamhetsutveckling.
- Förbereda material till styrgrupper och andra beslutsforum.
- Koordinera kommunikation kring beslut, förändringar och arbetssätt inom PMO.
- Introducera nya projektledare i PMO:s processer, verktyg och mallar.
- Säkerställa att styrande dokument, rutiner och mallar hålls uppdaterade.
Utöver projektstödet ingår även centrala administrativa flöden som stärker robusthet och redundans i organisationen:
- Backup till VD-sekreterare och andra nyckelroller vid behov.
- Bokning/ombokning av resor, hantering av reseprofiler och stöd i reseräkningar/representation.
- Kalendersamordning och mötesbokningar för avdelnings- och ledningsrelaterade forum.
- Hantering av distributionslistor, IA-ärenden och övriga administrativa uppgifter.
- Kontaktpunkt mot interna och externa parter i administrativa frågor.
Vem passar som Administrativ samordnare inom IM&T?
BAE Systems Hägglunds söker en person med stark koordinerings- och administrationsförmåga som trivs i en komplex miljö nära både verksamhet och ledning.
- Erfarenhet från projektadministration, ekonomi/administration eller arbete nära projektkontor/ledningsstöd.
- Mycket god struktur och noggrannhet, trygg i att hantera flera parallella uppgifter.
- Serviceinriktad, ansvarstagande och med hög integritet.
- Kommunikativ och tydlig i både tal och skrift.
- Meriterande: erfarenhet av administrativa uppgifter i större organisation.
Varför är rollen intressant för Executive Assistants och ledningsstöd?
- PMO-närhet: Du blir en nyckelspelare i att hålla ihop projektinformation, styrgruppsflöden och kvalitetskrav.
- Ledningsnära arbete: Backup för VD-sekreterare och koordinering av ledningsmöten fördjupar din ledningskompetens.
- Process och governance: Möjlighet att äga och utveckla dokumentstyrning, mallar och arbetssätt.
- Operativ spets: Hands-on ansvar för reselogistik, kalendrar och kommunikation skapar tydligt värde i vardagen.
- Karriärlyft: Erfarenhet från försvarsindustri och stora IT-/digitaliseringsinitiativ stärker din profil inom affärskritisk administration.
Om IM&T på BAE Systems Hägglunds och Bofors
IM&T (Information Management & Technology) är en Shared Service-funktion som levererar IT och närliggande tjänster till BAE Systems Hägglunds i Örnsköldsvik och BAE Systems Bofors i Karlskoga. Avdelningen ansvarar för daglig IT-leverans, projektverksamhet samt utvecklings- och förbättringsinitiativ. Rollen rapporterar till chef för IM&T och resor inom Sverige kan förekomma.
Säkerhet, anställningsform och ort
- Placering: Örnsköldsvik.
- Omfattning: Tillsvidareanställning.
- Säkerhet: Befattningen är placerad i säkerhetsklass. Slutkandidat genomgår säkerhetsprövning och drogtest enligt gällande krav för försvarssekretess.
Vad du blir en del av
BAE Systems är ett globalt företag inom försvar, flyg och säkerhet med cirka 100 000 medarbetare i över 40 länder. På BAE Systems Hägglunds arbetar du med framtidens teknik och följer produkten från idé till leverans. Ledorden är Pålitlig, Innovativ och Djärv – med goda möjligheter till kompetens- och karriärutveckling.
Så förbereder du din ansökan (tips från Executiveeffect)
- Lyft konkreta exempel på hur du kvalitetssäkrat projektdata, styrgruppsunderlag och rapportering.
- Beskriv hur du byggt eller förbättrat dokumentstyrning, mallbibliotek och processer i PMO/projektkontor.
- Visa på erfarenhet av komplex kalendersamordning, reseadministration och smidiga mötesflöden för ledning.
- Ge exempel på hur du hanterat konfidentiell information med hög integritet i säkerhetskänslig eller reglerad miljö.
- Synliggör din kommunikativa förmåga: förändringskommunikation, tydliga noteringar/minnesanteckningar och stakeholder-hantering.
Kontakt och ansökan
Intresserad av rollen som Administrativ samordnare inom IM&T? Kontakta rekryteringskonsult Ola Pettersson, Axö Consulting AB, 070-377 02 45, för mer information. Urval och intervjuer sker efter sista ansökningsdatum.
Mer om BAE Systems Hägglunds, BAE Systems Bofors och livet i Örnsköldsvik och Höga Kusten finns via respektive webbplatser. En film om verksamheten finns här: https://youtu.be/sbvv-Jm2PhI
Fakta i korthet
- Företag: BAE Systems Hägglunds AB
- Roll: Administrativ samordnare inom IM&T
- Område: Projektadministration, PMO, ledningsstöd, IT/digitalisering
- Plats: Örnsköldsvik
- Anställning: Tillsvidare
- Säkerhet: Säkerhetsprövning och drogtest krävs
Relaterade nyckelord
Administrativ samordnare, IM&T, PMO, projektadministration, projektkontor, ledningsstöd, Executive Assistant, VD-assistent, IT och digitalisering, verksamhetsutveckling, BAE Systems Hägglunds, BAE Systems Bofors, Örnsköldsvik, Shared Service, styrgruppsrapportering, dokumentstyrning.
