Om rollen: Operations & Employee Experience Partner på emagine
emagine rekryterar en Operations & Employee Experience Partner i Stockholm med uppdraget att frigöra chefers tid, reducera friktion i vardagen och stärka medarbetarupplevelsen för cirka 100–120 anställda och konsulter. Rollen tar ett operativt helhetsgrepp om administration, koordinering och praktiska frågor – samtidigt som den driver kultur, gemenskap och smartare arbetssätt. Start är ASAP, uppdraget är långsiktigt och kräver minst 2,5 dagar på plats i Stockholm (för den här rollen sannolikt mer).
Kärnuppdrag och ansvarsområden
Management- och operativt stöd
Mål: Chefer ska lägga betydligt mindre tid på administration och operativa frågor – och mer på ledarskap, coaching och utveckling.
- Äga administrativa och praktiska ärenden kopplat till anställda och konsulter, från behov till lösning
- Onboarding/offboarding och ändringar i konsultlivscykeln
- Beställning och hantering av datorer, telefoner, licenser och annan utrustning
- Konton, behörigheter, accesser och distributionslistor
- Internationell onboarding och tillhörande koordinering
- Tvärfunktionell samordning med HR, Ekonomi, Inköp och andra stödfunktioner
- Driva uppföljning och lösa operativa frågor som fastnar mellan funktioner
- Hantera återkommande administrativa aktiviteter som inte kräver chefsmandat
Employee Experience och community
Mål: Medarbetare och konsulter ska känna sig välkomna, inkluderade och vara del av en välfungerande och rolig arbetsplats.
- Samordna och förbättra onboarding och offboarding
- Skapa och underhålla relevant onboardingsmaterial
- Stödja en inkluderande hybridarbetsupplevelse
- Driva och koordinera aktiviteter som stärker gemenskap, lärande och sammanhang
- Planera avdelningsövergripande aktiviteter som månadsmöten, Tech & Toast, workshops, konferenser/kickoff:er, meetups och gästföreläsare
- Ansvara för logistik, bokningar, kommunikation och praktisk koordinering
- Bidra med egna idéer som gör IAS-avdelningen till en ännu bättre arbetsplats
Ständiga förbättringar, AI och automatisering
Mål: Mindre byråkrati, färre repetitiva moment och färre vardagsfrustrationer – genom enklare och smartare arbetssätt.
- Identifiera och ta bort återkommande administrativt arbete
- Förenkla onödigt krångliga processer
- Standardisera återkommande aktiviteter där det gör nytta
- Utforska Copilot, AI, automation och andra digitala verktyg
- Adressera rotorsaker till återkommande operativa problem
- Hitta små förbättringar som gör vardagen enklare
- Dela och implementera smartare arbetssätt inom IAS
Ledande princip: Eliminate → Simplify → Automate → Standardize → Support
Vem emagine söker
- En doer som tar ägarskap och får saker att hända
- Mycket strukturerad, men fungerar även i miljöer som inte är det (ännu)
- Ser vad som behöver göras och tar initiativ
- Kan navigera i en större organisation och få saker att röra sig tvärfunktionellt
- Gillar att lösa både små vardagsproblem och större återkommande utmaningar
- Serviceinriktad utan att bli passiv ordermottagare
- Trivs med att samla människor och skapa god stämning
- Har idéer – och energin att realisera dem
- Är nyfiken på AI, automatisering och arbetssätt som förenklar
- Tycker om att hjälpa andra till en smidigare arbetsdag
Du behöver inte ha haft exakt den här rollen tidigare. Bakgrunder inom operations, business support, employee experience, ledningsstöd eller programkoordinering är relevanta. Viktigast är kombinationen av struktur, initiativförmåga, problemlösning, människoorientering och positiv energi.
Så mäts framgång i rollen
- Chefer får mer tid att leda
- Mindre friktion i vardagsarbetet
- Nya kollegor får en riktigt bra start
- Starkare känsla av samhörighet och trivsel i IAS
- Goda idéer blir till genomförda initiativ
- Mindre energi på administration – mer på det som skapar värde
Varför detta är extra relevant för Executive Assistants och ledningsstöd
Rollen ligger i skärningspunkten mellan operations, kultur och effektivitet – ett område där Executive Assistants, VD-assistenter och ledningsassistenter ofta briljerar. Här får du:
- Utnyttja din förmåga att frigöra chefers tid och minska flaskhalsar
- Bygga skalbara flöden för onboarding/offboarding och behörigheter
- Driva tvärfunktionell koordinering mellan HR, Ekonomi, Inköp och IT
- Planera och producera möten, workshops, konferenser och community-event
- Ta lead på kontinuerliga förbättringar och standardisering där det gör verklig skillnad
- Utforska AI/automation för att förenkla och förkorta administrativa moment
Praktisk information
- Start: ASAP
- Längd: Långsiktigt
- Plats: Stockholm, minst 2,5 dagar/vecka på plats (för denna roll kan det bli mer)
Intresserade kandidater uppmanas att söka snarast via emagine. Den här möjligheten passar dig som vill kombinera operativ skärpa med stark människoorientering – och som vill göra vardagen enklare för både chefer och kollegor.
