Executive Assistant-konsultuppdrag via Poolia – Mjölby (föräldravikariat, 12 månader)
Poolia Sverige söker en erfaren Executive Assistant till ett välkänt industriföretag i Mjölby. Uppdraget är ett föräldravikariat på 12 månader med önskad start omgående. Som konsult hos Poolia får du tryggheten i en anställning med kollektivavtal, pension och förmåner – och en engagerad konsultchef som följer dig genom uppdraget.
Om uppdraget
I rollen som Executive Assistant arbetar du nära verksamhetsledningen för att skapa struktur, effektivitet och goda förutsättningar för beslut och genomförande. Du är den samordnande länken mellan ledning, medarbetare och externa partners – och säkerställer att prioriteringar, möten och processer flyter professionellt och i rätt tid.
Centrala ansvarsområden
- Koordinera och planera ledningsarbete, aktiviteter och möten.
- Hantera kalendrar, resebokningar, mötesförberedelser och inkommande ärenden.
- Sammanställa, kvalitetssäkra och presentera underlag, rapporter och information.
- Ansvara för intern och extern kommunikation samt informationsflöden.
- Dokumentera möten, följa upp beslut och driva aktiviteter framåt.
- Vara en central kontaktpunkt mellan ledning, organisation och externa samarbetspartners.
- Utveckla och förbättra administrativa rutiner, processer och arbetssätt.
- Stöd i dokumenthantering, processverktyg och administrativ koordinering.
Kvalifikationer
- Relevant akademisk utbildning eller motsvarande erfarenhet.
- Flera års dokumenterad erfarenhet som Executive Assistant, VD-assistent eller ledningsassistent.
- Mycket god administrativ förmåga och ett strukturerat arbetssätt.
- Mycket god svenska och engelska i tal och skrift.
- Goda kunskaper i Microsoft Office och förmåga att snabbt lära nya system och digitala verktyg.
- Van att hantera flera parallella arbetsuppgifter och omprioritera vid behov.
Personliga egenskaper
- Proaktiv, självgående och lösningsorienterad.
- Hög integritet, professionalism och diskretion.
- Organiserad, noggrann och skicklig på att skapa struktur.
- Kommunikativ och relationsskapande med förmåga att påverka utan formellt mandat.
- Flexibel och prestigelös, van att arbeta nära beslutsfattare och leda aktiviteter framåt.
Det här erbjuder Poolia
En varierad och utvecklande roll nära ledningen i en industriverksamhet där du ges stort ansvar och möjlighet att påverka. Som konsult hos Poolia har du en trygg anställning med kollektivavtal, pension och förmåner samt ett nära stöd från konsultchef.
Varför detta uppdrag är intressant för Executive Assistants
- Bred exponering mot ledningsarbete i en komplex industrimiljö.
- Kombination av operativt och strategiskt verkställande – perfekt för dig som vill växla mellan analys och genomförande.
- Möjlighet att driva förbättring av rutiner och processer som direkt påverkar effektiviteten i ledningsarbetet.
Tips från Executiveeffect – så profilerar du dig för uppdraget
- Lyft konkreta exempel på hur du skapat struktur och prioritering i ledningskalendrar, beslutsunderlag och mötesprocesser.
- Visa på erfarenhet av att vara navet i kommunikationsflöden, både internt och externt.
- Beskriv förbättringsinitiativ du lett inom administration, dokumenthantering eller processverktyg – gärna med mätbara effekter.
- Betona din integritet och erfarenhet av att arbeta nära VD/ledning i konfidentiella frågor.
- Nämn specifika Office- eller samarbetsverktyg du behärskar väl (t.ex. Excel-rapportering, PowerPoint för ledningspresentationer, Teams/SharePoint).
Ansökan och nästa steg
Urval och intervjuer sker löpande. Om du har rätt profil och kan starta omgående, skicka in din ansökan till Poolia snarast för att inte missa möjligheten.
Sökordsförslag (SEO)
Executive Assistant Mjölby, VD-assistent industrin, ledningsassistent Poolia, konsultuppdrag Executive Assistant, föräldravikariat Executive Assistant, administrativt ledningsstöd, Microsoft Office ledningsarbete.
