Johanna Hellström: Rätt talare börjar med vad ni vill förändra – inte vem som står på scen

En föreläsning är ofta en av de programpunkter som deltagarna minns bäst från en konferens, kickoff eller företagsdag. Rätt person på scen kan sätta ord på en förändring, ge nya perspektiv på ledarskap eller få en organisation att börja prata om en fråga på ett helt nytt sätt.

Samtidigt är utbudet stort. Föreläsare, forskare, experter, moderatorer, entreprenörer och välkända profiler konkurrerar om uppmärksamheten. För den som ansvarar för programmet kan det därför vara svårt att veta var man ska börja.

Johanna Hellström arbetar som expert och rådgivare på Mindley och hjälper företag och organisationer att hitta rätt talare utifrån syfte, publik och sammanhang.

Johanna, var börjar du när en kund hör av sig och vill boka en föreläsare?

– Jag börjar nästan aldrig med att fråga vem de vill boka. Jag vill först förstå varför de ska ha en föreläsare. Vad händer i organisationen? Vilka sitter i publiken? Varför samlas de och vad vill man att deltagarna ska tänka, känna eller göra annorlunda efteråt?

Det innebär att ett önskemål om exempelvis en föreläsning om ledarskap ofta behöver utforskas vidare.

– Ledarskap kan betyda väldigt många saker. Handlar det om att leda i förändring, bygga starkare team, skapa engagemang eller utveckla ett personligt ledarskap? När vi förstår den bakomliggande utmaningen blir det mycket lättare att hitta rätt person.

Vad är det vanligaste misstaget när företag väljer föreläsare?

– Att börja med namnet. Man kanske har sett någon på tv, hört en person i en podd eller fått ett tips och tänker direkt: ”Den personen ska vi ha.” Det behöver absolut inte vara fel, men jag tycker alltid att man ska ställa frågan: varför är just den personen rätt för den här publiken?

Ett välkänt namn kan skapa förväntan och locka deltagare, men Johanna menar att kändisskap inte bör vara det enda urvalskriteriet.

– Ibland är ett stort namn helt rätt. I andra fall finns det en mindre känd expert som har exakt den erfarenhet, kunskap och förmåga som behövs. Då kan effekten bli betydligt större.

Hur vet man om en föreläsare verkligen är bra?

– Det är en kombination av flera saker. Innehållet måste förstås hålla hög kvalitet, men personen behöver också kunna förmedla det på ett sätt som fungerar för just den publiken och i det formatet.

Här blir erfarenhet och kunskap om talarna en viktig del av rådgivningen.

– Två personer kan föreläsa om exakt samma ämne och ändå skapa helt olika upplevelser. Den ena kanske är forskningsbaserad, analytisk och konkret. Den andra bygger mer på berättelser, humor och energi. Ingen är nödvändigtvis bättre än den andra – frågan är vem som passar bäst i sammanhanget.

Vad behöver du veta för att kunna göra en bra rekommendation?

– Gärna mer än kunden först tror, säger Johanna och skrattar. Vilka är deltagarna? Hur många är de? Vad har de för roller? Vad händer i organisationen just nu? Vad är syftet med hela dagen och vad händer före och efter föreläsningen?

Hon vill också förstå vilken känsla arrangören vill skapa.

– En ledningsgrupp som står inför en stor förändring kan behöva bli utmanad och få nya perspektiv. En kickoff efter en tuff period kanske snarare behöver framtidstro, gemenskap och energi. Det påverkar vilken typ av talare vi rekommenderar.

Måste man som beställare veta exakt vilket ämne man söker?

– Nej, tvärtom. Man kan gärna kontakta oss tidigt. Det räcker långt att kunna beskriva vad man vill åstadkomma.

Det kan exempelvis handla om att skapa energi i organisationen, stärka ledarskapet, väcka nyfikenhet kring AI eller förbättra samarbetet.

– Ibland kommer kunden till oss och säger att de söker en föreläsare om motivation. Men när vi börjar prata visar det sig att den verkliga frågan handlar om förändringsvilja, självledarskap eller hur man får människor att dra åt samma håll. Då kan vi börja titta på helt andra perspektiv och talare.

Hur stor betydelse har själva sammanhanget?

– Enormt stor. Samma föreläsare kan vara perfekt i ett sammanhang och mindre rätt i ett annat. En stor konferens med 500 personer kräver kanske en annan typ av scennärvaro än ett strategimöte med 30 chefer.

