Helsing söker en Workplace Coordinator i Stockholm – en nyckelroll för dig som vill kombinera kontorsdrift, kulturbyggande och kvalificerat ledningsstöd. Tjänsten passar särskilt dig med bakgrund som Executive Assistant, Office Manager eller ledningsassistent som vill ta nästa steg i en högteknologisk och värderingsdriven miljö.
Om Helsing
Helsing är ett europeiskt försvars-AI-bolag med uppdraget att skydda demokratiska samhällen. Företaget bygger avancerade tekniska lösningar med starkt fokus på etik, robusthet och säkerhet. Kulturen är öppen och transparent, med aktivt uppmuntrad debatt kring teknikens nyttor och konsekvenser. Teamen består av ingenjörer, AI-specialister och kundnära program managers – och nu vill man stärka Stockholmskontoret med en Workplace Coordinator.
Kort om tjänsten
I rollen som Workplace Coordinator skapar du en inkluderande, välkomnande och effektiv arbetsmiljö. Du säkerställer att Stockholmskontoret fungerar sömlöst i vardagen samtidigt som du ger proaktivt executive support till den lokala ledningen. Arbetet spänner från mötes- och eventansvar till kalender- och kommunikationsprioritering, leverantörs- och fastighetskontakt samt löpande kontorslogistik.
Ansvarsområden i vardagen
- Bygga och vårda en inkluderande kontorsupplevelse för team och besökare.
- Ge heltäckande executive assistance: kalenderstyrning, schemaläggning och prioritering av kommunikation.
- Driva och kvalitetssäkra daglig kontorsdrift för smidiga arbetsflöden.
- Stärka teamkulturen genom fika, frukostar och sociala aktiviteter.
- Planera och genomföra möten, workshops, lokala events och offsites.
- Vara primär kontaktpunkt vid besök och för externa intressenter.
- Proaktivt säkra inköp av kontorsmaterial och catering samt hålla optimala lagernivåer.
- Hantera ärende- och felanmälningar och följa upp tills åtgärder är genomförda.
- Samordna med fastighetsägare och externa leverantörer och bevaka avtalad servicenivå.
Vem söker Helsing?
- Dokumenterad erfarenhet som Office Manager, Executive Assistant eller liknande koordinerande roll.
- Flytande svenska och engelska; trygg relationsbyggare internt och externt.
- Exceptionell organisatorisk förmåga och styrka i att växla mellan kontorsdrift och ledningsstöd.
- Hög integritet och diskretion i hantering av känslig information.
- Teknisk skicklighet i Microsoft Word, Excel, Outlook och PowerPoint.
- Värderingsmatchning: ansvarstagande, initiativ, uppdragstrohet, lyhördhet och inkludering.
Helsing uppmuntrar särskilt kvinnor och andra underrepresenterade grupper att söka, även om inte alla kriterier prickas – potential och effekt väger tungt.
Meriterande
- Kunskap om svensk arbetsmiljölagstiftning (Arbetsmiljö) och HSE-praktik.
- Erfarenhet som skyddsombud.
- Etablerat nätverk av Stockholmsbaserade leverantörer (catering, event, service/underhåll).
Varför detta är särskilt relevant för Executive Assistants och ledningsstöd
Rollen kombinerar strategiskt ledningsstöd med operativ arbetsplatsledning – ett naturligt nästa steg för erfarna EAs och ledningsassistenter. Du får:
- Arbeta nära lokal ledning och påverka hur Stockholmskontoret levererar värde till verksamheten.
- Använda din stakeholder management-förmåga i en miljö där säkerhet, etik och regelefterlevnad är centralt.
- Bidra till kultur, samarbete och produktivitet – från mötesarkitektur till vardagslogistik.
- Växa i ett högteknologiskt sammanhang med snabba beslutsvägar och tydlig mission.
Förmåner och erbjudanden
- Konkurrenskraftig lön och aktieprogram (ESOP).
- Relocationstöd upp till 2 500 euro och fyra veckors tillfälligt boende.
- Årlig lärandebudget (cirka €500/£450). Ytterligare lokala förmåner kan tillkomma.
Tips inför din ansökan
- Lyft dubbla styrkan: dokumenterad EA/ledningsstödserfarenhet och bevisad kontorsdrift.
- Ge konkreta exempel på hur du prioriterat ledningskommunikation och skyddat tid i komplexa kalendrar.
- Beskriv hur du byggt teamkultur (t.ex. rutiner för fika, frukostar, interna event) som stöttar prestation.
- Visa på arbetsmiljökompetens och eventuella uppdrag som skyddsombud.
- Nämn leverantörsnätverk i Stockholm och resultat av lyckade upphandlingar/avtal.
- Påvisa diskretion via case där konfidentiell information hanterats korrekt.
- Lista verktygsvana (MS Office) och hur du skapat effekt via dashboards, mallar eller processer.
- Förklara varför Helsing’s mission inom försvars-AI och etiskt ansvar attraherar dig.
Så ansöker du
Tjänsten är placerad i Stockholm. Intresserad av att bli Helsing’s nästa Workplace Coordinator? Besök företagets karriärsida för att läsa mer och skicka in din ansökan.
