Adecco rekryterar administrativ assistent/Executive Assistant till global investmentbank i Stockholm
Adecco söker nu en erfaren administrativ assistent/Executive Assistant till ett internationellt investmentbank-team i Stockholm. Uppdraget riktar sig till dig som trivs nära affären, gillar ett högt tempo och vill vara ett avgörande operativt stöd för seniora Country Coverage Bankers. Miljön är global, komplex och kvalitetsdriven – perfekt för etablerade EA/VD-assistenter som vill fördjupa sitt ledningsstöd inom finans.
Om uppdraget
Detta är ett konsultuppdrag via Adecco som förväntas pågå till mars 2027. Arbetet sker huvudsakligen på plats hos kund i Stockholm. Efter en tid finns möjlighet till hybridupplägg cirka en dag i veckan. Rollen innebär att stötta cirka åtta bankers parallellt, ofta under tidspress, och att självständigt lösa vardagliga IT- och processfrågor där support inte alltid finns nära till hands.
Dina ansvarsområden i korthet
- Avancerad kalenderplanering och samordning av möten för flera seniora ledare.
- Helhetsansvar för möteslogistik: rum, catering samt telefon- och videokonferenser.
- Relation- och intressenthantering med kunder, kollegor och andra assistenter – lokalt och internationellt.
- Säker hantering av konfidentiell information.
- Stöd i presentationer och materialframtagning.
- Professionell hantering av samtal, e-post och övrig korrespondens.
- Planering och bokning av omfattande internationella resor, inklusive visum och resedokument.
- Utläggshantering i Concur med fokus på policyefterlevnad.
- Fakturaflöden och arbete i interna system såsom APPIAN och ARIBA.
- Löpande rapportering och uppföljning i system som Insight, i-Track och DRE.
- Samordning av tidrapportering samt besökslogistik för interna gäster och projektteam.
Profil: Vem lyckas i rollen?
- Mycket god engelska i tal och skrift; trygg i internationella kontakter.
- Dokumenterad erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna från finans/Investment Banking.
- Vant ledningsstöd som hanterar många intressenter och leveranser parallellt.
- Hög stresstålighet, struktur och proaktivitet.
- Avancerade kunskaper i Microsoft Office/365.
- Erfarenhet av Concur för resor och utlägg.
- Snabb och noggrann i skrift med god dokumentationsvana.
- Professionellt, serviceinriktat förhållningssätt och hög arbetskapacitet.
- Nyfikenhet på att snabbt lära organisationens processer och system.
Meriterande erfarenheter
- Bakgrund i globala eller matrisstyrda organisationer.
- Kännedom om finansiella system som APPIAN, ARIBA och Salesforce.
- Grundläggande förståelse för investmentbanking och affärsprocesserna i Corporate Finance/Coverage.
- Teknisk smidighet och problemlösande arbetssätt när stödresurser är begränsade.
Verktyg och arbetssätt
Rollen kräver god systemvana. Förutom Microsoft 365 och Concur används interna plattformar för fakturor, uppföljning och rapportering (exempelvis APPIAN, ARIBA, Insight, i-Track och DRE). Erfarenhet av dessa – eller liknande affärssystem – underlättar en snabb onboardning. Noggrann policyefterlevnad och datasäkerhet är centralt.
Varför den här tjänsten är intressant för Executive Assistants
- Exponering mot seniora beslutsfattare i en global investmentbank-miljö.
- Möjlighet att driva struktur, flöde och effektivitet i komplexa affärer.
- Skärper din verktygslåda inom rese- och utläggsprocesser, rapportering och compliance.
- Utvecklar din intressenthantering och ditt arbetssätt i ett högt affärstempo.
Så stärker du din ansökan
- Kvantifiera din kalender- och möteskoordinering: antal ledare du stöttat, tidzoner, simultana projekt.
- Beskriv konkreta case kring rese- och utläggshantering i Concur samt hur du säkrat policyefterlevnad.
- Visa exempel på hur du arbetat diskret med konfidentiell information och känsliga kundärenden.
- Lyft fram hur du löst IT- eller processutmaningar självständigt när stödet varit begränsat.
- Poängtera engelska i professionell kontext: mötesledning, korrespondens och presentationsstöd.
- Bifoga gärna presentationer eller processbeskrivningar (anonymiserade) som visar kvalitet och struktur.
Villkor och omfattning
- Form: Konsultuppdrag via Adecco.
- Plats: Stockholm, på plats hos kund (hybrid cirka 1 dag/vecka efter en period).
- Varaktighet: Förväntas pågå till mars 2027.
Sammanfattning
Det här är en chans för en driven administrativ assistent/Executive Assistant med finansvana att ta ett tydligt kliv närmare investmentbankingens kärna. Om du är snabb, strukturerad och serviceinriktad – och vill arbeta i en internationell miljö där kvalitet och affärsnytta går först – är detta uppdrag via Adecco ett starkt nästa steg.
