Omni Matrix söker Personal Assistant to Director of Partnerships i Stockholm
Omni Matrix, en betalningsaktör verksam i reglerade och snabbföränderliga högriskvertikaler, rekryterar en proaktiv Personal Assistant till Director of Partnerships & Commercial, Richard. Rollen är en hybrid mellan klassisk PA och senior Executive Assistant med tydlig kommersiell tyngd. Bas i Sverige – gärna Stockholm – är en fördel, men tjänsten kan även utföras remote under svensk tidszon.
Om rollen: affärsnära PA/EA som får saker att hända
Det här är mer än kalenderhantering. Du fungerar som högerhand till den kommersiella ledningen, skapar struktur i ett högt tempo och säkrar momentum över juridik, produkt, compliance, finans och sälj. Du koordinerar kontakter internt och externt så att Richard kan fokusera på affärer och seniorsamarbeten – utan att något faller mellan stolarna.
Huvudsakliga ansvarsområden
- Äga kalender och inkorg: prioritera, boka och skydda tid för affärer och nyckelrelationer.
- Planera och kvalitetssäkra möten över team, partners och tidszoner: agenda, åtgärdspunkter och uppföljning.
- Första kontaktpunkt mot organisationen: koordinera med juridik, produkt, compliance, finans och kommersiella team.
- Hålla ordning i HubSpot: uppdatera affärspipeline, driva på interna trådar och förbereda pipeline- och säljmöten.
- Författa skarpa mejl, kundkommunikation och interna uppföljningar.
- Förbereda underlag: presentationer, sammanfattningar, briefar och mötesnoteringar.
- Resor och logistik: boka resor, middagar och events – ibland för större branschdelegationer.
- Hantera vissa privata bokningar för att skapa balans mellan arbete och privatliv.
- Följa upp löften och projekt – även muntliga commitments – så att inget tappas bort.
- Hantera känslig kommersiell information med diskretion.
- Tänka ett steg före: förutse behov, flagga risker och föreslå lösningar.
Så mäts framgång de första sex månaderna
- Du är primär kontakt för handlare och interna team som tidigare gått direkt till Richard.
- Kalendern skyddar konsekvent tid för affärsdrivande arbete och seniora relationer.
- Pipeline-status är aktuell och synlig utan manuell jagning.
- Inga löften eller uppföljningar faller mellan stolarna – inte ens muntliga.
- Richard kommer förberedd till möten tack vare dina briefar och underlag.
Vem du är
- Extremt strukturerad, detaljorienterad och trygg i att hantera flera prioriteringar samtidigt.
- Proaktiv på riktigt – du väntar inte på instruktioner.
- Mycket stark kommunikatör på engelska, i tal och skrift.
- Van vid seniora stakeholders och externa partners.
- Teknikvan: Microsoft Office, Google Workspace och CRM (HubSpot är ett stort plus).
- Hög integritet och pålitlighet med känslig information.
- Emotionellt intelligent och förtroendeskapande.
- Flexibel med arbetstider när situationen kräver det.
- Representativ och anpassningsbar, från vardag till kundmöten och branschevents.
- Bonus: erfarenhet av payments, fintech, iGaming eller annan reglerad, komplex miljö.
Plats och arbetssätt
Tjänsten annonseras för Stockholm/Sverige men kan skötas på distans om du kan arbeta i linje med svensk tidszon och leverera hög grad av struktur och tillgänglighet. Reselogistik och eventkoordinering kan innebära periodvis utökade arbetstider.
Varför rollen är intressant för Executive Assistants
- Affärsnära påverkan: direkt koppling till intäktsarbete och partnerskap.
- Bred korsfunktionell exponering över juridik, produkt, compliance, finans och sälj.
- Operativt + strategiskt: från hands-on koordinering till förberedelser för kommersiella beslut.
- CRM- och pipeline-ägarskap ger mätbar effekt av ditt arbete.
- Snabbrörlig, reglerad miljö tränar beslutsförmåga, prioritering och diskretion.
Ansök smart: så positionerar du din EA-erfarenhet
- Visa exempel på hur du designat kalendrar för fokusarbete och relationer (time-blocking, prioriteringsramverk).
- Kvantifiera pipeline- och uppföljningsdisciplin (t.ex. minskad ledtid, ökad datakvalitet i CRM).
- Lyft fram mötesekonomi: agendastruktur, beslutslogg, action tracking och uppföljning.
- Presentera skarpa skrivprov: kundmejl, briefer, sammanfattningar med tydliga rekommendationer.
- Lista verktygsvana och ev. certifikat (ex. HubSpot-kurser), samt arbetssätt för remote-samarbete.
- Beskriv hur du hanterat konfidentiell information och komplex stakeholderkartläggning.
- Har du payments/fintech/iGaming-erfarenhet? Knyt den till compliance, risk och partnerskapsflöden.
Om Omni Matrix och kontexten
Omni Matrix verkar inom payments i högriskvertikaler – en reglerad, relationsintensiv och snabb miljö. För en erfaren PA/EA innebär det höga krav på precision, tempo och gott omdöme, men också möjlighet att direkt bidra till affärer, partnerskap och skalbar kommersiell struktur.
Så går du vidare
Intresserad av rollen Personal Assistant to Director of Partnerships hos Omni Matrix i Stockholm (remote möjligt)? Förbered ett CV och brev som speglar ansvarsområdena ovan och skicka din ansökan via arbetsgivarens ordinarie ansökningskanaler. Kontrollera alltid detaljer och sista ansökningsdatum i originalannonsen.
Observera: Informationen i denna artikel bygger på arbetsgivarens annons vid publiceringstillfället och kan komma att justeras.
