Legora söker Executive Assistant i Stockholm. Nära CEO Office/Chief of Staff. Designa tid med AI, koordinera möten globalt och driva operativt ledningsstöd.

Legora söker Executive Assistant i Stockholm – nyckelroll nära CEO Office i snabbväxande legaltech-bolag

Legora rekryterar en Executive Assistant i Stockholm för att stärka sitt CEO Office och öka den operativa samordningen över organisationen. Rollen rapporterar till incoming Chief of Staff och ger högintensivt ledningsstöd till flera VPs eller en CXO. För dig som är Executive Assistant/VD-assistent med teknisk skärpa, tempo och precision kan detta vara ett karriärsteg i ett globalt scaleup-bolag med stark tillväxt.

Om Legora – AI-native legal workspace med global räckvidd

Legora utvecklar en AI-native arbetsyta för jurister och avancerade legal-team. Plattformen analyserar tusentals dokument på minuter, automatiserar end-to-end-flöden och frigör tid för omdöme, strategi och resultat. Bolaget uppger 1 000+ kunder i 50+ länder, bland annat Cleary Gottlieb, Goodwin, Linklaters, White & Case, Dentons och Barclays, och har passerat 100 MUSD i ARR. Legora finns i Europa, Nordamerika och APAC, och har växt genom förvärv som Qura, Walter AI och Graceview.

Rollen: Executive Assistant som designar tid, flöden och fokus

Det här är mer än klassisk kalender- och reseadministration. Du förväntas aktivt designa ledningens tid efter strategiska prioriteringar, använda AI för att höja produktivitet och säkra sömlösa möten över tidszoner. Rollen är central för att skydda fokus, lösa hinder i förväg och hålla initiativ i rörelse.

Ansvarsområden (ur annonsen)

Äga komplext stöd för flera ledare: kalender, reselogistik och e-post för Executive och flera VPs eller en CXO – med AI som stöd för prioritering och effektivitet.
Koordinera interna/externa möten över tidszoner med tydlig agenda, förberedelser och systematiska uppföljningar.
Planera och genomföra nyckelmöten och teammoment: återkommande möten, offsites, workshops och informella samlingar.
Triage av inkommande förfrågningar, skydd av fokustid och smidig kommunikation i teamet.
Nära partnerskap med ledare för att flagga hinder, stötta beslut och ligga steget före.
Operativt stöd för projekt, initiativ och samarbete så att leveranser håller tempo och kvalitet.
Initiera förbättringar av arbetssätt: identifiera friktion och skapa bättre system och rutiner.
Granska utlägg för de du stöttar och deras direktrapporterande.
Boka resor via bolagets resehanteringssystem vid behov.

Profil och kvalifikationer

Proaktiv problemlösare som tar ägarskap och agerar innan problem uppstår.
Erfarenhet från tech/scaleup-miljö med högt tempo och höga krav.
Exceptionell detaljkänsla och struktur – du gör flöden snabbare, tydligare och smidigare.
Starka kommunikationsförmågor och trygghet i känsliga, högpåverkande situationer.
Hög diskretion och mognad i arbete med olika intressenter och förtroendeskapande relationer.
Vana av Google Workspace, Slack och Notion – och snabb på att lära nya system.
Äkta vilja att stötta andra och lyfta teamets prestationer, stolthet i arbetet bakom kulisserna.

Kultur och arbetssätt

Legora betonar tre principer: lean in (ägarskap över titlar, resultat över intentioner), fight for excellence (höga standarder, rak feedback utan prestige) och grow together (tillsammans med kunder och kollegor). ”Mission before ego” sammanfattar kulturen – alla bidrar, ingen glider med.

Varför detta är intressant för Executive Assistants i Stockholm

Påverkan nära högsta ledningen: direktkopplad till CEO Office och Chief of Staff.
AI i vardagen: möjlighet att praktiskt visa hur du designar tid, prioriteringar och möten med stöd av moderna verktyg.
Internationellt samarbete: koordination över tidszoner och med globala stakeholders.
Scaleup-miljö: chans att bygga system, processer och arbetssätt som skalar.

Mångfald och inkludering

Legora är en Equal Opportunity Employer och välkomnar sökande med varierande bakgrund och erfarenhet. Fokus ligger på en inkluderande, högpresterande kultur där alla kan göra sitt bästa arbete.

Plats och rapportering

Tjänsten är placerad i Stockholm och rapporterar till incoming Chief of Staff i CEO Office.

Så går du vidare

Intresserad av rollen som Executive Assistant i Stockholm? Besök Legoras karriärsida eller sök upp den aktuella annonsen via företagets officiella kanaler. Förbered en CV och ett kort, effektstyrt brev som visar hur du designar ledtid, skalar processer och använder AI för att skapa mätbar effekt.

Snabba ansökningstips från Executiveeffect

Visa ”time design”: ge ett konkret exempel på hur du omprioriterat en ledningskalender för att säkra strategisk hävkraft (mät gärna effekten).
Demonstrera AI-förmåga: beskriv hur du använder t.ex. Notion + AI eller Gmail/Calendar-automation för mötesförberedelser och uppföljning.
Lyft beslutsstöd: berätta hur du triagerar, flaggar blockers och skapar beslutsunderlag som kortar ledtider.
Internationell koordinering: ge ett case med tidszoner, externa parter och hur du säkrade tydliga handoffs.
Verktygsstack: specificera din nivå i Google Workspace, Slack och Notion samt hur du strukturerar templates, playbooks och dashboards.

Sökordsrekommendationer för dig som letar liknande roller

Executive Assistant Stockholm, VD-assistent Stockholm, Chief of Staff support, CEO Office, ledningsassistent tech, kalender- och reseadministration, mötesdesign, operativt ledningsstöd, AI-verktyg för EAs, Google Workspace Slack Notion.