Office & Management Hero sökes till PaymentIQ i Stockholm
PaymentIQ rekryterar en Office & Management Assistant till Stockholm – en central roll för dig som vill kombinera operativt ledningsstöd med ansvaret för en välfungerande och trivsam kontorsmiljö. Rollen är internationell till sin karaktär och arbetar tätt med företagets ledning samtidigt som du blir navet för kollegor och partners i hela Europa.
Det här ska du göra
- Stödja CEO i vardagen: hantera komplexa resor, utlägg/expense management samt prioritera e-post och kalender i ett högt tempo.
- Driva kontoret: säkerställa att arbetsplatsen fungerar friktionsfritt och är en miljö där medarbetare trivs och presterar.
- Planera och genomföra event: allt från team-offsites till kontorsaktiviteter – från idé till genomförande.
- Knyta ihop Europa: koordinera med kollegor och intressenter i flera länder och främja effektiva arbetsflöden över gränserna.
- Äga leverantörsrelationer: vara primär kontakt för kontorspartners och se till att tjänster och leveranser fungerar och optimeras.
Vem söker PaymentIQ?
- Proaktiv problemlösare som ligger steget före och alltid har en plan B.
- Relationsbyggare och lagspelare som trivs i en social och internationell miljö.
- Flytande i engelska i tal och skrift – koncernspråk i det europeiska samarbetet.
- Strukturerad men flexibel – bekväm med att växla mellan ledningsnära uppgifter och praktisk kontorslogistik.
Varför rollen sticker ut
Som Office & Management Assistant på PaymentIQ får du en nyckelposition nära besluten, med ägarskap över både ledningsstöd och den dagliga kontorsdriften. Tempot är högt, variationen stor och kontaktytorna många – perfekt för dig som trivs med ansvar, initiativ och internationella samarbeten.
Plats och sammanhang
Tjänsten är placerad i Stockholm och samarbetet sträcker sig över Europa. Engelska är arbetsspråk i stora delar av organisationen, vilket ställer krav på tydlig affärskommunikation och förmåga att navigera i multikulturella team.
Så här maxar du din ansökan
- Kvantifiera din impact: visa hur du kortat ledtider, sänkt kostnader eller höjt NPS/medarbetarupplevelsen i kontors- eller eventflöden.
- Beskriv komplex koordinering: ge exempel på hur du hanterat ledningskalendrar, ombokningar i sista minuten och parallella tidzoner.
- Lyft leverantörsstyrning: konkretisera hur du upphandlat, följt upp SLA:er och förbättrat avtal eller servicegrad.
- Visa språk- och samarbetsförmåga: länka till eller nämn projekt där du drivit tvärfunktionella initiativ på engelska.
- Skissa eventmetodik: kort beskriv hur du planerar A–Ö (mål, budget, logistik, risk, uppföljning).
Relevans för Executive Assistants och ledningsstöd
Rollen matchar erfarna EA/VD-assistenter som vill bredda sig mot office management och intern kultur, eller office managers som vill ta ett tydligare grepp om ledningsnära arbete. Kombinationen av strategisk prioritering, relationsbyggande och hands-on exekvering gör den särskilt intressant för dig som vill öka din påverkan i ledningsarbetet.
Ansökan
Intresserad? Sök via PaymentIQ:s officiella kanaler (t.ex. deras karriärsida eller LinkedIn-annons) för aktuell information om urval och deadline.
Sammanfattning
PaymentIQ söker en Office & Management Hero i Stockholm som kan vara högerhand åt CEO, äga kontorsmiljön, leda event och knyta ihop samarbeten över Europa. Är du proaktiv, social, strukturerad och trygg i engelska – och vill ha en central roll där varje dag är olika – kan detta vara ditt nästa karriärsteg.
Sökord: Office & Management Assistant, Executive Assistant, VD-assistent, ledningsstöd, office manager, kontorsansvarig, event, leverantörsstyrning, Stockholm, PaymentIQ, internationell miljö, karriär.
