Puzzel söker Office Mood Manager (50%) i Stockholm – arbetslivsträning för dig som vill växa i office/HR
Puzzel, en nordisk marknadsledare inom molnbaserade kontaktcenterlösningar, öppnar nu en arbetslivsträningsplats i Stockholm för rollen Office Mood Manager (tidigare Office Manager). Tjänsten är på 50% (20 timmar/vecka) och sker i samarbete med Arbetsförmedlingen eller Försäkringskassan. För dig som arbetar nära ledningen – som executive assistant, VD-assistent eller ledningsassistent – är detta ett praktiskt sätt att bredda din kompetens inom kontorskultur, eventkoordination och operativt HR-stöd.
Vad innebär rollen Office Mood Manager?
Uppdraget är att göra kontoret till en välkomnande, inspirerande och effektiv arbetsplats – en hubb för kultur och samarbete. Du blir navet mellan HR, ledning, medarbetare och leverantörer och rapporterar till Nordics HR Manager, med nära samarbete med lokal ledning.
Centrala ansvarsområden
Operationellt ansvar
- Onboarding/offboarding-administration (checklistor, IT-kontakter, behörigheter)
- Kontaktpunkt för lokala leverantörer och hyresvärd
- Hantering av inkommande fakturor (attestflöden och uppladdning)
- Samordning av arbetsmiljö och företagshälsa
- Löpande tillsyn av lokaler och kontorsservice
- Överblick och beställning av kontorsmaterial
- Administration av passerkort och behörigheter
- Hantering av inkommande/utgående e-post
- Assistera HR i det dagliga arbetet samt övriga ad hoc-uppgifter
Kultur och engagemang
- Planera och genomföra sociala aktiviteter (frukostar, AW, säsongsevent)
- Skapa en trivsam atmosfär genom detaljer som växter, inredning, musik och ljussättning
- Samla in feedback och kontinuerligt förbättra kontorsupplevelsen
- Initiera små, vardagsnära åtgärder som stärker sammanhållning och välmående
Vem passar rollen?
Obligatoriska kvalifikationer
- Initiativkraft och förmåga att arbeta självständigt
- Serviceinriktad och social – du trivs med att få andra att känna sig välkomna
- Strukturerad och detaljorienterad, van vid att hantera flera uppgifter parallellt
- Mycket god kommunikativ förmåga på engelska (svenska är meriterande)
- Grundläggande MS Office-kunskaper (Excel är ett plus)
Meriterande
- Erfarenhet av eventplanering eller office management
- Kreativt öga för form, inredning och atmosfär
- Intresse för wellbeing och teambuilding
Personliga egenskaper
- Proaktiv och självgående – du gör, väntar inte
- Kreativ och lösningsorienterad
- Empatisk och lätt att prata med
- Positiv energi som smittar av sig
Omfattning, plats och upplägg
- 50% (20 timmar/vecka), med närvaro på kontoret tre dagar/vecka
- Flexibla timmar: t.ex. 3×6 h 40 min, 4×5 h eller 5×4 h
- Stockholm
- Arbetslivsträning via Arbetsförmedlingen eller Försäkringskassan
- Krav: giltigt arbetstillstånd; bolaget kan inte sponsra work permits
Varför Puzzel? (och vad du får)
Puzzel kombinerar omnichannel contact center, workforce management och AI-drivna analyser och är redan nummer ett i Norden. Bolaget växer i Storbritannien och expanderar i Benelux och Finland.
Nyckeltal och utmärkelser
- Intäkter 2024: €57 miljoner (från €50 miljoner 2023)
- ~300 anställda, >1 100 kunder i 40 länder
- ~60 000 kundserviceagenter använder plattformen dagligen, ~800 miljoner interaktioner/år
- Vinnare av 2024 CX Awards (Best Mid-Market Contact Center Platform)
- Topprankad för innovation av Frost & Sullivan; ”Best Practices Company of the Year 2023”
- Flexa-topplista för balans mellan arbete och privatliv; lönestruktur säkras via Mercer-benchmarking
Puzzels värderingar
- Built on Trust – tillit i centrum
- Stronger Together – samarbete och delat syfte
- Stay Hungry – ständig förbättring och innovation
Inkludering och mångfald
Puzzel arbetar aktivt för ökad jämställdhet och representation. Globalt ledningsteam har jämnare könsfördelning, andelen kvinnliga nyanställningar har ökat markant, och företaget samarbetar med aktörer som Flexa och statliga initiativ i Norden för praktik- och lärlingsspår.
Vad du får som deltagare i arbetslivsträning
- Praktisk erfarenhet av office management och kontorskultur
- Skärpta organisatoriska och kommunikativa färdigheter
- Erfarenhet av eventkoordinering och medarbetarengagemang
- Stöttande team, flexibla timmar och självsäkerhet inför framtida anställning
Rekryteringsprocess
- Screening med Talent Acquisition
- Första intervju med Nordics HR Manager (rekryterande chef)
- Eventuell andra intervju för att klargöra frågor före start
Varför intressant för executive assistants och ledningsstöd?
Rollen ligger i skärningspunkten mellan office management, HR-stöd och kultur – tre områden där executive assistants ofta redan bidrar. Det här uppdraget ger dokumenterad erfarenhet av processer (on/offboarding, leverantörsflöden, fakturering), people operations och event – meriter som stärker din påverkan i ledningsarbetet och gör dig ännu mer affärsnära.
Så här kommer du vidare
- Stäm av med din handläggare på Arbetsförmedlingen eller Försäkringskassan kring arbetslivsträning
- Ansök via Puzzels karriärsida och lyft erfarenheter av koordinering, event, leverantörskontakter och kontorsdrift
- Förbered exempel på hur du förbättrat processer, skapat engagemang och hanterat många intressenter samtidigt
Tips från Executiveeffect: Sätt ord på din kulturpåverkan i CV och intervju – mätbar effekt (närvaro på kontoret, NPS/eNPS, kostnadsbesparingar via leverantörsavtal, feedback på event) höjer din träffsäkerhet mot rollen Office Mood Manager i Stockholm.
