Administrativ samordnare inom IM&T på BAE Systems – nyckelroll för PMO, digitalisering och ledningsstöd i Örnsköldsvik
BAE Systems Sverige rekryterar en Administrativ samordnare till Information Management & Technology (IM&T) i Örnsköldsviks kommun. Rollen passar dig som drivs av struktur, kvalitetssäkring och effektiva arbetssätt – och som vill kombinera projektadministration inom IT/digitalisering med kvalificerat ledningsstöd i en säkerhetsklassad, högteknologisk miljö.
För Executive Assistants och VD-assistenter erbjuder tjänsten ett naturligt nästa steg: du blir navet som håller ihop PMO-processer, dokumentation och kommunikation, samtidigt som du agerar backup till VD‑sekreterare och andra kritiska stödfunktioner.
Om uppdraget
Som Administrativ samordnare skapar du kontinuitet och ordning i både projekt- och administrativa flöden. Du arbetar nära projektledare, PMO-ledning och utvalda stödfunktioner, säkerställer professionell rapportering och är med och bygger robust redundans i kritiska processer. Tjänsten rapporterar till chef för IM&T och kan innebära resor inom Sverige.
Centrala ansvarsområden inom PMO och projektadministration
- Samordning, uppföljning och kvalitetssäkring av projektdata, rapportering och beslutsunderlag.
- Operativt administrativt stöd till projektledare inom IT, digitalisering och verksamhetsutveckling.
- Förberedelse av underlag till styrgrupper och andra beslutsforum.
- Koordinering av kommunikation kring beslut, förändringar och arbetssätt inom PMO.
- Onboarding av nya projektledare i PMO:s processer, verktyg och mallar.
- Förvaltning av styrande dokument, rutiner och mallar så att de hålls aktuella.
Administrativa flöden och ledningsstöd
- Backup-funktion till VD‑sekreterare och andra nyckelroller vid behov.
- Resebokning och ombokning samt hantering av reseprofiler.
- Granskning och stöd kring reseräkningar och representation.
- Kalendersamordning och mötesbokningar för avdelnings- och ledningsmöten.
- Hantering av distributionslistor, IA‑ärenden och övriga administrativa uppgifter.
- Kontaktpunkt mot interna och externa parter i administrativa frågor.
Vem söker BAE Systems?
- Du har dokumenterad erfarenhet av projektadministration, ekonomi/administration eller liknande.
- Du har arbetat i eller nära projektkontor (PMO) och/eller ledningsstöd.
- Du är mycket strukturerad, noggrann och van att hantera flera parallella uppgifter.
- Du är serviceinriktad, ansvarstagande och har hög integritet.
- Du kommunicerar tydligt i tal och skrift.
- Meriterande: erfarenhet av administrativa uppgifter i en större organisation.
Organisationen: IM&T som Shared Service
IM&T är en Shared Service som levererar IT och närliggande tjänster till BAE Systems Hägglunds i Örnsköldsvik och BAE Systems Bofors i Karlskoga. Avdelningen ansvarar för daglig IT‑leverans, projektverksamhet samt utvecklings- och förbättringsinitiativ. Här får du arbeta nära verksamheten – från idé till leverans – i en miljö där framtidens teknik möter höga krav på tillförlitlighet, säkerhet och precision.
Placeringsort och arbetsmiljö
Tjänsten är placerad i Örnsköldsvik, mitt i Höga Kusten – en region känd för stark industrikompetens och hög livskvalitet. BAE Systems erbjuder en internationell kontext med goda möjligheter till kompetens- och karriärutveckling.
Säkerhet och sekretess
Verksamheten omfattas av försvarssekretess. För den som går vidare krävs säkerhetsprövning och drogtest. Befattningen är placerad i säkerhetsklass.
Om BAE Systems, Hägglunds och Bofors
BAE Systems är en global aktör inom försvar, flyg och säkerhet med cirka 100 000 medarbetare i över 40 länder. BAE Systems Hägglunds utvecklar, tillverkar och stödjer militära fordon som CV90 och BvS10 samt elhybrida drivsystem – med värdeorden Pålitlig, Innovativ och Djärv. BAE Systems Bofors i Karlskoga är ett högteknologiskt bolag med spets inom artilleripjäser, marina pjäser, intelligent ammunition och fjärrstyrda vapensystem.
Varför rollen är intressant för Executive Assistants
- Direkt exponering mot PMO, styrgrupper och ledningsforum.
- Kombinerar strategisk dokument- och kvalitetsstyrning med hands-on koordinering.
- Ger bred påverkan i förändrings- och digitaliseringsarbete.
- Stärker din profil inom säkerhetskritiska flöden och governance.
Så söker du
Tjänsten är en tillsvidareanställning med placering i Örnsköldsvik. Intresserad av rollen som Administrativ samordnare inom IM&T på BAE Systems? Kontakta rekryteringskonsult Ola Pettersson på Axö Consulting, telefon 070‑377 02 45. Urval och intervjuer sker efter sista ansökningsdatum.
Nyckelord (SEO)
Administrativ samordnare, IM&T, PMO, projektadministration, ledningsstöd, BAE Systems, BAE Systems Hägglunds, BAE Systems Bofors, Örnsköldsviks kommun, Information Management & Technology, digitalisering, verksamhetsutveckling, projektdata, styrgrupp, resebokning, reseräkningar, kalendersamordning, Shared Service, försvarssekretess, säkerhetsprövning, drogtest, säkerhetsklass.
