Nyckelroll som ledningsstöd/VD-assistent på Bostads AB Poseidon i Göteborg. Driv styrelseprocesser, kvalitetssäkra underlag, hantera Ciceron och stötta vd.

Poseidon rekryterar ledningsstöd/VD-assistent i Göteborg – nyckelroll nära vd och styrelse

Bostads AB Poseidon, en del av Göteborgs Stad via Förvaltnings AB Framtiden, söker ett kvalificerat ledningsstöd till huvudkontoret i Gamlestaden. Rollen är ny och erbjuder stor möjlighet att forma arbetssätt och processer för att stärka vd, bolagsledning och styrelse i en kommunal, politiskt styrd kontext.

Därför är tjänsten intressant för Executive Assistants

Strategisk tyngd: Direkt stöd till vd, ledningsgrupp och styrelse i stadens största bostadsbolag.
Ny roll att utveckla: Mandat att etablera struktur och arbetssätt för styrelse- och ledningsprocesser.
Kommunal insyn: Möjlighet att arbeta nära samhällsfrågor i en politiskt styrd organisation.
Nätverk i koncernen: Ingår i Framtidenkoncernens grupp för ledningsstöd/VD-assistenter.

Dina huvudsakliga ansvarsområden

Styrelseadministration: Agenda, handlingar, distribution, sekretessmarkering och publiceringsflöden.
Kvalitetssäkring: Framtagning och granskning av underlag och presentationer inför styrelsemöten.
Ärendehantering: Delsystemansvar för politisk ärendehantering i Ciceron.
Rapportflöden: Hantering av förrättningsrapporter från styrelsen.
Ledningsstöd: Planering, underlag och uppföljning inför bolagsledning och stabsmöten.
Dokumentstyrning: Stöd i dokumenthantering och verksamhetsuppföljning.
Koordinering: Administration av aktiviteter kopplade till vd och styrelse.

Vem vi tror att du är

Har flera års erfarenhet av kvalificerat ledningsstöd/executive assistant/VD-assistent.
Gärna erfarenhet från kommunal verksamhet och förståelse för en politiskt styrd organisation.
Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift.
Mycket goda kunskaper i Microsoft Office.
Meriterande: Erfarenhet av Ciceron eller liknande styrelse- och ärendehanteringssystem; vana av Stratsys.
Relationsskapande, självgående och prioriteringsstark – med blick för helhet och detaljer.

Verktyg och arbetssätt som ingår

Ciceron: Införs under hösten för politisk ärendehantering och styrelseadministration.
Stratsys: Meriterande för mål- och uppföljningsarbete.
Office 365: Avancerad användning av framför allt PowerPoint, Word och Excel för mötes- och beslutsunderlag.

Om Bostads AB Poseidon

Poseidon är stadens största bostadsbolag och helägt av Göteborgs Stad via Göteborgs Stadshus AB och Förvaltnings AB Framtiden. Bolaget äger och förvaltar cirka 29 000 bostäder i Göteborg och bedriver verksamheten decentraliserat i fem distrikt, nära hyresgästerna. Omsättningen uppgår till cirka 3 miljarder kronor och balansomslutningen till 17,5 miljarder kronor.

Urvalsprocess och villkor

Urval och intervjuer sker löpande. Bakgrundskontroll genomförs på slutkandidat. Poseidon välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter – personlig lämplighet och driv är avgörande.

Executiveeffects analys: Så maxar du din ansökan

Visa styrelsevana: Bifoga konkreta exempel på hur du kvalitetssäkrat styrelsehandlingar, hanterat sekretess och koordinerat mötesprocessen från agenda till publicering.
Beskriv offentlig erfarenhet: Lyft projekt eller uppdrag inom kommun/region eller annan politiskt styrd verksamhet, inklusive hur du hanterat formalia och diarieföring.
Systemskicklighet: Specificera nivå i Office samt eventuella erfarenheter av Ciceron, Stratsys eller närliggande verktyg för ärende- och målstyrning.
Helhet och detaljer: Ge exempel på hur du balanserat operativ koordinering med strategisk framförhållning och proaktiv riskhantering inför lednings- eller styrelsemöten.
Stakeholder management: Redogör för hur du byggt relationer med vd, ledningsgrupp, styrelse och externa parter – och hur du säkrat smidiga beslutsflöden.

Sammanfattning

Rollen som ledningsstöd på Poseidon är ett utmärkt nästa steg för erfarna Executive Assistants och VD-assistenter som vill arbeta nära beslutsfattande i samhällsviktig verksamhet. Med ansvar för styrelseprocesser, ärendehantering och ledningskoordinering får du en central position i en koncern med stor påverkan på Göteborgs stadsutveckling.