Även placeringen i programmet spelar roll.

– Jag tycker att man ska tänka på föreläsningen som en del av helheten, inte som ett fristående nummer som råkar ligga mellan lunch och eftermiddagskaffe. När innehållet hänger ihop med resten av dagen blir upplevelsen starkare.

Hur viktigt är det att talaren anpassar föreläsningen?

– Väldigt viktigt. Det behöver inte betyda att hela föreläsningen görs om från grunden, men en bra talare sätter sig in i publiken och sammanhanget.

Johanna lyfter särskilt vikten av relevans.

– Om talaren kan knyta sina exempel och perspektiv till det som deltagarna faktiskt arbetar med blir innehållet mycket mer användbart. Publiken känner ganska snabbt om någon levererar en standardföreläsning eller faktiskt förstår varför man är där.

Är företag för försiktiga när de väljer föreläsare?

– Ibland. Det är naturligt att känna sig trygg med ett namn man känner igen, särskilt när man ansvarar för ett viktigt arrangemang. Men jag tycker att man ska våga vara nyfiken på alternativ.

Det är också här en rådgivare kan bidra med personer som beställaren själv kanske aldrig hade hittat.

– En av de roligaste delarna av mitt jobb är när vi kan säga: ”Vi förstår precis vad ni söker, och vi har en person som vi verkligen tror på för det här.” Det kan vara någon kunden aldrig tidigare hört talas om.

Vilka frågor är mest aktuella bland företag just nu?

– AI är förstås väldigt stort. Men det intressanta är att diskussionen allt oftare går från själva tekniken till människan. Hur förändras våra roller? Hur leder vi när utvecklingen går så snabbt? Hur behåller vi kreativitet, motivation och bra relationer?

Ledarskap, kommunikation, förändring och prestation fortsätter också att vara efterfrågade områden.

– Jag upplever att publiken har blivit mer krävande på ett positivt sätt. Det räcker inte alltid att bli inspirerad i 45 minuter. Man vill gärna få nya perspektiv, men också konkreta idéer eller verktyg som går att ta med tillbaka till vardagen.

Måste en riktigt bra föreläsning vara underhållande?

– Den måste engagera. Men engagemang behöver inte betyda att människor skrattar hela tiden.

En föreläsning kan skapa effekt på många olika sätt.

– Ibland vill man ha energi och skratt i rummet. Ibland är den starkaste stunden när det blir helt tyst därför att talaren har sagt något som verkligen träffar. En föreläsning kan vara rolig, personlig, provocerande, kunskapstung eller eftertänksam. Formen måste passa syftet.

Vad är det roligaste med att arbeta som rådgivare?

– Matchningen. När kunden berättar om sin organisation, sin publik och vad de vill åstadkomma och man känner att: ”Nu vet jag vilka personer vi borde prata om.”

Men det verkliga kvittot kommer efter arrangemanget.

– När kunden berättar att deltagarna fortsatte diskutera föreläsningen under middagen, att cheferna tog med sig frågorna in i nästa ledningsmöte eller att innehållet fortsatte leva i organisationen – då känns det väldigt bra. Då blev det mer än bara en person på en scen.

Till sist, vilket råd skulle du ge en assistent som fått i uppdrag att boka en föreläsare?

– Börja med att fråga uppdragsgivaren vad man faktiskt vill åstadkomma. Vad ska deltagarna känna, förstå eller göra efteråt? Det ger ett mycket bättre underlag än att direkt börja googla efter namn.

Och man behöver inte ha alla svar innan man kontaktar en talarförmedling.

– Ta gärna hjälp tidigt och använd oss som bollplank. Vår uppgift är inte bara att presentera namn, utan att hjälpa kunden att tänka igenom vad som faktiskt skulle kunna fungera. Ibland landar vi i den person man först hade tänkt sig. Ibland hittar vi någon helt annan. Det viktiga är att det blir rätt för publiken.

Rätt person – för rätt publik

Mindley hjälper företag och organisationer att hitta föreläsare, experter, moderatorer och andra scenpersonligheter för bland annat konferenser, kickoffer, ledningsmöten och företagsevent.

För Johanna Hellström är utgångspunkten tydlig: en lyckad bokning börjar inte med att välja ett namn från en lista. Den börjar med att förstå vad mötet ska åstadkomma.

Först därefter går det att svara på den verkligt viktiga frågan: Vem kan göra störst skillnad för just den här publiken?