Office Manager & Executive Support i centrala Stockholm – konsultuppdrag via Wise Admin (f.d. The Pace)
Wise Admin, tidigare The Pace, rekryterar nu en Office Manager & Executive Support till ett bolag med kontor i centrala Stockholm. Uppdraget passar dig som vill arbeta nära VD, ledningsgrupp och bitvis styrelse i en bred, verksamhetskritisk roll där kontorsdrift, ledningsstöd och koordinering möts. Tjänsten är ett konsultuppdrag via Wise Admin med start enligt överenskommelse.
Rollen i korthet: navet för kontor, ledning och externa kontakter
Som Office Manager & Executive Support blir du den operativa motorn som säkrar struktur, tempo och kvalitet i vardagen – från mötesrum till mötesunderlag.
- Ansvarar för daglig drift och en professionell, välkomnande kontorsmiljö.
- Planerar och koordinerar möten, besök, interna aktiviteter och event.
- Erbjuder proaktivt administrativt stöd till VD samt koordinerar för ledningsgrupp och styrelse.
- Sköter kalender- och reseplanering, möteslogistik samt dokumentation.
- Förbereder material inför lednings- och styrelsemöten och håller ihop leveranser och deadlines.
- Är kontaktpunkt för leverantörer och externa samarbetspartners.
- Säkerställer hög standard, smarta arbetssätt och friktionsfria flöden i hela kontoret.
Vem vi tror att du är
Du har erfarenhet av att arbeta nära seniora beslutsfattare, gärna i rollen som Office Manager, Executive Assistant, VD-assistent eller liknande koordinerande stödfunktion. Du är snabb på att se behoven före alla andra och trivs när mycket ansvar vilar på dig.
- Strukturerad, organiserad och van att prioritera i tempo.
- Professionell, diskret och serviceinriktad med hög integritet.
- Trygg i att stötta ledning och hantera konfidentiell information.
- Kommunikativ på svenska och engelska, i tal och skrift.
- Proaktiv, självgående och lösningsorienterad – bygger ordning, inte ad hoc.
- Trivs i en bred roll där administration, koordinering och kontorsansvar kombineras.
Varför rollen är intressant för Executive Assistants och VD-assistenter
Det här uppdraget kombinerar operativt ledningsstöd med affärsnära kontorsdrift i en central Stockholmsmiljö. För dig som vill bredda ansvar och påverkan ger rollen ett tydligt mandat: du håller ihop ledningens kalenderflöde, mötesprocesser och dokumentation, samtidigt som du formar kontorets vardag och externa kontaktytor. Det är ett utmärkt nästa steg för dig som vill stärka din profil inom ledningsarbete, styrning av leverantörer och proaktiv planering – tre nyckelområden i dagens EA/OM-yrken.
Om Wise Admin (f.d. The Pace)
Wise Admin är specialister på rekrytering, konsultlösningar och rådgivning inom administration. De matchar administrativ kompetens med verksamheter där struktur, effektivitet och arbetsglädje gör störst skillnad. Som konsult omfattas du av kollektivavtal och erbjuds marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag och pensionsavsättning – med ett tryggt sammanhang och kontinuerligt stöd för din utveckling.
Anställningsform, plats och start
- Anställningsform: Konsultuppdrag via Wise Admin.
- Plats: Centrala Stockholm.
- Start: Enligt överenskommelse.
Så ansöker du
Skicka in din ansökan via ”Ansök nu” och bifoga CV. Ansökningar via e‑post tas inte emot. Uppdrag inom konsultvärlden går ofta snabbt, så sök gärna omgående då tjänsten kan tillsättas före sista ansökningsdatum.
Frågor om rollen? Kontakta ansvarig konsultchef Emilie Runnegård ([email protected]) eller Talent Acquisition Specialist Emma Rehn ([email protected]).
Executiveeffects tips: så maxar du din ansökan
- Tydliggör din erfarenhet av lednings- och styrelsearbete: agenda- och mötespaket, protokoll, beslutsspårning.
- Visa på skalbar struktur: hur du har standardiserat mötesflöden, infört mallar eller förbättrat kontorsrutiner.
- Ge exempel på proaktivitet: risk- och behovsanalys inför kvartal, budgetcykler, planering av resor och events.
- Lyft systemvana: kalenderhantering, resebokningsverktyg, dokument- och samarbetsplattformar (t.ex. Microsoft 365).
- Beskriv leverantörssamverkan: avtal, SLA:er, upphandlingar och hur du säkrar kvalitet i leveransen.
- Betona språk och ton: professionell kommunikation på svenska och engelska med hög sekretessnivå.
Sökord för dig som letar nästa steg i karriären
Office Manager Stockholm, Executive Support Stockholm, VD-assistent, Executive Assistant, Ledningsassistent, Kontorsansvarig, Administrativ koordinator, Wise Admin, The Pace, konsultuppdrag, centrala Stockholm, ledningsstöd, styrelseadministration, kalenderhantering, resebokning, mötesadministration, leverantörsansvar.
