Om rollen: Executive Assistant till VP-nivå i Stockholm
ServiceNow rekryterar en erfaren Executive Assistant i Stockholm för att ge operativt och strategiskt stöd till ledare på VP-nivå. Rollen passar dig som vill arbeta nära affären i en global techmiljö där AI, effektivisering och hög precision i ledningsstöd är vardag.
Huvudsakliga ansvarsområden
- Avancerad kalenderstyrning: planera och prioritera komplexa och snabbt föränderliga scheman, hantera möteslogistik och lösa planeringskonflikter.
- Kommunikation och underlag: skriva och kvalitetssäkra e-post, presentationer och rapporter enligt gällande exekutiva riktlinjer.
- Prioriteringsstöd åt ledningen: fatta beslut om kortsiktiga prioriteringar och aktiviteter för bästa tidsutnyttjande.
- Rese- och utläggsadministration: boka resor enligt policy, samordna visum/pass och sköta utlägg samt kreditkortsavstämning.
- Onboarding och intern koordinering: stötta interna team vid nyanställningar och introducera nya kollegor i interna processer, system och verktyg.
- Proaktiv problemlösning: identifiera organisatoriska hinder och initiera eller facilitera lösningar tvärfunktionellt.
Kvalifikationer och verktyg som efterfrågas
- Minst 10 års erfarenhet av att stötta ledare på VP-nivå som Executive Assistant/VD-assistent/ledningsassistent.
- Dokumenterad förmåga att integrera AI i arbetsflöden, beslutsfattande eller problemlösning (t.ex. AI-drivna insikter, automatisering av processer).
- Exceptionell organisations- och kommunikationsförmåga; trygg i att driva flera högt prioriterade initiativ parallellt.
- Professionellt uppträdande, starka mjuka färdigheter och en positiv, lösningsorienterad attityd.
- Vana att hantera konfidentiell information med hög integritet.
- Mycket god systemvana: Zoom, Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Box, Concur och Google Docs.
Varför tjänsten är intressant för Executive Assistants i Sverige
Rollen kombinerar klassiskt ledningsstöd med modern arbetsmetodik där AI och datadrivna beslut är centrala. För en senior EA/VD-assistent öppnar det för större påverkan, möjlighet att driva egna projekt och att arbeta nära internationella intressenter i ett marknadsledande teknologibolag.
Om ServiceNow
ServiceNow grundades 2004 i San Diego av ingenjören Fred Luddy och är idag global marknadsledare med över 8 100 kunder, inklusive 85 procent av Fortune 500. Plattformen kopplar samman människor, system och processer och använder AI-förstärkt teknik för att göra arbetet snabbare och smartare. Företagets syfte är att “make the world work better for everyone”.
Arbetssätt och villkor
ServiceNow tillämpar Work Personas (flexible, remote eller required in office) beroende på rollens karaktär och kontor. Företaget kan verifiera avstånd till närmaste kontor via tredjepart.
ServiceNow är en likabehandlande arbetsgivare. Alla kvalificerade sökande beaktas oavsett skyddad tillhörighet, och kandidater med arresteringar eller domar bedöms enligt gällande lag. Behöver du anpassning i rekryteringsprocessen kan du kontakta [email protected].
För roller som omfattas av exportkontroll kan myndighetsgodkännande krävas; anställning kan vara villkorad av sådana tillstånd.
Tips inför din ansökan
- Visa tydliga exempel på hur du använder AI för att effektivisera EA-arbetet (t.ex. automatiserade rapporter, mötes- och reseoptimering, efterlevnad av policys).
- Beskriv situationer där du framgångsrikt prioriterat och koordinerat på VP/ledningsnivå under tidspress.
- Lyft fram erfarenhet av onboarding och tvärfunktionell samverkan med HR, Finance och IT.
- Bifoga mätbara resultat (t.ex. minskad möteslatens, kostnadsbesparingar, förbättrad cycle time i utlägg/avstämningar) där det är möjligt.
- Betona integritet och diskretion i hantering av konfidentiellt material.
Sammanfattning
ServiceNow söker en senior Executive Assistant i Stockholm med dokumenterad VP-stödskompetens, stark verktygsvana och ett AI-drivet arbetssätt. För erfarna EA/VD-assistenter som vill skala sin påverkan i en global techmiljö erbjuder rollen både bredd och djup i det strategiska ledningsstödet.
Artikeln publiceras av Executiveeffect – nyheter, expertråd, inspiration och verktyg för dig som jobbar närmast ledningen.
