Nu rekryterar Handelshögskolan i Stockholm: Executive Assistant med AI-fokus till GaPP
House of Governance and Public Policy (GaPP) vid Handelshögskolan i Stockholm söker en Executive Assistant med särskilt fokus på AI‑stödda arbetssätt och effektiviserade operationer. Rollen kombinerar klassiskt ledningsstöd för en senior chef med att införa och förvalta godkända AI‑lösningar som förbättrar planering, kommunikation och beslutsunderlag – i en internationell, akademiskt driven miljö.
Så här ser uppdraget ut
Som Executive Assistant blir du navet kring direktörens tid, prioriteringar och relationer. Du arbetar nära GaPP:s ledning och koordinerar ett brett ekosystem av möten, kommunikation, resor och uppföljning – ofta över flera tidszoner och i samarbete med kollegor inom GaPP och andra stödfunktioner som External Relations.
- Avancerad kalenderhantering över flera prioriteringar och intressenter, inklusive konflikthantering och förberedelsetid.
- Förberedelse av dagliga och veckovisa briefar, agendor, underlag och prioriteringslistor.
- Säkerställa att chefen är väl förberedd inför möten, resor, beslut och externa åtaganden.
- Strukturerad kontakt- och relationshantering (CRM), inklusive historik och uppföljning.
- Stöd för stakeholder mapping och nätverksanalys kopplat till strategiska initiativ.
- Uppföljning av beslut och actions med fokus på leverans mot deadlines.
- Planering av middagar, konferenser, interna offsites och andra evenemang.
- Koordinering av inrikes och internationella resor, inklusive viseringar, utlägg och beredskapsplaner.
AI som hävstång för ledningsstöd
En central del av rollen är att identifiera, testa och införa godkända AI‑verktyg för exempelvis schemaläggning, e‑posttriage, mötesdokumentation, research och utkast. Du bygger och förvaltar promptbibliotek och arbetsflödesautomationer samt använder AI‑stöd för att skapa mötesanteckningar, extrahera åtgärder, sätta påminnelser och hålla hög datakvalitet.
Du har alltid mänsklig kontroll över AI‑processerna och kvalitetssäkrar resultat med hänsyn till noggrannhet, sekretess, tonalitet och professionellt omdöme samt följer gällande policyer för integritet och informationssäkerhet.
Vem lyckas i rollen?
GaPP söker en erfaren, strukturerad och relationsstark Executive Assistant som trivs i ett högt tempo och i en komplex intressentmiljö. Du är proaktiv, uppmärksam och trygg i att fatta vardagsbeslut inom givna ramar – och vet när något ska eskaleras.
- Mycket god förmåga att skapa ordning och förutse behov vid konkurrerande prioriteringar.
- Hög integritet och diskretion, även vid snabba förändringar och känslig information.
- Serviceinriktad och samarbetsorienterad, men också tydlig i att skydda prioriteringar och kommunicera för chefens räkning.
- Nyfiken på hur AI kan effektivisera executive operations och van att använda verktyg med hänsyn till integritet, noggrannhet och säkerhet.
- Lugn under press, lösningsorienterad och bekväm med att växla mellan långsiktig planering och praktiskt genomförande.
Kravprofil och meriter
- Akademisk examen eller likvärdig yrkeserfarenhet.
- Flera års relevant erfarenhet som Executive Assistant, gärna för C‑nivå eller annan senior ledning.
- Dokumenterad vana av komplex kalender- och intressenthantering.
- Erfarenhet av mötes-, event- och projektkoordinering samt inrikes/utrikes reselogistik.
- Visad användning av AI‑verktyg för produktivitet, automation, utkast, research eller informationshantering.
- Erfarenhet av CRM, kalenderplattformar, projektverktyg och digitala samarbetsmiljöer.
- Mycket god svenska och engelska i tal och skrift.
Meriterande är erfarenhet från högre utbildning eller annan akademiskt präglad miljö samt internationell eller interkulturell arbetserfarenhet.
Anställningsvillkor
Tjänsten är på heltid och tillsvidare med sex månaders provanställning. Placeringsort är Stockholm och start sker enligt överenskommelse. Urvalet sker löpande, så skicka in din ansökan snarast via lärosätets ordinarie ansökningskanaler.
Varför den här rollen sticker ut för Executive Assistants
- Strategisk påverkan: Du agerar operativ partner till en institutionsledare i en miljö där policy, forskning och samhälle möts.
- AI‑driven utveckling: Sällsynt möjlighet att forma AI‑stödda arbetsflöden, promptbibliotek och automationer med tydlig effekt på ledningens tid och kvalitet i beslutsunderlag.
- Brett scope: Från avancerad kalender- och relationshantering till eventproduktion och internationell resekoordinering.
- Professionell tillväxt: Hög grad av eget ansvar, omdöme och förtroende – med kontinuerlig exponering mot interna och externa stakeholders.
- Styrning och säkerhet: Tydligt ansvar för integritet, informationssäkerhet och efterlevnad – centralt för moderna EA‑roller.
Så stärker du din ansökan
- Ge konkreta exempel på hur du har hanterat komplexa kalendrar och prioriteringar över tidszoner samt hur du skyddat chefstid.
- Beskriv mätbar effekt av AI‑stödda förbättringar (t.ex. snabbare e‑posthantering, bättre datahygien eller kortare ledtider för underlag).
- Nämn verktygskategorier du behärskar (CRM, projektverktyg, samarbetsplattformar) och hur du arbetat med sekretess och dataskydd.
- Visa på förmåga att växla mellan strategisk planering och hands‑on genomförande, särskilt vid evenemang och resor.
- Understryk din förmåga att kommunicera professionellt på både svenska och engelska.
Nyckelord (SEO)
Executive Assistant, VD‑assistent, ledningsstöd, AI, automation, kalenderhantering, stakeholder management, House of Governance and Public Policy, GaPP, Handelshögskolan i Stockholm, CRM, projektverktyg, reseplanering, evenemang, sekretess, informationssäkerhet, svenska och engelska, heltid, Stockholm.
