Talents by Inhouse söker Executive Assistant i Stockholms kommun – till växande AGRD Partners
Är du Executive Assistant som vill arbeta nära ledningen i en modern, snabbfotad miljö? AGRD Partners – en ny aktör inom affärsjuridik med hög tillväxttakt – rekryterar nu ett kvalificerat ledningsstöd i Stockholm. Rollen är central för att driva struktur, prioriteringar och framdrift i lednings- och styrelsearbetet. Rekryteringen hanteras av Talents by Inhouse.
Det här jobbet i korthet
- Titel: Executive Assistant
- Plats: Stockholm (Stockholms kommun), kontor på Birger Jarlsgatan
- Arbetsgivare: AGRD Partners
- Rekryterande partner: Talents by Inhouse
- Start: Omgående eller enligt överenskommelse
- Anställning: Tillsvidare, sex månaders provanställning
- Språk: Svenska och engelska, mycket god förmåga i tal och skrift
Om rollen: brett och affärsnära ledningsstöd
Som Executive Assistant blir du navet i ledningsgruppens arbete. Du kombinerar operativt genomförande med kvalificerat administrativt stöd i allt från styrelsefrågor och ledningsmöten till interna initiativ och strategiska projekt. Tempot är högt, beslutsvägarna korta och du förväntas ligga steget före, prioritera rätt och säkra kvalitet i varje leverans.
Dina huvudsakliga ansvarsområden
- Kalender- och möteshantering, inklusive bokning av lokaler
- Reseplanering samt bokning av hotell och restauranger
- Planering, koordinering och uppföljning av styrelse- och ledningsgruppsmöten
- Planering och genomförande av interna event samt stöd vid större AGRD-event
- Administrativt stöd i strategiska projekt: kallelser, utskick, uppföljning och deltagande vid utvalda möten
- Mottagande av besökare samt koordinering av mötesarrangemang och förtäring
- Dokument- och presentationsstöd: strukturera, formatera, kvalitetssäkra och göra enklare analyser i Excel samt stödja översättningar
- Kontaktperson gentemot hyresvärd (t.ex. passerkort, felanmälan) och intern kontakt för IT-support
- Leverantörs- och beställningsadministration (städ, IT, larm, kontorsmaterial, mat/dryck, mobiltelefoner m.m.)
- Hantering av post, bud och leveranser, inklusive digitalisering av inkommande post
- Säkerställa att kontor och konferensrum alltid är representativa
- Löpande administration efter verksamhetens behov
Din profil och bakgrund
Du är trygg i en kvalificerad assisterande roll nära ledning och van vid konfidentiella frågor. Du skapar struktur, driver effektivitet och tar ägarskap utan att behöva detaljerade instruktioner – samtidigt som du är prestigelös och samarbetsinriktad.
Vi ser gärna att du har:
- Erfarenhet som Executive Assistant, Senior Assistent eller motsvarande
- Vana att stötta flera seniora beslutsfattare samtidigt
- Mycket god förmåga i svenska och engelska, tal och skrift
Du beskrivs som:
- Lagspelare med starkt eget driv
- Strukturerad, noggrann och kvalitetsmedveten
- Proaktiv, lösningsorienterad och flexibel
- Professionell med hög integritet och god kommunikativ förmåga
Om AGRD Partners
AGRD Partners är en sammanslutning av affärsjuridiska byråer som vill omforma framtidens affärsjuridiska tjänster genom samarbete, teknik och nya värdeskapande arbetssätt. Med en gemensam investerings- och utvecklingsplattform siktar bolaget på innovation, skalbarhet och internationell räckvidd. AGRD Partners etablerades hösten 2025, består idag av åtta svenska affärsjuridiska byråer och har ambition att expandera i Norden och övriga Europa. Bolaget backas av nordiska private equity-aktören Axcel och har kontor på Birger Jarlsgatan i Stockholm.
Så söker du
- Rekryteringen genomförs av Talents by Inhouse
- Ansök med ditt CV eller din LinkedIn-profil (personligt brev behövs inte)
- Urval och intervjuer sker löpande – skicka in din ansökan så snart som möjligt
- Processen inkluderar arbetspsykologiska tester
- Slutkandidat genomgår bakgrundskontroll
- Frågor: ansvarig rekryterare Ida Högberg, [email protected]
Varför den här tjänsten sticker ut för Executive Assistants
- Kombinationen av operativ excellens och strategiskt ledningsstöd ger tydlig påverkan i affären
- Miljö med snabb tillväxt, korta beslutsvägar och möjlighet att forma struktur och arbetssätt
- Bredd i uppdraget: från styrelsesekretariat och projektkoordinering till event och kontorsansvar
Tips från Executiveeffect inför din ansökan
- Visa konkreta exempel på hur du byggt struktur och förbättrat lednings- eller styrelseprocesser (agenda, beslutsuppföljning, möteslogg)
- Beskriv hur du proaktivt hanterat parallella seniora stakeholders och prioriterat i högt tempo
- Lyft din dokument- och presentationsskicklighet (t.ex. mallar, versionering, datadrivna bilagor i Excel)
- Understryk erfarenhet av leverantörsstyrning och kontorsdrift – särskilt IT- och facility-samordning
- Ge exempel på tvåspråkig kommunikation (svenska/engelska) i skarpa affärssammanhang
Nyckelord
Executive Assistant, EA-jobb Stockholm, VD-assistent, ledningsstöd, styrelsesekreterare, affärsjuridik, Talents by Inhouse, AGRD Partners, Birger Jarlsgatan, administrativ koordinator.
