Interim Manager Assistant/Executive Coordinator till Octapharmas Quality Unit – konsultuppdrag via Randstad
Randstad Sweden rekryterar nu en Interim Manager Assistant/Executive Coordinator som ska stötta Senior Director för Quality Unit på Octapharma i Stockholm. Rollen är affärskritisk i en internationell, starkt reglerad miljö och passar en erfaren executive assistant eller ledningskoordinator som vill arbeta nära besluten i en högpresterande kvalitetsorganisation.
Uppdraget är ett konsultuppdrag via Randstad. Som konsult får du en dedikerad konsultchef, marknadsmässig lön, kollektivavtal och tillgång till ett brett nätverk och förmåner – samtidigt som du kliver in i ett ansvarsfullt uppdrag hos en global samhällsaktör.
Vad innebär rollen?
I rollen som Interim Manager Assistant fungerar du som navet i Quality Units ledningsarbete. Du planerar, koordinerar och följer upp ledningsaktiviteter och prioriteringar samt säkerställer att beslut omsätts i handling.
- Ledningsstöd: Administrativt och verksamhetsnära stöd till Senior Director samt koordinering av ledningsgruppens agenda och uppföljning.
- Möten och beslutsstöd: Förberedelse, dokumentation och protokollföring vid ledningsmöten; uppföljning av beslut, actions och deadlines.
- Rapportering och presentationer: Framtagning av presentationer, rapporter, statistik och strategiska beslutsunderlag.
- Processutveckling: Strukturera, digitalisera och vidareutveckla administrativa processer och arbetssätt inom Quality Unit.
- Dokument- och informationshantering: Förvaltning av interna instruktioner, organisationsstrukturer och uppdatering av intranät.
- Ekonomi- och mötesadministration: Stöd i budgetnära administration, fakturahantering samt koordinering av resor, utbildningar, skyddsronder och externa revisioner.
Vem söker Randstad?
Randstad söker dig med dokumenterad erfarenhet av kvalificerat ledningsstöd i större organisationer, gärna med insyn i kvalitet, QA/QC eller annan reglerad verksamhet.
- Stark struktur och driv: Du leder flera parallella processer med precision i en komplex miljö.
- Digital och teknisk mognad: Mycket goda kunskaper i MS Office (särskilt PowerPoint, Excel och Outlook) och förmåga att snabbt sätta dig in i nya system.
- Kommunikativ säkerhet: Mycket god svenska och engelska i tal och skrift.
- Personliga egenskaper: Självgående, proaktiv och prestigelös med hög integritet och gott omdöme; trygg i dialogen med seniora stakeholders.
- Meriterande: Erfarenhet från läkemedelsindustrin/life science eller annan reglerad verksamhet; arbete nära QA/QC; erfarenhet av SAP och/eller HRM-system; vana från internationell matrisorganisation.
Varför är detta uppdrag intressant för erfarna executive assistants?
- Påverkan i ledningsarbetet: Direkt partnerskap med Senior Director i en affärskritisk funktion.
- Reglerad miljö: Fördjupning i kvalitetsstyrning (QA/QC) och GxP-nära arbetssätt – värdefullt för fortsatt karriär inom life science.
- Strategi + genomförande: Kombination av beslutsstöd, data/rapportering och hands-on processutveckling.
- Internationellt sammanhang: Matrissamarbete och krav på klanderfri kommunikation på både svenska och engelska.
Om Quality Unit på Octapharma i Stockholm
Quality Unit ansvarar för kvalitetskontroll och kvalitetssäkring kopplat till Octapharmas läkemedelsproduktion. Verksamheten är starkt reglerad, präglas av komplexa processer och bygger på nära samarbete mellan flera funktioner. På siten i Stockholm arbetar cirka 300 medarbetare i en miljö där precision, dokumentation och kontinuerlig förbättring är centralt.
Nyckelkompetenser och verktyg
- Ledningsstöd, mötes- och projektkoordination, protokollföring
- Beslutsunderlag, rapportering, presentationsteknik
- Process- och arbetsflödesutveckling, digitalisering
- MS PowerPoint, Excel, Outlook; SAP; HRM-system
- QA/QC, dokumentstyrning, intranätsförvaltning
- Budgetnära administration, fakturahantering, rese- och utbildningskoordinering
Så här ansöker du
Intresserad av att ta nästa steg som Interim Manager Assistant i en kvalitetskritisk organisation? Uppdraget förmedlas av Randstad Sweden. Sök via Randstads karriärsida och ange relevanta erfarenheter av ledningsstöd, QA/QC och arbete i reglerade miljöer.
Snabbfakta
- Roll: Interim Manager Assistant / Executive Coordinator
- Uppdragsgivare: Randstad Sweden
- Kund: Octapharma, Quality Unit
- Plats: Stockholm
- Miljö: Internationell, matrisorganisation, högt regulatoriskt fokus
- Språk: Svenska och engelska
För Executive Assistants och VD-assistenter som vill stärka sin roll närmast ledningen erbjuder detta uppdrag en unik chans att kombinera operativ leverans med strategiskt inflytande i en av Sveriges mest reglerade och samhällsviktiga branscher.
