SHT Smart High Tech AB söker Executive Assistant | Administrative Assistant to Senior Leadership i Göteborg
Svenska deep-tech-bolaget SHT Smart High Tech AB fortsätter sin internationella expansion och rekryterar nu en Executive Assistant/Administrativ assistent till bolagets högsta ledning i Göteborg. Rollen är bred och kombinerar exekutivt ledningsstöd, administration, kontorskoordinering och operativt stöd – med täta kontaktytor mot styrelseordförande, VD, forskare, ingenjörer och internationella partners. För dig som är Executive Assistant, VD-assistent eller ledningsassistent och vill ta nästa steg i ett innovativt teknikbolag med global räckvidd är detta en möjlighet att få verklig påverkan.
Om SHT Smart High Tech
SHT är ett svenskt deep-tech-företag som utvecklar avancerade, grafenförstärkta termiska gränssnittsmaterial (TIM) för nästa generations elektronik, AI-infrastruktur, halvledare, datacenter och högpresterande datortillämpningar. Bolaget bygger nu upp sin internationella närvaro med huvudkontor i Sverige och ett dotterbolag i Kina – vilket skapar en dynamisk miljö där teknik, affär och globalt samarbete möts.
Rollen: navet i ledningsstöd och daglig drift
I rollen som Executive Assistant/Administrative Assistant fungerar du som en förlängd arm åt ordförande, VD och ledningsgrupp. Du prioriterar, koordinerar och säkerställer att vardagen flyter smidigt tvärs över organisationen – från styrelserum till labb och leverantörer.
Centrala ansvarsområden
- Executive- och administrativt stöd: kalender- och mötesbokning, förberedelse av presentationer, rapporter och underlag, samt strukturerad uppföljning av beslut och åtgärder.
- Kommunikation och samordning: länk mellan ledning, medarbetare, kunder, leverantörer och externa intressenter – inklusive koordination mellan huvudkontoret i Sverige och dotterbolaget i Kina.
- Resor och logistik: planering av in- och utrikesresor (flyg, hotell, transporter, visum, itinerarier), samt värdskap för internationella besök och effektiv hantering av förändringar med kort varsel.
- Kontor och operations: stöd i den administrativa driften, leverantörs- och behovshantering, event- och mötesplanering, samt ett välkomnande och professionellt kontorsflöde.
- Ad hoc och projekt: ägarskap för särskilda uppdrag, koordinering och uppföljning av operativa initiativ och stöd till chefer i olika delar av organisationen.
Kvalifikationer och erfarenhet
- Tidigare erfarenhet som Executive Assistant, Personal Assistant, Administrativ assistent, Office Manager eller liknande roll.
- Mycket god planerings-, koordinations- och administrationsförmåga med hög detaljnoggrannhet.
- Van att hantera flera parallella prioriteringar och att arbeta professionellt och diskret med konfidentiell information.
- God systemvana och säkerhet i Microsoft Office/365 samt digitala samarbetsverktyg.
Språkkrav och internationell kontext
- Grundläggande svenska krävs.
- Flytande engelska i tal och skrift.
- Kinesiska (mandarin) är starkt meriterande, då rollen involverar täta kontakter med det kinesiska dotterbolaget.
- Erfarenhet från internationell affärsmiljö värderas högt. Ytterligare språkkunskaper är en fördel.
Personliga egenskaper som efterfrågas
- Hög grad av struktur, servicekänsla och integritet.
- Proaktiv, lösningsorienterad och trygg i ett högt tempo.
- Kommunikativ och relationsskapande – tvärkulturellt och tvärfunktionellt.
- Flexibel, prestigelös och hands-on, med förmåga att leverera även under press.
Varför detta är ett intressant EA-uppdrag
- Nära ledningsarbete: direkt exponering mot styrelseordförande, VD och management.
- Teknik i framkant: insyn i utveckling av grafenförstärkta material för AI-infrastruktur, halvledare och HPC.
- Globalt sammanhang: daglig koordinering mellan Sverige och Kina samt internationella kunder och partners.
- Påverkan och ägarskap: möjlighet att bygga struktur, effektiva arbetssätt och skalbara processer i ett växande bolag.
Tips inför din ansökan (från Executiveeffect)
- Visa konkreta exempel på hur du har drivit komplex kalender- och möteslogistik för flera ledare parallellt – gärna med mätbara resultat (t.ex. minskade ledtider, förbättrad möteseffektivitet).
- Beskriv hur du hanterat internationella resor, visum och snabba omplaneringar utan att kompromissa med kvalitet eller kostnadskontroll.
- Lyft erfarenhet av att vara länk mellan olika kulturer, tidszoner och funktioner – särskilt om du arbetat med Asien.
- Bifoga exempel på presentationsmaterial, PM-strukturer eller uppföljningsmetodik som visar din förmåga att paketera beslutsunderlag.
- Tydliggör nivå på språk (svenska/engelska/mandarin) och vilka situationer du använt dem i affärskritiska sammanhang.
- Framhäv integritet och diskretion med exempel på hur du hanterat känslig information.
Plats, omfattning och ansökan
Tjänsten är placerad i Göteborg och innebär ett nära samarbete med SHT:s högsta ledning i en snabbväxande, internationell miljö. Enligt annonsen erbjuder SHT en entreprenöriell och innovativ kultur där ditt bidrag gör verklig skillnad. För aktuell information om ansökningsprocess och tidsramar – se arbetsgivarens kanaler. Kontrollera alltid annonsen för senaste uppdateringar.
Sammanfattning
SHT Smart High Tech söker en erfaren och serviceinriktad Executive Assistant/Administrativ assistent som vill bli navet i företagets ledningsstöd och operativa flöde. Med grundläggande svenska, flytande engelska och gärna mandarin, samt dokumenterad förmåga att koordinera på hög nivå, får du här chansen att arbeta i skärningspunkten mellan avancerad teknik, internationell affär och effektivt ledningsarbete – mitt i Göteborg.
