Talents by Inhouse söker Executive Assistant i Stockholms kommun
Talents by Inhouse rekryterar nu en Executive Assistant till Bokförlaget Stolpe i centrala Stockholm. Rollen är placerad vid Stureplan och innebär att arbeta nära VD och redaktionschef i en kunskapsdriven, kvalitetsfokuserad förlagsmiljö. Tjänsten passar dig som vill kombinera operativt ledningsstöd med koordinering, event och projektledning – och som trivs med att vara navet mellan ledning, redaktion, marknad och externa samarbetspartners.
Om rollen: operativt och strategiskt ledningsstöd
Executive Assistant-rollen hos Bokförlaget Stolpe är både bred och affärsnära. Du blir en nyckelperson som säkrar struktur, tempo och kvalitet i ledningsarbetet – från kalender och styrelsematerial till möteslogistik, bokmässor och interna konferenser.
Huvudsakliga arbetsuppgifter
- Vara VD:s högra hand: kalenderstyrning, mötesbokningar och reseplanering
- Koordinera och förbereda möten, seminarier, bokmässor och event
- Fungera som knutpunkt mellan VD, redaktion, marknad och externa kontakter
- Sammanställa och kvalitetssäkra styrelsematerial
- Delta i och följa upp lednings-, redaktions- och marknadsmöten
- Projektleda seminarier och interna konferenser
- Stötta redaktionschefen i det löpande redaktionella arbetet
- Planera och följa upp projekt: tidplaner, kalkyler och leveranser
- Hantera kontrakt, dokumentation, arkivering och sekretesskänslig information
Vem är du?
Du kombinerar integritet och omdöme med struktur och servicekänsla. Du gillar tempo, är självgående och tar initiativ – och du växlar obehindrat mellan detaljer och helhet.
- Mycket god svenska och engelska, i tal och skrift
- Stark förmåga att planera, prioritera och hålla många bollar i luften
- Serviceinriktad, prestigelös och lösningsorienterad
- Trygg i beslutsfattande och i att representera externt
- Socialt skicklig och uppmärksam på sammanhang och situationer
- Trivs i event-, mäss- och seminariesammanhang
Meriterande erfarenheter
- Tidigare roll som Executive Assistant eller motsvarande ledningsstöd
- Bakgrund inom kommunikation, marknad eller förlagsbranschen
- God systemvana och gedigen erfarenhet av Officepaketet
- Koordinering eller medverkan i events, mässor och liknande forum
Om Bokförlaget Stolpe
Bokförlaget Stolpe ger ut fackböcker av högsta kvalitet med stark betoning på design, produktion och innehåll. Förlaget är en del av Axel och Margaret Ax:son Johnsons stiftelse och verkar för att göra humaniora och samhällsvetenskap tillgänglig för en bred publik i Sverige och internationellt. Arbetsplatsen finns i inspirerande lokaler vid Stureplan i Stockholm, och resor – nationellt och internationellt – kan förekomma.
Plats, anställningsform och start
- Placering: Stureplan, Stockholm
- Start: omgående eller enligt överenskommelse
- Anställning: tillsvidare hos Bokförlaget Stolpe, med 6 månaders provanställning
Ansökan och process
Rekryteringen hanteras av Talents by Inhouse. Urval och intervjuer sker löpande. Ansök med ditt CV eller din LinkedIn-profil – personligt brev behövs inte. Observera att ansökningar inte tas emot via mejl. Frågor om tjänsten besvaras av ansvarig rekryterare: Ida Högberg, [email protected]. Processen inkluderar arbetspsykologiska tester.
Varför är rollen intressant för Executive Assistants?
- Nära VD och ledningsarbete med konkret påverkan på verksamhetens tempo och kvalitet
- Bred mix av uppgifter: från styrelsematerial och sekretesshantering till projektledning och event
- Kunskapsintensiv miljö i en organisation med tydligt samhälls- och bildningsuppdrag
- Exponering mot redaktion, marknad och externa partners – perfekt för dig som vill växa i EA-rollen
Snabbfakta
- Roll: Executive Assistant (VD-assistent)
- Företag: Bokförlaget Stolpe
- Rekryterande part: Talents by Inhouse
- Ort: Stockholm (Stureplan)
- Språk: svenska och engelska
FAQ – det här undrar många kandidater
Behövs personligt brev? Nej, ansök med CV eller LinkedIn-profil.
Vilka system används? God systemvana krävs, med erfarenhet av Officepaketet.
Måste jag ha förlagserfarenhet? Inte ett krav, men meriterande. Kommunikations- eller marknadsbakgrund är också en fördel.
Förekommer resor? Ja, både nationellt och internationellt vid behov.
Analys: vad utmärker den här EA-tjänsten?
Rollen kombinerar klassiskt VD-stöd med tydliga inslag av projekt- och eventledning – en utmärkt möjlighet för EAs som vill arbeta mer tvärfunktionellt och ta ett större grepp om planering, kvalitetssäkring och extern representation. Förlagskontexten innebär också att kommunikation och detaljer i leveranser väger tungt, vilket gör tjänsten särskilt attraktiv för dig med stark språk- och presentationsförmåga.
Så här går du vidare
Intresserad av att ta nästa steg i EA-rollen i Stockholm? Skicka in din ansökan snarast via Talents by Inhouse då urval sker löpande. Fördjupande frågor ställs till ansvarig rekryterare på adressen ovan.
