Cavotec rekryterar Executive Assistant & Office Manager i Stockholm
Teknikbolaget Cavotec förstärker ledningsstödet och söker en erfaren Executive Assistant & Office Manager till Stockholmskontoret. Rollen är hybrid och kombinerar strategiskt ledningsstöd till Group CEO och Corporate Management Team (CMT) med övergripande kontorsansvar och evenemangssamordning.
Om Cavotec
Cavotec är ett globalt ingenjörsbolag med 50 års innovationshistoria. Företaget designar och levererar avancerade anslutnings- och elektrifieringslösningar som driver avkarbonisering av hamnar och industriella applikationer världen över. Fokus ligger på säkra, effektiva och hållbara lösningar för en bred kundbas.
Rollen i korthet
- Strategiskt och operativt stöd till Group CEO och ledningsgruppen
- Planering och koordinering av komplexa internationella resor
- Övergripande Office Management för Stockholmskontoret
- Planering och genomförande av bolagsövergripande event
Executive support: navet i ledningsarbetet
- Planera och hantera dagliga, veckovisa och långsiktiga agendor
- Säkerställa prioriteringsordning och effektiv tidsanvändning
- Samordna styrelsemöten, ledningsinternat/offsites och strategisessioner
- Följa upp deadlines, leverabler och milstolpar
- Upprätta och förvalta årsplan för styrelse och exekutiv kalender
- Agera länk mellan ledningen och interna/externa intressenter
- Hantering av konfidentiell information med hög integritet
- Stöd till marknadsavdelningen vid behov
Reseplanering och event: från strategi till sömlös leverans
- Boka och koordinera inrikes/utrikesresor för CEO och CMT (flyg, hotell, visum, transfers, itinerarier)
- Upprätta detaljerade reseagendor och backup-planer
- Hantera reseräkningar och utlägg enligt policy (t.ex. via Rydoo, AMEX)
- Planera och genomföra interna och externa event i samarbete med HR/Marknad
- Stödja ledningens deltagande i konferenser, paneler och publika engagemang
- Ansvara för kvalitet, tidslinjer, budget och leverantörsförhandling
- Koordinera logistik såsom deltagartransporter och onsite-stöd
Office Management: skapa en effektiv och välkomnande arbetsplats
- Dagligt kontorsansvar för Stockholmskontoret
- Säkerställa en välfungerande, organiserad och inbjudande miljö
- Leverantörs- och avtalshantering, servicepartners och facility management
- Onboardingstöd lokalt (arbetsplats, utrustning, accesser)
- Planera interna aktiviteter, teamträffar och företagsmöten
- Välkomna besökare och hantera inkommande ärenden via telefon/e-post
Kvalifikationer
- Kandidatexamen
- 3–5 års erfarenhet som Executive Assistant/VD-assistent
- Dokumenterad erfarenhet av Office Management och corporate event
- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska
- Flexibel, lösningsorienterad och trygg i en snabbrörlig miljö
- Hög integritet, diskretion och professionalism
- Vana av resebokningssystem och utläggshantering (t.ex. Rydoo, AMEX)
- Stark administrativ förmåga och utpräglad organisationsförmåga
Observera: Kandidater som inte uppfyller kraven beaktas inte. CV ska bifogas på engelska.
Vem passar i rollen?
Du som trivs med att växla mellan operativ precision och strategiskt framförhållning, och som gillar att äga processer från plan till leverans. Rollen passar särskilt dig som:
- Vill kombinera klassiskt ledningsstöd med kontorsdrift och event
- Har erfarenhet av styrelsekalendrar, exekutiva möten och offsites
- Är trygg i komplex reseplanering och proaktiv riskhantering
- Bygger starka relationer med intressenter och leverantörer
Varför är detta intressant för Executive Assistants?
För dig som arbetar närmast ledningen erbjuder Cavotec en bredd i uppdraget: från styrning av ledningsforum och bolagskalender till kontorsoptimering och varumärkesnära event. Kombinationen av internationell exponering, högt tempo och tydligt mandat gör rollen till ett starkt nästa steg för erfarna Executive Assistants, VD-assistenter och ledningsassistenter i Stockholms kommun.
Mångfald och inkludering
Cavotec betonar lika möjligheter, inkluderande arbetsplatser och lika lön för lika arbete. Urvalsbeslut baseras på kompetens, erfarenhet och prestation. Bolaget välkomnar kvalificerade kandidater med olika bakgrund, i linje med övertygelsen att mångfald driver innovation.
Ansökan
Ansökan sker via Cavotecs ordinarie rekryteringskanaler. Bifoga ett uppdaterat CV på engelska. Säkerställ att din erfarenhet av ledningsstöd, kontorsdrift, resebokning och eventprojekt är tydligt beskriven, samt att du anger språknivåer i svenska och engelska.
Nyckelord (SEO)
Executive Assistant Stockholm, VD-assistent, Office Manager, ledningsstöd, styrelsemöten, resebokning, event management, kontorsansvar, Cavotec jobb, chefsstöd, Corporate Management Team, Exekutiv assistent, administrativ samordning.
