JLL söker Senior Executive Assistant i Stockholm – strategiskt nav för Nordics-ledningen
JLL, en global rådgivare inom fastigheter och arbetsplatser, söker en Senior Executive Assistant i Greater Stockholm Metropolitan Area. Rollen riktar sig till erfarna executive assistants/VD-assistenter som vill arbeta nära Nordens högsta ledning och kombinera operativ exakthet med strategiskt ledningsstöd över flera marknader.
Om rollen
Som Senior Executive Assistant blir du högerhand åt JLL:s nordiska ledare. Uppdraget går långt bortom traditionell administration och omfattar proaktiv ledningssupport, komplex kalender- och reseplanering över flera tidszoner, högprofil‑evenemang samt koordinering i en matrisorganisation med kontor och intressenter runtom i Norden.
Nyckelansvar
- Executive partnership och strategiskt stöd: förberedelser, briefings, talepunkter och prioriteringsstyrning för Nordics-ledningen.
- Kalender- och tidszonshantering: helhetsplanering som inkluderar förberedelsetid och resor, samt aktiv lösning av schemakonflikter.
- Multi‑market‑samordning: nav mellan flera nordiska kontor, kunder och partners för att säkra alignment och närvaro i regionen.
- Hantering av komplexitet och brådska: stabilt koordineringsstöd vid snabbt förändrade lägen och högt tempo.
- Ledningsmöten och executive‑evenemang: end‑to‑end‑produktion av rundabordssamtal, kundengagemang, forum och större internmöten – inklusive agenda, underlag, logistik, minnesanteckningar och uppföljning.
- Matrisrepresentation: koordinera möten med C‑nivå, agera ambassadör för exekutiva kontoret och bygga ett förstklassigt EA‑nätverk i Norden.
- PR och stakeholder engagement: stöd i relationer med externa intressenter; nära samarbete med Chief of Staff och kommunikation vid styrelse- och town hall‑planering.
- Operativ excellens: internationell reseplanering, T&E‑processer, kvittoflöden, attestering enligt Delegation of Authority samt kostnadseffektiva och hållbara reseval i linje med policy.
- Inbox management: strukturerad prioritering, flaggning, utkast och professionell korrespondens å ledningens vägnar.
- Dokument och sekretess: högkvalitativa presentationer/underlag (Word/PowerPoint) och säker hantering av konfidentiell information.
- Teamstöd och ledarskap: resursplanering, backup och säkrad kontinuitet vid frånvaro; onboarding/offboarding i samverkan med IT, HR och Facilities.
Kvalifikationer som efterfrågas
- Minst 5 års erfarenhet av att stödja C‑nivå eller seniora chefer, gärna i tech/SaaS, professional services eller multinationell miljö.
- Dokumenterad förmåga att driva flera prioriteringar parallellt och agera under press.
- Betydande erfarenhet av executive‑evenemang och avancerad internationell resehantering.
- Utmärkt organisationsförmåga, diskretion och självständighet.
- Vana att hantera globala ledningsmöten över tidszoner.
- Mycket god engelska i tal och skrift.
Meriterande
- Executive presence, stark kommunikation och erfarenhet av PR/institutionella kontakter.
- Avancerad kunskap i Google Workspace eller Microsoft 365 (Word, Excel, Teams, SharePoint, PowerPoint).
- Proaktiv, analytisk och förbättringsdriven med gott omdöme och hög samarbetsförmåga.
- Flexibilitet vid tidiga starter/sena avslut; lugn, positiv och relationsskapande.
- Strategiskt tänk kombinerat med minutiös genomförandekraft.
Varför rollen sticker ut
- Nordiskt omfång: påverka planering och prioriteringar över flera länder och kontor.
- Hög närhet till affären: arbete i skärningspunkten mellan ledningsoperationer, kundrelationer och branschforum.
- Matris och nätverk: bygga ett nordiskt EA‑nätverk integrerat med JLL globalt.
- Operativ styrning: nyckelroll i reserutiner, kostnadskontroll och policyefterlevnad.
Passar dig som
- trivs i en snabb, internationell miljö och vill växla mellan strategi och hands‑on‑genomförande,
- har dokumenterad erfarenhet av C‑suite‑stöd, komplex kalender- och reseplanering samt ledningsmöten,
- vill vara drivande i evenemang, internkommunikation och intressentdialog i Norden.
Plats och språk
Tjänsten är lokaliserad till Greater Stockholm Metropolitan Area. Rollen kräver utmärkt engelska; nordiska språk är meriterande.
Så här går du vidare
Ansökan hanteras av JLL. Sök tjänsten via JLL:s karriärsida eller den publicerade annonsen på LinkedIn. Förbered gärna exempel som visar multi‑market‑koordinering, krishantering, executive‑evenemang och strukturerad inbox‑/T&E‑process.
Källa: JLL:s jobbannons. Executiveeffect bevakar kontinuerligt karriärmöjligheter för executive assistants och ledningsstöd i Sverige.
