Om tjänsten: Office & Operations Manager på Appostrophe i Stockholm
Appostrophe, teamet bakom det globala designverktyget SCRL för sociala medier, rekryterar nu en Office & Operations Manager i Stockholm. Rollen är central för bolagets operativa ryggrad: att skapa ett friktionsfritt, välfungerande kontor och en intern miljö där team och ledning kan fokusera på sitt bästa arbete. För den erfarna executive/VD-assistenten med smak för struktur, kvalitet och ägarskap är detta en möjlighet att ta ett helhetsansvar för drift, kultur och leverantörssamarbeten i ett produktbolag med hög ambitionsnivå.
Om Appostrophe och SCRL
Appostrophe står bakom SCRL – ett populärt designverktyg använt av miljontals kreatörer och företag globalt. Medan produkten syns utåt betonar bolaget den interna operativa excellensen: tydlighet, kvalitet och en stödjande kultur. Denna tjänst är navet som säkerställer att allt ”bara funkar”.
Rollen i korthet
Som Office & Operations Manager tar du end-to-end-ägarskap för kontoret, den dagliga driften och interna processer. Ditt uppdrag är att ta bort friktion för både ledningsgrupp och team – från leverantörskedja och inköp till eventlogistik och kulturbyggande initiativ. Du driver förbättringar, fångar upp detaljer och löser problem innan de märks.
Huvudsakliga ansvarsområden
Kontorsmiljö
- Beställa och sätta upp utrustning
- Säkerställa flöde för förbrukningsvaror, snacks/mat, möbler, dekoration och förvaring
- Hålla miljön ren, funktionell och välkomnande
Leverantörsrelationer
- Ägarskap för samarbeten med städ, växtservice, fastighet/underhåll, leveranser m.m.
- Följa upp tills ärenden är helt lösta
- Ständigt förbättra processer och arbetssätt med leverantörer
Operativt flöde
- Hantera inköp, returer, garantier och kvittoflöden
- Hålla koll på operativa detaljer och ”lösa trådar”
- Upptäcka och åtgärda små problem innan de eskalerar
Event och kultur
- Planera och koordinera företagsmiddagar och teamaktiviteter
- Driva merch-projekt och interna kulturinitiativ
Profil: Kvalitet, omdöme och ägarskap
- Observant och proaktiv – du ser och fixar innan andra upplever problem
- Lämnar inga lösa trådar eller trasiga processer
- Värderar hur saker känns, inte bara om de ”fungerar tekniskt”
- Kommunicerar tydligt och professionellt på svenska och engelska, i tal och skrift
- Meriterande: erfarenhet av office management, operations eller hospitality – men smak, omdöme och ägarskap väger tyngre än titel
Varför rollen passar Executive Assistants och ledningsstöd
- Hög påverkan nära ledningen: du tar bort friktion och höjer standarden för hela organisationen
- Brett mandat: från leverantörshantering och inköp till eventlogistik och kultur
- Excellens i detaljer: perfekt för dig som drivs av kvalitet, precision och service
- Tvåspråkig kommunikation: värdefull kompetens för EA/VD-assistenter i internationella miljöer
Plats och ansökan
Tjänsten är placerad i Stockholm. Intresserad? Sök via Appostrophes officiella kanaler, exempelvis deras karriärsida eller via den publicerade annonsen på relevanta plattformar.
Så sticker du ut i processen
- Visa exempel på hur du skapat ”operativ friktionfrihet” – t.ex. en kontorshandbok, en leverantörs-OS, eller förbättrade SLA:er
- Beskriv hur du mäter kvalitet: responstider, first-time-fix, kostnad per inköp, NPS för kontorsupplevelse
- Lyft din förmåga till tidig problemlösning med konkreta case
- Demonstrera tvåspråkig skriftlig kommunikation med korta, tydliga processdokument på svenska och engelska
Sammanfattning
Appostrophe söker en Office & Operations Manager som tar fullt ägarskap för kontor, drift och kultur. För dig som kommer från executive assistant-, office manager- eller operations-spåret och vill ha en roll där smak, omdöme och ägarskap belönas är detta en attraktiv möjlighet i ett snabbfotat bolag med global räckvidd.
